高端人士的時(shí)間管理方法

　　一般有這3種類型的基本工作點(diǎn)必須查對，即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

　　1、基于功能的工作要求：

　　·優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間是否得到保證

　　·打電話與回電話

　　·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件

　　·繼續(xù)關(guān)注已進(jìn)行的工作

　　·用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)（可以零散分布在全天）

　　·MBWA

　　·每天安排對每一個(gè)直接報(bào)告人的簡短的接見

　　·每天安排與上司的摸底性謁見

　　2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的基本要求一般有以下幾種情況：

　　·與老客戶的聯(lián)絡(luò)

　　·發(fā)展新客戶

　　·數(shù)據(jù)處理

　　·授權(quán)與員工培養(yǎng)

　　·撰寫備忘錄、信件、報(bào)表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計(jì)劃等

　　其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都可以算做綜合性的基本核查點(diǎn)，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要快，有了這些核查要點(diǎn)作為支架，下面你就可以學(xué)習(xí)頂級管理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時(shí)間的根本原因。

　　重組時(shí)間——巧用“秘密10分鐘”

　　所有的頂級管理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時(shí)間管理藝術(shù)。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣，使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。

　　要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。

　　你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異。

　　你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進(jìn)頭來說：“嗨，有時(shí)間嗎？”可是，你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上，你已經(jīng)干了10分鐘，估計(jì)還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是：

　　如果你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那么就是：“啊呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!”

　　如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經(jīng)做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點(diǎn)的會議之前再趕出1/3。開完會后找機(jī)會溜到一邊再完成剩下的1/3。”

　　關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)間安排。這樣做有兩大好處：第一，因?yàn)槟阈廊粚Υ@種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒"堵塞"的能量因此能釋放出來；第二，如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點(diǎn)清單，一邊不斷地尋找各種可能的機(jī)會來完成這些基本任務(wù)，久而久之，你會養(yǎng)成一個(gè)非常好的利用時(shí)間的習(xí)慣，工作效率也會大大提高，據(jù)我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。

　　我也不知道這種圍繞一根固定旗桿（查對要點(diǎn)清單）靈活的時(shí)間管理策略為什么這么有用，但是事實(shí)上的確收效非凡。因?yàn)榫臀宜?，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經(jīng)過。

　　國際度假咨詢有限公司董事會主席（ResortQuest International, Inc.）約瑟夫·維特利亞（Joseph Vittoria），當(dāng)我訪問他的時(shí)候，那一天他在黃色的便條上已經(jīng)記下了5個(gè)他要打的電話。但是當(dāng)他打完一個(gè)電話之后，就有人探進(jìn)頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個(gè)電話，打完第2個(gè)電話后又去拜訪同一樓層的一個(gè)人?？偠灾?，看起來就像是一團(tuán)旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。但是每當(dāng)他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就這樣，幾個(gè)小時(shí)過去之后，他原先計(jì)劃要打完的電話終于實(shí)實(shí)在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。

　　維特利亞先生的一天是固定時(shí)間與不固定時(shí)間的混合體，這是大多數(shù)資深生意人對待時(shí)間的觀念。

　　在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰·科里那里，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時(shí)候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公室里人來人往，電話也響個(gè)不停，臨時(shí)會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

　　無論是柯利還是維特利亞都絕不會花力氣把自己的時(shí)間定為“電話時(shí)間”或“文案時(shí)間”。他們反而把這些事“撒”在幾個(gè)小時(shí)的范圍內(nèi)，然后以在時(shí)間方面極其經(jīng)濟(jì)的方式來完成，一點(diǎn)也不覺得受壓。

　　事業(yè)進(jìn)步的金言——如何掌握靈活的時(shí)間管理藝術(shù)

　　為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法，本書下面將為你提供6條時(shí)間管理技術(shù)。但是讓我們從博思咨詢公司的前合伙人，獨(dú)立咨詢師桑德拉·克萊什（Sandra Kresch），一位工作方法極其得當(dāng)?shù)淖稍儙煹?a href='http://www.rzpgrj.com/wen/gushi/' target='_blank'>故事開始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業(yè)與個(gè)人的特色。

　　我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫(yī)，我自己也想去看醫(yī)生；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔(dān)任會長的非營利組織物色一名新的執(zhí)行董事；最后還要幫一群朋友的忙。

　　在考慮如何處理好如此眾多的事情的時(shí)候，我認(rèn)為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫(yī)的時(shí)間是早上7點(diǎn)。于是我早早把它送了去，并且想好下午怎么順道帶它回家。

　　此后，我就必須呆在家相當(dāng)長的時(shí)間。有兩個(gè)生意人，一個(gè)在倫敦，一個(gè)在另外一個(gè)地方，需要我去聯(lián)系，所以清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來個(gè)電話。

　　我在辦公室的工作日程，總是安排得非常緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節(jié)旁蔓。

　　從這位繁忙的專業(yè)人士對自己一天生活的敘述中，我們可以提煉出6種她用以保持對時(shí)間的某種控制的方法，我把這6種方法推薦給各位讀者。

　　1、使用一張寫有本周必須完成的三四項(xiàng)主要待辦事項(xiàng)清單。要記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計(jì)劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反復(fù)查看。這種方法能夠幫助你集中全力實(shí)現(xiàn)每周的工作目標(biāo)。

　　2、標(biāo)注工作日中的固定點(diǎn)，即每天的工作框架。拿前面的故事來說，貓必須早一點(diǎn)送到獸醫(yī)那里去，因?yàn)檫@樣可以在當(dāng)天就把它接回家，打往倫敦的電話最好在中午之前完成，否則恐怕會與意想之外的會議和其他工作任務(wù)相沖突?？蚣艽詈煤?，填充具體內(nèi)容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫（Andrew Grove）在《高產(chǎn)出管理》（Hign Output Management）一書中說：“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什么事是不可更改的，并且能圍繞這些事安排其他'好說'的事，我們的工作效率就會高得多。”

　　3、估計(jì)好“變動(dòng)”的因素，在選定哪些工作應(yīng)該全力以赴的時(shí)候，特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說，準(zhǔn)備當(dāng)天下午兩點(diǎn)會議的備忘錄，是一件沒有多少變動(dòng)因素的事，然而如果是下周的會議，則情況可能完全不同。

　　4、拉長工作日的兩端，在克萊奇的例子中，我們會注意到與獸醫(yī)的約會是在早上7點(diǎn)，同樣，我們也應(yīng)該把個(gè)人私事、瑣事安排在工作日的兩頭，比如早上7點(diǎn)去見你的造型師，下午7點(diǎn)理發(fā)和購物。

　　5、簡化與支持。你應(yīng)該常常問自己：這件工作中哪些事是可以授權(quán)他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？

　　6、對那些沒完沒了的要求，就像格羅夫所指出的：“如果你對一件事說了是，你就很難再對另外一件使你更遠(yuǎn)離目標(biāo)的事說不。”

　　所有的頂級管理者都深知，在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià)，是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí)，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時(shí)間管理藝術(shù)。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣，使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。

　　要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。

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