時間管理有哪些致命盲點

　　善于有效地管理時間,才能提高自己的學習效率。只有充分認識時間是最稀有的資源,才能做到自覺樹立時間觀念和意識.時間管理。時間管理是就是如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，合理有效地利用工作時間，其本質(zhì)是管理個人，是自我的一種管理。時間管理的方法是通過良好的計劃來完成的。

　　時間管理：致命盲點

　　哈佛商學院管理學教授羅伯特·卡普蘭(Robert S. Kaplan)在其新著WHAT TO ASK THE PERSON IN THE MIRROR中，提到了自己親身經(jīng)歷的一個案例：

　　一家中型制造企業(yè)的CEO感覺自己被工作壓得喘不過氣來，這讓他在面對主要的競爭對手時越來越力不從心。于是他來到哈佛大學參加了一項為期一周的管理者培訓項目。一天下午，他來到卡普蘭教授的辦公室，希望教授能幫他分析究竟哪里出了問題。

　　坐下后，他就公司的競爭定位作了一番闡述，然后自言自語地說出了企業(yè)出現(xiàn)衰退的幾種可能解釋。在仔細審視各種假設(shè)的過程中，他道出了真正的恐懼所在：擔心自己不能真正勝任其領(lǐng)導崗位。

　　“你認為領(lǐng)導者是天生的還是后天造就的?”他問卡普蘭教授，“如果是后天造就的，你認為我能學著成為一個領(lǐng)導者嗎?”

　　卡普蘭教授讓他描述一下自己的時間支配情況，這位CEO開始滔滔不絕。他說自己上任之初就承擔著二十幾項人事評審工作，至今仍兼任著公司銷售經(jīng)理一職，部分原因是因為他喜歡四處旅行，開發(fā)新目標客戶。同時他還承擔著管理助理和所有行政管理人員的職責，目前管理的人員數(shù)量已高達300多人。他在干這些工作時感到得心應(yīng)手，但也強烈感到需要投入足夠的時間到公司戰(zhàn)略和競爭分析上。兩家主要的競爭對手進行了合并，他的下屬一直在敦促他重點關(guān)注這一方面，但他總是抽不出時間。

　　卡普蘭教授建議他做這樣一項練習：將自己的時間支配方式羅列出來，然后將每周的工作時間按小時分配到所羅列的各個支配方式中。同時將每一個工作小時數(shù)分填到如下三列中：第1列是只有他才能干的重要工作任務(wù)，這些工作對于順利完成公司最關(guān)鍵的優(yōu)先事項是必需的;第2列也是重要的工作任務(wù)，但至少部分可以由其他人來完成;第3列是一些無關(guān)緊要的工作任務(wù)，應(yīng)當由其他人來完成。

　　圖表制作出來了，這位CEO填寫的“安排行政人員”放在第3列，每周占用了7個小時。“處理小客戶的銷售電話”每周占用10個小時，也被放在第3列。“負責二十幾項業(yè)績評審”占用了整個秋季中的45個小時，其中一半被歸入第1列或第2列，剩下的另一半被歸入了第3列。

　　在親眼目睹了這一白紙黑字的分析過程之后，這位CEO立即決定將第3列中的工作任務(wù)委托給他人，并仔細核查第2列中的哪些工作任務(wù)必須由他本人身體力行。

　　半年后，他打電話給卡普蘭教授，說自己在分配時間上已非常有效。他將自己全身心地投入到企業(yè)的競爭定位評估當中，并因此得出了企業(yè)應(yīng)當與一家主要競爭對手合并的結(jié)論。這是非常艱難的決定，但他認為對于企業(yè)的未來發(fā)展和福祉至關(guān)重要，同時他也認為，如果沒有他對競爭定位的高度關(guān)注，就不可能做出這一重要決定。

　　為何迫切事項總被忽略

　　卡普蘭教授認為，很多時候，讓領(lǐng)導者們苦苦掙扎的就是時間分配和企業(yè)最迫切的事項脫節(jié)。為什么領(lǐng)導者很難及時意識到呢?原因有很多。

　　首先，身處日常事務(wù)和緊急情況交織的混亂工作環(huán)境中，領(lǐng)導者往往很難跟蹤自己的實際時間使用情況。其次，許多領(lǐng)導者都沒有明確自己的前三到五項優(yōu)先事項，他們可能意識到了未能做到有效使用時間，但往往并不知道該如何去更明智地使用時間。此外，出于各方面的原因，許多管理者在他人請求占用自己時間時，常常很難拒絕。于是，在如何支配自己的時間問題上，他們總是被他人及事件或推或拉地陷入了沒有多少選擇的境地。

　　一個令人震驚的發(fā)現(xiàn)

　　管理者如何發(fā)現(xiàn)時間分配上的問題?卡普蘭教授介紹了一種簡單而有效的時間管理方法，他自己也曾經(jīng)采用過，并向眾多的專業(yè)人員推薦過。具體做法是：選定兩周的時間，用一份表格來對你每一個小時的工作情況進行記錄，接下來將它分解并歸入到各個日常工作行為類別當中，例如：

　　戰(zhàn)略規(guī)劃

　　客戶聯(lián)系(包括書面的、面對面的以及電話聯(lián)系)

　　其他的銷售和市場營銷活動

　　與投資者和董事會成員之間的互動

　　與媒體之間的互動

　　對直接下屬的監(jiān)管(包括訓練、指導和考評)

　　走動式管理(辦公室或生產(chǎn)車間)

　　競爭分析

　　招聘

　　創(chuàng)新(產(chǎn)品、工藝流程或其他)

　　與員工之間的交流/互動(會議、演講等)

　　預(yù)算

　　費用審批，包括審批差旅費和其他開支報告

　　自己的日程安排