(二) 利用剪貼板

先用上面的方法將某處的上標(biāo)或下標(biāo)設(shè)置好，然后將其復(fù)制，等用的時(shí)候進(jìn)行粘貼，然后修改數(shù)值就可。

(三) 在工具欄上創(chuàng)建上標(biāo)和下標(biāo)按鈕

點(diǎn)擊“工具”菜單的“自定義”命令，在彈出的對(duì)話框中，選擇“命令”選項(xiàng)卡，在左側(cè)“類別”項(xiàng)中選擇“格式”項(xiàng)，然后拖動(dòng)右側(cè)“命令”項(xiàng)中的滑動(dòng)條，找到“上標(biāo)”命令，按下鼠標(biāo)左鍵，這時(shí)會(huì)看到“上標(biāo)”變成了按鈕形狀，并且在鼠標(biāo)指針旁出現(xiàn)一個(gè)"x"號(hào)，拖動(dòng)鼠標(biāo)至常用工具欄，可以看到工具欄上出現(xiàn)一“I”狀標(biāo)志，放開(kāi)鼠標(biāo)，出“I”處就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“x2”按鈕，此為上標(biāo)按鈕，同樣方法再制做一個(gè)下標(biāo)按鈕。使用時(shí)按下相應(yīng)按鈕即可輸入上下標(biāo)。

(四) 利用查找和替換功能

在輸入上下標(biāo)時(shí)在數(shù)字前加一個(gè)不常用到的符號(hào)，比如“*”，全文完成后，用"替換"命令將所有的“*3”替換為下標(biāo)“3”，很快就全部完成。

(五)利用“自動(dòng)更正”功能

“自動(dòng)更正”是Word的一個(gè)重要功能，該功能可以自動(dòng)更正常見(jiàn)的輸入錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤和語(yǔ)法錯(cuò)誤。只要我們先預(yù)設(shè)好輸入錯(cuò)誤和更正后的正確結(jié)果，當(dāng)我們輸入一個(gè)錯(cuò)誤時(shí)，系統(tǒng)就能自動(dòng)地把它們變成正確的，出現(xiàn)在屏幕上。

以H2O為例，預(yù)設(shè)方法:正確寫出H2O，選中它。然后，打開(kāi)“工具”菜單，選擇其中的“自動(dòng)更正”命令，在出現(xiàn)的“自動(dòng)更正”對(duì)話框里選擇“帶格式文本”，在“替換”項(xiàng)中的的空格里鍵入按一般的文字輸入的H2O，然后單擊“添加”、“確定”按鈕，完成預(yù)設(shè)。以后若按一般的文字輸入H2O時(shí)，屏幕上就會(huì)自動(dòng)地出現(xiàn)設(shè)置好下標(biāo)的H2O。

復(fù)雜的上下標(biāo)，建議使用插件Mathtype，可以輸入任意復(fù)雜的公式，任何時(shí)候改變格式和樣式，都不會(huì)影響上下標(biāo)

修改WORD默認(rèn)設(shè)置優(yōu)化操作

其實(shí)，Word 2003的許多默認(rèn)設(shè)置并不適合我們使用，在此讓我們看看如何修改這些默認(rèn)設(shè)置讓W(xué)ord使用起來(lái)更加方便。

默認(rèn)圖片環(huán)繞方式

在Word中插入或粘貼的圖片環(huán)繞方式默認(rèn)為“嵌入型”，在這種環(huán)繞方式下圖片既不能旋轉(zhuǎn)也不能拖動(dòng)移位，插入圖片經(jīng)常還需要將版式調(diào)整為“四周型”再進(jìn)行處理。其實(shí)我們可以把默認(rèn)設(shè)置改成“四周型”，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項(xiàng)”菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)卡，單擊“圖片插入/粘貼方式”下拉列表，從中選擇“四周型”項(xiàng)，最后單擊“確定”按鈕

對(duì)象的精確調(diào)整

相信不少人都知道，在Word中按住Alt鍵拖動(dòng)可以對(duì)選中對(duì)象進(jìn)行精確調(diào)整。其實(shí)只要進(jìn)行一些簡(jiǎn)單設(shè)置，即使不按住Alt鍵直接拖動(dòng)也可以進(jìn)行精確調(diào)整。

