檔案館管理論文參考范文
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檔案館管理是力求合理地分配與使用檔案館系統(tǒng)的人力、物力、財(cái)力等資源使之充分發(fā)揮作用,以實(shí)現(xiàn)檔案的有效保管和利用,滿足社會對檔案信息的需求和動態(tài)過程。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案館管理論文參考范文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!
檔案館管理論文參考范文篇1
論數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理
摘 要：數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)面臨各種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，本文著重從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及生態(tài)管理四方面，系統(tǒng)分析未來數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展，探討如何加強(qiáng)對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理，確保數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展，推動我國檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;生態(tài)系統(tǒng);管理
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在快速變化的社會發(fā)展環(huán)境中必然會面臨各種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何保持自身的健康可持續(xù)發(fā)展，這不僅涉及經(jīng)濟(jì)、社會、技術(shù)等制約數(shù)字檔案館發(fā)展的核心要素，而且，關(guān)切到未來國家檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，本文擬從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及生態(tài)管理等方面，初步探討如何加強(qiáng)對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理，保持?jǐn)?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展。
1 戰(zhàn)略管理
戰(zhàn)略管理是“圍繞著戰(zhàn)略的制定、決策、實(shí)施和評價(jià)而采取的一系列手段和措施的動態(tài)過程，對組織的發(fā)展方向具有長遠(yuǎn)的、全局性影響”[1]，廣泛存在于政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化、教育、科技等領(lǐng)域活動中。目前，戰(zhàn)略管理已引入檔案事業(yè)發(fā)展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出，“面對電子文件管理這一歷史性挑戰(zhàn)，僅有戰(zhàn)術(shù)、方法的應(yīng)對遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要有面向全國的宏觀思維和戰(zhàn)略應(yīng)對，才能把這項(xiàng)事業(yè)推向前進(jìn)”[2]，“從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排，體現(xiàn)了一個國家對電子文件管理的基本態(tài)度和總體思路”[3]。國家檔案局楊冬權(quán)局長指出，“管理好電子文件，關(guān)系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關(guān)系到人類文明的傳承延續(xù)”，“不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天;不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠(yuǎn)效益”[4]。2010年，由中央辦公廳牽頭，國家檔案局等相關(guān)部門為成員單位成立的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室，標(biāo)志著我國電子文件管理國家戰(zhàn)略正式啟動[5]。
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究立足于從整體性、系統(tǒng)性、平衡性、動態(tài)性等生態(tài)學(xué)思想，觀察和思考數(shù)字檔案館的運(yùn)行與發(fā)展，其中隱含著戰(zhàn)略管理的思維。以戰(zhàn)略管理思維為指導(dǎo)，將數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化發(fā)展以及信息技術(shù)發(fā)展等聯(lián)系起來，研究數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展態(tài)勢，制定具有全局性、前瞻性、長遠(yuǎn)性的數(shù)字檔案館發(fā)展戰(zhàn)略，并依據(jù)所制定的戰(zhàn)略采取相應(yīng)的計(jì)劃、措施、步驟。實(shí)施數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的戰(zhàn)略管理，能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的各種生態(tài)要素聯(lián)結(jié)起來，形成一個互相依存、互相制約的整體，保持?jǐn)?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行，推動數(shù)字檔案館建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。同時，對于一個國家、一個地區(qū)而言，數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)戰(zhàn)略管理將是一項(xiàng)跨機(jī)構(gòu)、跨部門的綜合管理，與國家(地區(qū))信息化發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務(wù)戰(zhàn)略等密切配合，與相關(guān)組織機(jī)構(gòu)建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會組織系統(tǒng)、社會信息系統(tǒng)之間的關(guān)系，在激烈的生態(tài)位競爭中實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的社會使命與專業(yè)價(jià)值。
2 協(xié)同管理
協(xié)同管理是“運(yùn)用協(xié)同學(xué)自組織原理，通過建立‘競爭—合作—協(xié)調(diào)’的協(xié)同運(yùn)行機(jī)制，把系統(tǒng)中價(jià)值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的‘自組織’體系，共同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)，使系統(tǒng)利益最大化的管理體系”[6]。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，要積極實(shí)施協(xié)同管理，使得各生態(tài)因子之間密切協(xié)作、互動開放，建立和諧共存、協(xié)調(diào)運(yùn)行的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理體系，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展，其內(nèi)涵主要表現(xiàn)為：
一是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主體之間關(guān)系。圍繞數(shù)字檔案館檔案信息資源管理與利用，加強(qiáng)檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯(lián)系，建立有效的協(xié)同合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效收集、科學(xué)管理和充分利用，保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)數(shù)字資源管理活動的良性運(yùn)行。
