時間管理有哪些致命盲點

　　其他行政事項

　　不要重復(fù)計算時間，每一段時間只計入一個工作行為類別。10個工作日結(jié)束時，將每一類工作行為所消耗的時間進行匯總。還可以分別計算每一類工作行為的時長占兩周工作總時間的比例。

　　在卡普蘭教授和其他管理者親自實踐這一做法后，他們的反應(yīng)基本如出一轍：對結(jié)果感到驚訝甚至震驚。因為在大多數(shù)情況下，人們都會很失望地認識到，自己花費大量時間來做的事情，無論是采用哪一個合理的標準來衡量，對于工作業(yè)績和企業(yè)成功竟然都是無關(guān)緊要的。

　　不懂拒絕的代價

　　卡普蘭教授認為，思考一下某些時間被浪費的原因，就會變得非常有意義。領(lǐng)導(dǎo)者的生活往往無章可循，管理者往往只有被動應(yīng)對。比如，有人會在沒有事先告知的情況下帶著問題闖入你的辦公室，希望你幫忙解決;當你看到某種情形讓人擔憂，盡管不在你的職責范圍，你還是決定直接介入并開始四處打聽和詢問……總有許多看似令人信服的理由讓你不得不施以援手，而排在首位的事實就是—被人求助的感覺往往非常良好，你擔心自己一旦拒絕，人們就可能不再經(jīng)常來找你，自己就會被人們認為是一個不太重要，或能力低下的人。

　　然而，不會拒絕別人占用你的時間是要付出代價的—它犧牲了組織真正需要你來做的事情。

　　如何支配時間是一種信號

　　時間管理和優(yōu)先事項一旦脫節(jié)，會產(chǎn)生什么成本呢?最糟糕的后果就是，這就等于是在向人們傳達信號：管理者實際上并不認可這些優(yōu)先事項。在組織環(huán)境中，這無疑會產(chǎn)生致命的不良影響。

　　管理者如何支配自己的時間，其實是在向人們傳達了你所相信的事情。如果你將發(fā)展高端客戶關(guān)系確定為關(guān)鍵的優(yōu)先事項，你就需要通過自己的時間管理來向人們證明你對此非常重視。如果你的老板要求你做一些他/她明顯不愿意親自做的事情時，你對待這些事情有多認真?認為企業(yè)又有多重視呢?

　　卡普蘭教授講述了他的經(jīng)驗：“我是在一家專業(yè)的服務(wù)公司里成長起來的。這家公司將吸引、留住和挖掘優(yōu)秀人才作為一項關(guān)鍵的優(yōu)先事項。作為一名后來者，公司資深領(lǐng)導(dǎo)樂于面試應(yīng)聘者和定期參加招聘活動的行為給我留下了非常深刻的印象。我從他們以身作則的做法中學到了很重要的一點，即招聘和挖掘優(yōu)秀人才是最為重要的事情。當后來我成長為資深管理者時，總是確保自己的大部分時間用在對此的努力上，正是這一點，幫助我們將企業(yè)建設(shè)成為了一家高效經(jīng)營的企業(yè)。我深知，整個組織上上下下都在密切觀察著你的一舉一動，從中尋找出有關(guān)什么才是真正值得重視的明確信號。作為領(lǐng)導(dǎo)者，你支配自己時間的方式，往往向人們傳達了一個非常強烈的信號。”

　　依言而行

　　卡普蘭教授講述了另一個故事。一家快速成長的工業(yè)品企業(yè)CEO正在努力實現(xiàn)一個關(guān)鍵優(yōu)先事項，即對客戶的整體經(jīng)營戰(zhàn)略，以及客戶的每一項制造工藝流程形成更加深入的了解。這就意味著該企業(yè)必須提升其銷售隊伍的業(yè)務(wù)知識水平，為他們提供更多的技術(shù)支持，讓他們成為兼產(chǎn)品和技術(shù)顧問的復(fù)合型人才。