依次選擇“繪圖”工具欄的“繪圖→繪圖網(wǎng)格”命令(默認(rèn)位于Word窗口下方)，在彈出的“繪圖網(wǎng)格”界面中取消勾選“對(duì)象與網(wǎng)格對(duì)齊”復(fù)選框或?qū)ⅰ八介g距”和“垂直間距”都設(shè)置為“0.01”(如圖1)，再單擊“默認(rèn)”按鈕，在提示“是否更改網(wǎng)格線的默認(rèn)設(shè)置?”時(shí)單擊“是”按鈕。這樣以后在Word中直接拖動(dòng)就可以精確調(diào)整了。

如果你只需要在當(dāng)前文檔中進(jìn)行直接拖動(dòng)微調(diào)，而不想徹底改變默認(rèn)設(shè)置，那么修改后不要單擊“默認(rèn)”按鈕。

告別繪圖畫布

在Word 2003中繪圖畫布會(huì)在每次插入自選圖形或文字框時(shí)自動(dòng)出現(xiàn)。雖然按Esc鍵可以暫時(shí)讓繪圖畫布消失，但總覺(jué)得太麻煩，其實(shí)我們可以通過(guò)以下方法來(lái)取消：依次選擇“工具→選項(xiàng)”菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，取消勾選“插入'自選圖形’時(shí)自動(dòng)創(chuàng)建繪圖畫布”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。

自選圖形的默認(rèn)格式

默認(rèn)插入的自選圖形格式為0.75磅黑色連線、白色填充，如需更改默認(rèn)格式，可通過(guò)以下方法設(shè)置：首先畫一個(gè)自選圖形，然后鼠標(biāo)右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“顏色與線條”選項(xiàng)卡，在其中自定義設(shè)置“線條”和“填充色”，設(shè)置完畢后單擊“確定”按鈕。最后，再次右擊自選圖形，選擇“設(shè)置自選圖形的默認(rèn)效果”命令即可。

啟動(dòng)時(shí)打開(kāi)常用輸入法

通常只要一打開(kāi)Word 2003就會(huì)自動(dòng)切換到“微軟拼音輸入法”，如果你慣用的不是這種輸入法恐怕就會(huì)覺(jué)得很困擾了。能不能讓W(xué)ord啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)我們慣用的輸入法呢?這其實(shí)并不難做到。

依次打開(kāi)“控制面板→添加或刪除程序”，從列表中找到“Microsoft Office Professional Edition 2003”項(xiàng)并單擊“更改”按鈕。在Office 2003安裝窗口中點(diǎn)選“添加或刪除功能”單選項(xiàng)并單擊下一步，接著勾選“選擇應(yīng)用程序的高級(jí)自定義”復(fù)選框再單擊下一步，從中間的列表中依次展開(kāi)“Microsoft Office→Office共享功能→中文可選用戶輸入法→微軟拼音輸入法 2003”，單擊“微軟拼音輸入法 2003”前的按鈕選擇“不安裝”(如圖2)，單擊“更新”按鈕。等安裝完成以后再進(jìn)入Word時(shí)出現(xiàn)的就不是微軟拼音輸入法了，而是輸入法列表中排在首位的中文輸入法。最后只要讓常用的輸入法排在首位即可。

如果你不希望Word在啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)中文輸入法，那么還有另一個(gè)更簡(jiǎn)單的辦法可以使用。依次選擇“工具→選項(xiàng)”菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“編輯”選項(xiàng)卡，取消勾選其中的“輸入法控制處于活動(dòng)狀態(tài)”復(fù)選框即可。

按像素顯示圖形尺寸

Word中的圖形都是按厘米為單位來(lái)計(jì)算的，如果經(jīng)常需要把Word中的圖形轉(zhuǎn)換成圖片，你可能更喜歡采用像素的形式來(lái)顯示圖片的尺寸，具體的操作方法：依次選擇“工具→選項(xiàng)”菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡，勾選其中的“為html功能顯示像素”復(fù)選框即可實(shí)現(xiàn)。若取消勾選“使用字符單位”復(fù)選框，還可以使本來(lái)用字符或行高顯示的數(shù)據(jù)變成按厘米來(lái)計(jì)算，比如：繪圖網(wǎng)格的設(shè)置窗口。