二是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主客體之間的關(guān)系。圍繞數(shù)字檔案館建設(shè)，充分發(fā)揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動性，將生態(tài)系統(tǒng)中各生態(tài)因子組成一個緊密的協(xié)調(diào)運(yùn)行體系，調(diào)動各種生態(tài)因子的作用關(guān)系，實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館生存環(huán)境的均衡發(fā)展與和諧共生。
三是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)客體之間的關(guān)系，突出表現(xiàn)為內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)。內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)主要是協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制、信息資源、基礎(chǔ)設(shè)施、組織文化等生態(tài)因子之間的關(guān)系，建立良性的運(yùn)行機(jī)制，保障數(shù)字檔案館正常運(yùn)行;提高檔案信息資源質(zhì)量，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，建立檔案信息資源管理體系;強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)數(shù)字檔案館保障能力;創(chuàng)建和諧文化氛圍，提升數(shù)字檔案館工作者的內(nèi)聚力、向心力，使數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)微觀環(huán)境功能最優(yōu)化。外部環(huán)境協(xié)調(diào)主要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)宏觀環(huán)境和中觀環(huán)境中各生態(tài)因子之間的關(guān)系，激活數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)外部環(huán)境各生態(tài)因子的功能。通過協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等社會環(huán)境以及地質(zhì)環(huán)境、氣候環(huán)境、生物環(huán)境等自然環(huán)境之間的關(guān)系，創(chuàng)造社會穩(wěn)定、政治民主、經(jīng)濟(jì)富足、文化繁榮、科技發(fā)達(dá)、自然生態(tài)和諧的環(huán)境氛圍;通過協(xié)調(diào)檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案行業(yè)協(xié)會、傳統(tǒng)檔案館以及其他信息機(jī)構(gòu)等之間關(guān)系，提升檔案行政管理能力與協(xié)會業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)能力，發(fā)揮傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢，與其他信息機(jī)構(gòu)競爭合作，拓展數(shù)字檔案館生存發(fā)展空間。
3 風(fēng)險(xiǎn)管理
目前，風(fēng)險(xiǎn)管理廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展過程中，特別是在企業(yè)管理、信息管理等領(lǐng)域應(yīng)用突出。在檔案學(xué)研究中，風(fēng)險(xiǎn)管理思想和方法也被關(guān)注和重視。近年來，檔案學(xué)界高度關(guān)注電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理，認(rèn)為由于“計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜嚴(yán)格性、電子文件受損所造成后果的嚴(yán)重性，要求我們建立一套科學(xué)、嚴(yán)密的風(fēng)險(xiǎn)管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》專著中，全面探究了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的成因、規(guī)劃、監(jiān)控、識別、評估以及應(yīng)對等內(nèi)容[8]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理是在風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估的基礎(chǔ)上，積極采用相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，規(guī)避和化解數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展中的各類風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理要強(qiáng)化“安全第一”戰(zhàn)略，突出檔案安全意識，主要包括實(shí)體安全和信息安全。 3.1 實(shí)體安全。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實(shí)體安全主要體現(xiàn)在檔案載體安全與檔案庫房安全兩方面。在傳統(tǒng)檔案館或傳統(tǒng)檔案管理中，檔案載體安全是檔案館庫房管理和檔案保護(hù)的重點(diǎn)內(nèi)容。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，數(shù)字檔案載體安全成為新的課題，數(shù)字檔案載體壽命短，容易受損，且檔案信息內(nèi)容無法直接閱讀，檔案信息具有瞬間即逝的可能，需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度，避免數(shù)字檔案載體受損，確保館藏?cái)?shù)字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。
檔案庫房安全一直存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，如“檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案庫房設(shè)計(jì)不規(guī)范、檔案庫房安全管理制度空泛、檔案庫房安全應(yīng)急預(yù)案缺失”[9]等，這些都對檔案館庫房安全管理帶來潛在威脅。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，庫房安全增添了新的內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)機(jī)房安全、數(shù)字存儲實(shí)體安全等，需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施，切實(shí)加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)，不斷完善、健全檔案庫房安全管理制度，制定數(shù)字檔案館庫房安全應(yīng)急預(yù)案，注重與相關(guān)部門之間的應(yīng)急聯(lián)動，在面對突發(fā)事件時最大限度地保護(hù)檔案實(shí)體安全，減少檔案損失。
3.2 信息安全。“數(shù)字檔案館的安全，涉及電子文件與數(shù)字檔案在生命運(yùn)動周期各個階段的安全保護(hù)，包括電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)”[10]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)信息安全主要包括檔案信息內(nèi)容安全和檔案信息系統(tǒng)安全兩方面。