　　然而，這家企業(yè)的員工對領(lǐng)導(dǎo)者致力推行這一舉措的承諾深表懷疑。雖然該CEO對這項戰(zhàn)略的重要性發(fā)表了多次講話，但員工對他的懷疑態(tài)度絲毫沒有改變。在卡普蘭教授的建議下，他對時間的使用情況跟蹤記錄了一周，非常驚訝地發(fā)現(xiàn)，自己的時間竟如此多地花在了行政事務(wù)，以及一條在創(chuàng)業(yè)初期是其核心資產(chǎn)、現(xiàn)在卻嚴重賠錢的生產(chǎn)線的經(jīng)營管理上。

　　這表明該CEO是一個受情感而非商業(yè)規(guī)則驅(qū)動的感性人。經(jīng)過反思后，他開始認識到自己需要以領(lǐng)導(dǎo)者和行為榜樣的身份來嚴格規(guī)誡和約束自己。于是立即將很多屬于第2列和第3列的行政管理工作委派給他人。他托付一名值得信賴的副手去思考如何處置祖?zhèn)鳂I(yè)務(wù)的問題，甚至可以選擇關(guān)閉。自己增加了大量時間用于與重要客戶進行交談和溝通。這些改變讓他在員工面前樹立了一個既強大有效，又非常令人鼓舞的榜樣。

　　實施這些改變后，該CEO發(fā)現(xiàn)公司在了解客戶方面有了很大改善。他的時間管理方式給年輕的銷售人員帶來了很多啟發(fā)，也有利于推動他們實施新的客戶管理方案。

　　企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者還可以采取進一步的行動，指導(dǎo)每一位高級管理人員做時間分配練習，確保他們都能夠?qū)崿F(xiàn)自有時間與主要優(yōu)先事項之間的完美匹配。

　　時間分配應(yīng)當動態(tài)化

　　卡普蘭教授最后提到，由于環(huán)境變化，人們常常會陷入困境或碰到新的機會。在過去的幾十年里，我們就親眼目睹了航空公司、制藥企業(yè)、金融服務(wù)公司、保險公司、汽車制造商以及眾多的其他行業(yè)被迫應(yīng)對監(jiān)管環(huán)境的根本性改變、全球競爭對手的涌現(xiàn)以及消費者偏好的改變等等。在這些情況下，高層領(lǐng)導(dǎo)團隊往往會被迫調(diào)整公司愿景，重新確定優(yōu)先事項以及調(diào)整自己的時間支配方式。總之，這就是商界：要么調(diào)整，要么最終走向失敗。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者，如果要想生存和繁榮發(fā)展，就必須對自己的時間支配方式進行重新評估并適時改變。

　　此處，卡普蘭教授還提醒，時間的分配應(yīng)當連續(xù)進行。定期自問一下是否做到這一點是非常重要的。正如你在一定的時間間隔后會回過頭來審查某項重大的投資決策一樣，你也需要定期冷靜地對自己的時間支配方式進行審查。

　　后續(xù)步驟建議

　　1.跟蹤記錄你的時間支配情況兩周，并將結(jié)果分解成幾個大類。

　　2.對比這些分解細目與你的三到五項關(guān)鍵優(yōu)先事項的匹配與否程度，分別列出匹配和不匹配事項。對于不匹配事項，寫下其中那些時間分配情況屬于第2列和第3列、能夠由他人執(zhí)行或根本不應(yīng)執(zhí)行的事項。

　　3.制定一個處理不匹配事項的行動計劃。例如，承諾將那些能夠由他人輕易完成的工作任務(wù)委托出去。對于某些并不適應(yīng)于關(guān)鍵優(yōu)先事項的時間請求，提前下決心說不。

　　4.在幾個月之后，重復(fù)上述三個步驟。評估一下你是否很好地將時間用在關(guān)鍵的優(yōu)先事項上。

　　5.鼓勵你的下屬也來采用和實施同樣的步驟。