城建檔案管理論文(2)
城建檔案管理論文
城建檔案管理論文篇二
加強城建檔案建設管理的思考
摘 要：該文結合工作實際，對城建檔案資源建設與管理存在的問題進行了探討，提出了一系列解決措施，對當前城建檔案工作改革有一定的現(xiàn)實作用。
關鍵詞：城建檔案 資源建設 管理
中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2015)07(b)-0000-00
城市建設檔案是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動過程中直接星城的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。隨著現(xiàn)代城市建設的飛速發(fā)展，在城建檔案工作者的努力下，現(xiàn)如今的城建檔案已經(jīng)形成了一套完整的，符合我國實際情況的理論和實踐的獨立學科。城建檔案是建設工程的重要組成部分，是城市建設的歷史記錄，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要生產(chǎn)要索、無形資產(chǎn)和社會財富。城建檔案在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護城市安全、應對城市突發(fā)事件等工作中具有非常重要的作用。隨著城鎮(zhèn)化建設的進程不斷加快，如何加強城建檔案建設和管理，積極為社會經(jīng)濟發(fā)展和城市建設提供服務，已經(jīng)是擺在城建檔案工作者面前的一個亟待解決的問題。
1 城建檔案的特征與范圍
城建檔案除了具有檔案概念中的具體屬性和信息確定性、原始記錄性特征之外，它還具有以下一些特點：①真實性和全面性，所有的文件材料，必須是工程建設及其管理活動記錄的第一手材料，而不是事后另行編寫、復印、復制的、間接的第二、第三手文件材料。并且隨著工程建設的進展，同步收集整理形成相應的文件材料或檔案，而不能是某個項目或某段工序完成很久后，按其回憶來形成檔案。②多專業(yè)性和綜合性的特點。其中多專業(yè)性，是指由于建設項目的專業(yè)、技術性質(zhì)的不同(建筑工程、市政工程、管線工程、園林綠化工程等，都各有自己的專業(yè)性)，其所形成的工程檔案在內(nèi)容性質(zhì)、記錄方式、圖例或符號表述等方面，都具有各自專業(yè)技術特點，在檔案的分類、整理、立卷方面也有明顯的區(qū)別;綜合性特點，是指以一個獨立的工程項目為單元所形成的工程檔案，是一個密切聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣的有機整體。
城建檔案的范圍根據(jù)城建檔案的定義，是指在城市建設活動中形成的各種專業(yè)檔案都屬工程檔案。也就是說，在城市管轄區(qū)域內(nèi)，不管什么單位，不管這個單位性質(zhì)如何、級別如何，只要從事了與城市建設相關的工程建設活動，即會形成城建檔案，就需要完成城建檔案的收集與整理。
2 城建檔案的法律依據(jù)
為了加強城市建設檔案的管理，我國在1997年出臺了《城市建設檔案管理規(guī)定》，即中華人民共和國建設部令第 90 號。相應的各地方分別頒布了相關文件歸檔整理規(guī)定，天津市于2004年頒布了第一版《天津市建設工程文件規(guī)定整理規(guī)定》，并在2011年完成了修訂，于2012年開始實行修改后的第二版城建檔案整理規(guī)程。天津市在2003年頒布了天津市政府令第5號，并于2014年完成修改頒布了天津市政府令第10號，這些法律條款的頒布和實施，為天津市城建檔案的建設管理提供了強有了的法律支持，為城建檔案管理工作奠定了基礎。
3 館藏結構
天津市城建檔案工作開始于八十年代初期，隸屬于天津市規(guī)劃局下屬，由于當時法規(guī)制度不健全，城建檔案的收集歸檔比較困難。初期為了豐富館藏，相應的對進館檔案要求比較低，使檔案的數(shù)量得到了一定的保障，隨著城建檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，法規(guī)制度的不斷健全，新建工程檔案接收進館的數(shù)量大大增多，館藏日益豐富，但結構失調(diào)的現(xiàn)象比較突出，呈現(xiàn)出館房爆滿，信息資源不全的現(xiàn)象。三是新興載體檔案歸檔不完整，聲像檔案已是城建檔案的重要組成部分，而實際上，聲像檔案在歸檔上還遠遠不能滿足相關規(guī)定的要求，無論在內(nèi)容上，還是形式上與要求相距甚遠。
4 加強城建檔案管理的思路
針對城建檔案管理的需要，目前應注意一下幾個方面：
4.1 完善法規(guī)體系，加大執(zhí)法力度