數(shù)字檔案信息內(nèi)容具有易消逝性和易修改性等特點(diǎn)，安全風(fēng)險(xiǎn)大。2009年起，國家檔案局就要求“各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全”[11];2010年，國家檔案局楊冬權(quán)局長再次強(qiáng)調(diào)，“確保電子文件的齊全完整、真實(shí)有效，讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，是一個需要特別注意的重大問題和特別需要解決的根本問題，不建設(shè)好檔案安全體系，今天的電子文件和數(shù)字檔案在若干年后將無法讀取，信息空白的慘劇將無法避免”[12]。
檔案信息系統(tǒng)安全是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案館面臨的新的安全風(fēng)險(xiǎn)，給數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)帶來了不可忽視的安全隱患。2010年，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出“數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施和管理手段應(yīng)對這些安全隱患”[13]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)須高度重視信息系統(tǒng)安全，采用多維管理與控制體系，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高安全管理意識;加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)措施，提高系統(tǒng)安全防范能力，確保軟硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠;建立網(wǎng)絡(luò)安全管理與防護(hù)體系，利用各種手段和措施，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)免疫力，保障網(wǎng)絡(luò)不被攻擊，有效維護(hù)數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)安全。
4 生態(tài)管理
生態(tài)管理于20世紀(jì)70年代起源于美國，它“運(yùn)用生態(tài)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)和社會學(xué)等跨學(xué)科的原理和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來管理人類行動對生態(tài)環(huán)境的影響，力圖平衡發(fā)展和生態(tài)環(huán)境保護(hù)之間的沖突，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、社會和生態(tài)環(huán)境的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展”[14]。隨著生態(tài)管理的應(yīng)用和發(fā)展，其內(nèi)涵得到進(jìn)一步延伸，如低碳管理、綠色管理、生態(tài)倫理等，都成為生態(tài)管理的重要內(nèi)容。通過生態(tài)管理，能夠?yàn)閿?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)營造良好的環(huán)境氛圍，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等之間和諧發(fā)展。
4.1 低碳管理。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)低碳管理，重點(diǎn)反映在檔案管理成本的節(jié)約和檔案利用成本的節(jié)約上，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理高效化，優(yōu)化管理程序，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，提升工作效率，節(jié)約管理成本，降低管理能耗。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)通過運(yùn)用信息、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代技術(shù)手段，提供便捷、快速、高效的檔案信息利用，實(shí)現(xiàn)“一站式”檢索、在線利用、全天候服務(wù)，避免用戶奔波之苦，減少交通成本;通過網(wǎng)絡(luò)，可以打破時空限制，隨時隨地利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.2 建筑生態(tài)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建筑生態(tài)體現(xiàn)在數(shù)字檔案館庫房建設(shè)上，強(qiáng)調(diào)以生態(tài)建筑意識為指導(dǎo)，建造環(huán)保、節(jié)能、綠化且符合檔案保護(hù)要求的數(shù)字檔案館庫房。一方面，數(shù)字檔案館建筑設(shè)計(jì)要遵循“適用、經(jīng)濟(jì)、美觀”的原則，利用低耗能、低污染的材料建造數(shù)字檔案館，與周邊環(huán)境和諧共處;通過庫房智能化管理、低碳管理，提升用電效率，降低庫房管理成本。另一方面，數(shù)字檔案信息存儲密度高，同紙質(zhì)檔案相比，大幅度節(jié)省存儲空間，減少存儲庫房;否則，檔案館蓋得再大，也難以承受知識、信息爆炸帶來的存儲壓力。
4.3 資源生態(tài)。目前，數(shù)字檔案館數(shù)字檔案信息少，民生檔案信息少，特色檔案信息少，檔案信息利用率不高，需要重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設(shè)，建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源多樣化、特色化、民族化，滿足社會對檔案信息資源的多樣化需求;同時，數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)各異，數(shù)字檔案信息資源來源廣泛，數(shù)字檔案信息異構(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，需要重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，避免數(shù)字檔案館重復(fù)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，保持信息生態(tài)平衡。
4.4 生態(tài)倫理。生態(tài)倫理要求“把倫理關(guān)懷作為開發(fā)、利用和改造自然(環(huán)境)的經(jīng)濟(jì)社會活動的一個行為準(zhǔn)則，樹立一種全新的、與環(huán)境承載能力相適應(yīng)的價(jià)值觀念和生活方式，促進(jìn)人與自然的協(xié)調(diào)發(fā)展”[15]。運(yùn)用生態(tài)倫理思想和倫理道德對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實(shí)施調(diào)控，一方面，可以提高檔案形成者、檔案管理者的責(zé)任意識和自律意識;另一方面，也可以有效防范各種信息干擾和安全風(fēng)險(xiǎn)對數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的破壞，強(qiáng)化主體的自律和約束，達(dá)到生態(tài)平衡。數(shù)字檔案館生態(tài)倫理突出表現(xiàn)在檔案保密與檔案信息開放上。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中，檔案管理者需要強(qiáng)化保密意識，遵守《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，保護(hù)檔案知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)檔案信息的安全，杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生;同時，要處理好保密與開放之間的關(guān)系，克服“保密保險(xiǎn)、利用危險(xiǎn)”的工作意識，杜絕以保密為借口、以未開放為借口、以無館藏為借口等理由不提供檔案信息服務(wù)，阻礙檔案的開放利用。
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