辦公室秘書工作論文

　　高職院校作為國家教育機構的重要組成部分,辦公室工作效率是否高效與其教育活動開展有著密切聯(lián)系，辦公室秘書是辦公室工作運行過程中重要的一個環(huán)節(jié)。下文是學習啦小編為大家搜集整理的辦公室秘書工作論文的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　辦公室秘書工作論文篇1

　　試談角色理論在辦公室秘書工作中的應用

　　摘要：角色理論是社會心理學的重要組成部分，該理論在辦公室秘書工作中具有十分重要的應用價值。辦公室秘書在日常工作中要做好準確的角色定位，才能更好地為領導及所有員工服務?；谵k公室秘書角色定位在秘書工作中的重要作用，本文從辦公室秘書如何加強自身角色定位入手，針對辦公室秘書如何加強自身角色規(guī)范建設，以及自身素質的提高，提出參考意見。

　　關鍵詞：角色理論 秘書角色 秘書工作

　　隨著社會的發(fā)展進步，辦公室工作質量越來越受到領導及群眾的重視。在辦公室工作中，強化辦公室秘書角色意識，促進辦公室秘書責任感的不斷加強，不但會促進秘書自身素質的培養(yǎng)，還會促進其培養(yǎng)融洽的上下級關系，保證其工作質量的提高。

　　1.辦公室秘書加強自我角色定位

　　辦公室秘書的角色意識，是辦公室秘書對工作的一種心理認識和體驗，是一種責任及義務的自我感知?？蒲袡C構辦公室秘書角色意識的淡薄，不僅會使秘書工作效率無法得到顯著提高，還會使秘書在工作中缺乏責任心，工作中缺乏主動性。因此，針對科研機構辦公室秘書加強自身角色的定位，以下將從如何認知角色、如何進行正確的角色扮演、以及如何強化辦公室秘書自身的責任意識三方面對其進行具體分析。

　　1.1認知角色

　　角色認識是任何一個崗位員工所必備重要素質，而秘書部門作為單位內部工作的重要樞紐，其在領導及各職能部門之間都起著重要的協(xié)調作用?？蒲袡C構辦公室秘書需要對各個部門的業(yè)務狀態(tài)及工作性質做到全面了解，并充分意識到自身的配角定位，在工作的任何一個環(huán)節(jié)，都要從實際出發(fā)，注重說實話、做實事的原則，對領導的指示加以有效傳達，并對各部門之間的具體情況，以及存在的問題做到客觀記錄和解決。

　　1.2正確的角色扮演

　　科研機構辦公室秘書對自身角色做到足夠認識以后，就需要正確的進行角色的扮演，在角色扮演過程中，作為單位組成成員之一，辦公室秘書要充分認識到辦公室環(huán)境中錯綜復雜的人際關系，了解辦公室不同角色的需求，在不同的辦公室情景中，捕捉各種訊息，從而在對其進行服務的過程中，更加具有針對性，并且更容易向自身角色期望的方向不斷發(fā)展[1]。

　　1.3強化自身角色的責任意識

　　辦公室秘書的責任意識，是加強辦公室秘書辦事能力，促進辦公室秘書技能提高的一項重要因素。無論身處那一個崗位，領導 崗位也好，下屬崗位也好，責任意識都是不可或缺的辦公室人員必備的素質之一，而對于自身角色及責任的意識，是一種心理上的認識和感知，角色意識及責任意識的缺乏，不僅會減弱辦公室秘書在工作中的重要作用，更容易使其在工作中缺乏積極性，辦事效率和質量都有所降低。

　　2.辦公室秘書如何做好自身角色規(guī)范建設

　　辦公室秘書自身角色的規(guī)范建設，離不開自身素質和能力的培養(yǎng)，對工作匯總角色沖突的妥善處理，以及自身心理素質的提高，而科研機構對辦公室秘書的要求更嚴格。因此，科研機構辦公室秘書只有加強自身管理，促進自身技能提高，才能在做好本職工作的基礎上，更多的為領導分擔重任，加強領導和員工之間的有效溝通，從而促進辦公室積極和諧氛圍的形成。下文將從這幾個方面對辦公室秘書如何進行自我角色規(guī)范建設進行具體分析。

　　2.1加強自身知識素養(yǎng)

　　辦公室秘書是一個對綜合素質要求極高的崗位，因此，辦公室秘書必須擁有豐富的知識儲備，以保證在不同場合和時機對事務加以有效解決。辦公室中的日常事務能夠涉及到各個知識領域，作為辦公室秘書，領導的得力助手，單位政策活動得以開展的載體，重大決策的監(jiān)督及辦理人員，辦公室秘書不僅要意識到各個角色之間的偏差，以及在各個角色之間進行有效轉換，更要加強自身的文化知識儲備和知識素養(yǎng)，從而為領導及所有員工做好基礎工作的保障。

