檔案館管理論文參考范文

　　檔案館管理論文參考范文篇2

　　淺談城建檔案館的數(shù)字化管理

　　摘要：數(shù)字化對城建檔案服務功能具有重要的推動作用，城建檔案工作走信息化之路，有利于城建檔案工作的快捷和便利;城建檔案的信息形態(tài)、結構的變化，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。

　　關鍵詞：城建檔案，數(shù)字化，作用

　　計算機技術、網(wǎng)絡通信技術、高密度存儲技術、多媒體技術的高速發(fā)展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤、光盤、U盤、移動硬盤等出現(xiàn)了大量的電子文件。為適應信息化發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的管理模式轉變。我們城建檔案事業(yè)要善于運用現(xiàn)代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發(fā)揮其應有的重要作用。

　　一、城建檔案信息化建設的歷史背景

　　城建檔案信息化的發(fā)展基本上是跟著計算機技術的發(fā)展走過來的。不管采用了什么新技術，但是本質上，實現(xiàn)的功能就是一個：用計算機這種現(xiàn)代化手段來實現(xiàn)城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過是隨著計算機技術的發(fā)展，同一個功能用了不同的、更高的技術來實現(xiàn)而已。

　　1、20世紀八九十年代是我國檔案館的重要發(fā)展階段。從總體上看， 20世紀90年代以前的檔案館以收藏紙質檔案為主，通過卡片式或書本式目錄或指南反映館藏，這時檔案館業(yè)務工作的開展基本上以手工為主。

　　2、20世紀90年代以后，計算機開始進入檔案館，出現(xiàn)了機讀式檢索工具與一定數(shù)量的機讀檔案，計算機在檔案館中的應用為檔案館進入自動化階段揭開了序幕。這時檔案館對于計算機的運用還主要以單機形式為主，通過功能簡單的檔案管理系統(tǒng)完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。

　　3、21世紀初到現(xiàn)在，以計算機技術、數(shù)據(jù)存儲技術、網(wǎng)絡通信技術為核心的信息技術全面滲透到檔案館領域，將檔案館推向自動化發(fā)展階段。這時相當一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業(yè)檔案館建起了館內局域網(wǎng)，用戶可以通過局域網(wǎng)訪問檔案館的機讀目錄、光盤數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)。一小部分檔案館實現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的連接，大量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫在該時期建立起來，為檔案館館藏檔案的網(wǎng)絡化服務奠定了基礎。

　　4、《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃實施綱要》指出目前還未建立計算機管理系統(tǒng)的館要建立城建檔案計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案計算機輔助作業(yè)和輔助管理;正在進行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設的館應完成數(shù)據(jù)庫的建設，全面實現(xiàn)館藏檔案檢索計算機化;已建成城建檔案計算機管理局域網(wǎng)絡系統(tǒng)的館，應實現(xiàn)與政府部門政務網(wǎng)的銜接和專題數(shù)據(jù)庫建設;正在開展城建檔案數(shù)字化轉換和信息資源建設的館，要完成數(shù)字城建檔案館和網(wǎng)絡信息服務系統(tǒng)的構架。

　　總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會提供利用服務，這就是數(shù)字城建檔案館產(chǎn)生的歷史背景，也是時代賦予城建檔案館的任務。

　　二 、信息化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

　　我們城建檔案現(xiàn)在的主要現(xiàn)狀是在工程環(huán)節(jié)中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復加工。傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應信息化的發(fā)展趨勢，使城建檔案館的寶貴資源沒有得到很好的開發(fā)利用。所以我們應該積極利用現(xiàn)代信息技術，全面采集、提煉和開發(fā)城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構筑物信息進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、動態(tài)化和信息化。

　　第一個方面，全球信息化的大趨勢決定城建檔案工作必須適應新形勢。目前的社會是一個以信息為主導的時代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數(shù)字化時代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，進行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設、規(guī)劃及其管理過程中形成的寶貴的信息資源，在這種時代背景下必定要融入數(shù)字時代，信息化建設是必由之路。

　　第二個方面，未來的數(shù)字化信息社會對城建檔案服務功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統(tǒng)的實體利用形式已經(jīng)難以滿足社會對城建檔案信息的需要。未來的數(shù)字化信息時代，必將促使城建檔案館的社會服務功能發(fā)生變化。各部門的信息化建設、電子政務建設尤其是建設系統(tǒng)信息化的建設等等方面，建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等單位基本上都已應用計算機制作檔案，這樣就產(chǎn)生了大量的建設電子文件， ――這些在建設工程管理環(huán)節(jié)中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數(shù)字化管理。

　　第三個方面，城建檔案的信息形態(tài)、結構的變化，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。建設工程在勘察、設計、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計算機輔助施工、計算機出圖等等形成大量的建設電子文件;勘察設計行業(yè)CAD技術得到普遍應用;甲乙級設計單位計算機出圖率達到100%;計算機輔助施工技術(CAC)也在建筑施工領域得到應用;建設工程管理中已普遍實現(xiàn)了計算機輔助管理。城建檔案作為城市建設的資源庫，將不容置疑的步入信息化時代，向數(shù)字化發(fā)展邁進。

　　第四個方面，城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時代。 在我們建設領域產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用;如何保證在信息時代城鄉(xiāng)建設活動中的真實歷史記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。以提供信息、服務社會為主導的城建檔案事業(yè)必將融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢，決定了城建檔案工作必將步入數(shù)字時代。

　　四、城建檔案信息化建設的近期主要任務

　　數(shù)字城建檔案館――是城建檔案管理技術與計算機技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等結合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。那什么是數(shù)字城建檔案館呢?數(shù)字城建檔案的定義是，一個依靠信息技術接收、管理城建檔案并通過網(wǎng)絡為城市規(guī)劃、建設、管理提供支撐、保障、服務的應用系統(tǒng)。對城市的發(fā)展而言，數(shù)字城建檔案館的建設是一項極具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務能力的建設工程，建設好這樣一個工程，意義重大，影響深遠，非常必要。

　　從城建檔案工作實際出發(fā)，推動城建檔案信息化的進程。 以需求為導向，以應用促發(fā)展，把發(fā)展作為主題，把信息化作為主線和動力，把卓有成效地為城市建設和社會發(fā)展服務作為根本出發(fā)點的職能要求。積極開展、探索電子檔案接收與管理，加強對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導。 加強電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫，基礎地理信息數(shù)據(jù)庫， 地下綜合管線數(shù)據(jù)庫，規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫，重要竣工項目數(shù)據(jù)庫城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫，聲像資料數(shù)據(jù)庫。

　　數(shù)字城建檔案館可以進一步強化傳統(tǒng)城建檔案館的檔案信息服務功能，提供新的管理和服務機制。數(shù)字城建檔案館構建了虛擬的城建檔案信息環(huán)境，用戶所需的城建檔案信息可以通過網(wǎng)絡動態(tài)的進行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應建成全方位、多層次、技術先進的城建檔案信息化管理、服務體系，實現(xiàn)資源共享。深層次開發(fā)城建檔案的內在價值，為城市的規(guī)劃、建設和管理提供全方位的信息，提高城市建設的科學化管理水平。建成門類比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫和專業(yè)信息數(shù)據(jù)庫，信息服務達到及時、準確和權威;信息資源的開發(fā)和利用達到較高水平，并取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益，使城建檔案信息化成為城市建設事業(yè)不可缺少的有力保證。