如何在Word中高效選擇錄入表格

每個(gè)辦公室都少不了上報(bào)一些報(bào)表什么的，故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標(biāo)。在一些表格的項(xiàng)目中一定會(huì)有非此即彼的輸入項(xiàng)，如果將這些項(xiàng)目設(shè)計(jì)成下拉列表就會(huì)大大提高輸入的速度和正確性，今天筆者就和大家一起來(lái)探討一下這方面的技巧。

一、在Word中設(shè)置“下拉型窗體域”，實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

在這里我們還是舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)明我們的設(shè)計(jì)思路吧!比如，要上報(bào)一份“2003年計(jì)算中心上機(jī)情況統(tǒng)計(jì)表”，在這個(gè)表格中如職稱、上機(jī)課程等幾項(xiàng)是要反復(fù)重復(fù)輸入的，那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式，只要一點(diǎn)單元格，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表，在列表中選擇要輸入的項(xiàng)就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

圖1 2003年計(jì)算機(jī)中心上機(jī)情況匯總表

要實(shí)現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進(jìn)行如下設(shè)置。

第一步：設(shè)計(jì)表格

先打開(kāi)一個(gè)Word文檔，在其中根據(jù)需要先設(shè)計(jì)好表格?？梢韵葘⒁恍┎荒苡孟吕斎氲膯卧裣刃休斎?。

第二步：插入下拉型窗體域

下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場(chǎng)合。我們?cè)O(shè)計(jì)的這個(gè)表格，在“職稱、上機(jī)課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定，不必進(jìn)行輸入，省去了重復(fù)輸入的麻煩。

具體方法：將鼠標(biāo)移到指定位置，比如上機(jī)課程下面的單元格，點(diǎn)“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄，點(diǎn)“下拉型窗體域”按鈕，如圖2所示。

圖2窗體工具欄

窗體域插入后，單元格中會(huì)顯示出一個(gè)帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會(huì)被打印出來(lái)。雙擊插入的窗體域，系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框。在“下拉項(xiàng)”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項(xiàng)。添加的步驟是：首先在“下拉項(xiàng)”項(xiàng)目中輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng)，并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵)，然后依次輸入其余列表項(xiàng)。所有列表項(xiàng)添加完畢后，可以通過(guò)向上↑、向下↓這2個(gè)“移動(dòng)”按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。選中“啟用下拉列表”項(xiàng)，點(diǎn)“確定”按鈕即可，如圖3所示。

這樣一個(gè)單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了，下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來(lái)完成。依次類推，完成其他項(xiàng)的域插入工作。

第三步：保護(hù)窗體

下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護(hù)窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無(wú)法進(jìn)行修改。此時(shí)用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉三角圖標(biāo)，點(diǎn)擊該圖標(biāo)會(huì)彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點(diǎn)“保護(hù)窗體”按鈕即可解除鎖定。

二、在Excel中設(shè)置“有效性”，實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式

還是上面列舉的那個(gè)例子吧。在Excel中可不能在玩兒窗體域了，得換個(gè)方法才行。

4設(shè)計(jì)表格大體輪廓

先在Excel工作表中設(shè)計(jì)好表格的大體輪廓，再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容;選定要使用選擇性輸入的區(qū)域，如圖4所示。

再點(diǎn)“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”欄中選擇“序列”;在“來(lái)源”欄中輸入序列來(lái)源的單元格絕對(duì)地址或點(diǎn)“來(lái)源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕，再用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格，最后單擊“確定”返回。

此時(shí)只要用鼠標(biāo)點(diǎn)中區(qū)域中的任一單元格，都會(huì)在單元格的旁邊出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，單擊箭頭，會(huì)顯示出所有的設(shè)置序列，我們只要從中單擊所需的項(xiàng)目即可完成錄入

上面說(shuō)到的兩種在Word和Excel中實(shí)現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了?快試試吧!