　　辦公室秘書知識素養(yǎng)的提高，不僅局限于管理學相關學科、心理學、社會學等秘書專業(yè)領域的學科，更要對社會經(jīng)濟學、法律方針政策以及社會交往等方面的知識予以掌握。尤其是對于科研機構的辦公室秘書來說，對其知識素養(yǎng)的要求就更加嚴格，其不僅要對科研機構給各個部門的職能、部門之間的聯(lián)系做到細致了解，更要對科研機構各項事務的具體流程及所涉及的相應問題嚴格掌握，只有這樣才能更好地對領導決策及日常事務的處理予以分擔。

　　2.2具備相應的能力素養(yǎng)

　　辦公室秘書是進行自身角色規(guī)范建設的重要內容之一， 是對自身相應工作技能和水平的 提高。在科研機構辦公室秘書工作內容中包括對公文的處理工作，即用公文處理系統(tǒng)編排院發(fā)文件和院發(fā)函件、對院內各類文件進行收發(fā)和處理，以及落實領導會議回執(zhí)和文件歸檔工作，是科研機構辦公室秘書的主要工作形式[2]。

　　因此，科研機構辦公室秘書能力的培養(yǎng)，需要從以下幾個方面進行，首先，是語言表達能力的提高，秘書在參與科研機構政務及管理事務中，都需要運用書面或者口語的形式對事務要領及內容進行記錄;其次，是管理能力的培養(yǎng)，科研機構辦公室秘書需要掌握一定管理方法，在工作中嚴格秉承工作方針和原則;最后，即是辦公室秘書組織協(xié)調能力以及各種辦公設備操作能力的培養(yǎng)，秘書在領導和與員工之間的協(xié)調作用，是單位得以發(fā)展的重要因素，而辦公室秘書辦公技能的提高是提高工作效率的重要前提。

　　2.3妥善處理角色沖突

　　在角色理論中，角色沖突是每個人身上都會出現(xiàn)的現(xiàn)象，因為在不同的時間、地點、情境、場合中人們會有不同的角色，有的人是連續(xù)扮演著不同角色，有的人則是同時扮演著多重角色，如果這些角色在某些特定的條件或情況下無法達成統(tǒng)一，就會出現(xiàn)角色沖突[3]。辦公室秘書的角色沖突主要有兩方面，即角色沖突和角色內沖突兩種表現(xiàn)形式。角色沖突指的是某個人同時扮演多重角色，沖突發(fā)生在兩個角色之間;而角色內沖突指的是某個人扮演同一角色時內在的矛盾沖突，沖突發(fā)生在同一角色的內在特質中。妥善處理角色沖突不僅能提高秘書的辦公室工作，還能促進同事之間的人際關系，為單位內部營造和諧平等的工作氛圍。

　　2.4提高自身心理素質

　　在解決角色沖突時，辦公室秘書首先應該明確自身角色職責及角色界限，同時考慮組織領導和同事對自身角色的期望值，加強對自身角色的認識。辦公室秘書作為領導的助手，在解決事務及沖突過程中，充分考慮自身位置，明確自身在工作中的具體角色。不僅如此，辦公室秘書在工作中還要擺脫工作中的自卑心理，在處理事務時，掌握好具體的度，提高自身心理素質，努力為辦公室營造輕松和諧的工作氣氛，通過自身心理素質的調節(jié)，以及良好心態(tài)的培養(yǎng)，積極的投入到工作和具體事務處理中，以自身樂觀向上的狀態(tài)感染領導及每一位員工，為單位領導和員工之間的溝通搭建橋梁。

　　3.結論

　　秘書是辦公室工作中不可或缺的角色，作為辦公室秘書，首先應該明確單位發(fā)展的實際情況，其次要了解自己的崗位職責及行為界限，同時不能辜負組織成員對自身的角色期望，從此可以看出角色理論在辦公室秘書工作中發(fā)揮著不可小覷的作用。在辦公室秘書工作中，可以從增強自身責任感、提高自身知識和能力素養(yǎng)、妥善處理角色沖突三個方面做好自身角色規(guī)范建設，發(fā)揮角色理論在辦公室秘書工作中的作用，以促進自身素質能力及辦公室工作的同步發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]余韜.秘書工作勝任能力培養(yǎng)體系的構建[J].赤峰學院學報(自然科學版)，2013，7(5).

　　[2]張海龍.試論企業(yè)秘書素質提高―從秘書職能的轉變說起[J].辦公室業(yè)務，2013，13(3).

　　[3]楊建偉.淺談現(xiàn)代辦公室秘書的基本素質[J].統(tǒng)計與管理，2013，3(2).

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