城建檔案政策法規(guī)建設經(jīng)歷了從無到有，從零散到系統(tǒng)規(guī)范的發(fā)展過程。經(jīng)歷了計劃經(jīng)濟以單一的行政手段管理、經(jīng)濟手段制約管理、再到市場經(jīng)濟條件下依法治檔的漸進過程。城建檔案政策法規(guī)現(xiàn)在主要依據(jù)的還是《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》及《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》等。從保證金制度的取消到如今依靠行政手段是一個歷史性的進步，在堅持依法治檔的前提下，應繼續(xù)加強相關法律法規(guī)建設，使得檔案執(zhí)法有法可依，在今后的城建檔案工作中，在城建檔案執(zhí)法過程中，執(zhí)法力度將嚴重影響到執(zhí)法成果和執(zhí)法成效。依法治檔是城建檔案事業(yè)發(fā)展的根本手段和終極目標，因此不斷加強法律法規(guī)建設，完善相關法規(guī)體系，是加大執(zhí)法力度的必要條件。
4.2 豐富館藏，加強數(shù)字化建設
如今天津市城建檔案館，館藏很大一部分是新建工程檔案，這其中又以房地產(chǎn)項目及企事業(yè)單位用房為主，城市建設的不斷發(fā)展使城建檔案呈幾何數(shù)增長，其擁有的信息量急劇膨脹，計算機技術、網(wǎng)絡技術為城建檔案新興載體提供了便利條件，加強城建檔案數(shù)字化建設不僅可以節(jié)省館存儲空間，豐富館藏，更能適應歷史需要，為城建檔案利用提供便利條件，現(xiàn)階段所以工程檔案數(shù)字化建設已基本實現(xiàn)，需要進一步加強館藏檔案的數(shù)字化進程，對歷史檔案進行數(shù)字化存儲。加強電子文件和電子檔案的管理。
4.3 加強聲像檔案收集力度
建設工程聲像檔案，是指在城市建設過程中形成的對國家和社會形成的具有保存價值的以照片、影片、唱片、錄音帶、影音關盤等法師記錄信息的載體，并輔助文字說明的歷史紀錄。聲像檔案已廣泛應用在國家建設事業(yè)的各個領域。成為與紙質(zhì)檔案并行的一種特殊載體形式檔案，具有珍貴的歷史憑證和科學研究價值，工程聲像檔案作為城建檔案的重要組成部分，工程建設過程中應利用聲像檔案載體的特殊性，直觀、形象反映工程建設全過程，并作為紙質(zhì)檔案的補充，能全面反映工程建設情況。聲像資料內(nèi)容真實，能反應工程建設過程中的真實情況，加大聲像檔案的收集力度，不僅能豐富館藏，對城建檔案管理也是有力補充。聲像檔案能真實的反應工程準備階段、施工建設階段、竣工驗收階段等各個階段工程建設過程中的事件、進程。是紙質(zhì)檔案無法承載的，也是電子檔案無法記錄的，在整個建設過程中，有了聲像檔案的存在，能讓人更好更全面的了解整個建設過程，工程聲像檔案現(xiàn)已是城建檔案的重要組成部分，沒有聲像檔案的城建檔案是不完整的。
4.4 嚴把檔案分類，注重檔案質(zhì)量
建設工程檔案是建設工程在建設施工過程中的原始記錄，是對建設工程質(zhì)量的真實寫照，具有依據(jù)、憑證等重要作用。建設工程檔案必須做到真實、準確、完整和規(guī)范。對新建工程檔案進行分類處理，按《天津市建設工程文件歸檔整理規(guī)程》的要求，進行一類工程、二類工程的分類，一類工程接收紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案：二類工程不接收紙質(zhì)檔案可由建設單位保管，只接收電子工程檔案進館，采取分級保管的方式，保證城建檔案信息源的完整、系統(tǒng)。
4.5明確各參建單位職責
工程開工建設時，應由建設單位牽頭組織建立由建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位進行職責分工，明確各參建單位相應責任，加強工程檔案收集、整理和移交，著手開展工程建設文件和資料的收集整理，對工程各個進程、部位進行聲像檔案等各種載體檔案資料進行收集，尤其要明確設計、施工、監(jiān)理單位工程技術人員配合檔案資料人員進行檔案工作。與工程建設同步做好建設工程文件、資料的收集、整理，按規(guī)定向建設單位檔案管理部門移交歸檔，城建檔案館負責對工程檔案的指導、培訓、接收、驗收、整理和移交等工作。
4.6 嚴把質(zhì)量驗收關
城建檔案館是確保工程檔案質(zhì)量的最后關口，嚴格按照《天津市建設工程文件歸檔整理規(guī)程》要求，重點突出做好審查文件的簽名、蓋章手續(xù)是否符合要求，審查歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整：審查文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，審查文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象， 審查竣工圖的編制是否符合規(guī)范。檢查文件整理是否符合相關規(guī)定要求，檢查電子檔案、聲像檔案是否合格，以及其他載體檔案資料是否合格。對不合格的檔案，嚴格要求參建單位進行整改，直至達到要求方可接收歸檔。
參考文獻
[1] 高麗.加強城市建設檔案管理研究.經(jīng)濟研究導刊，2014(2).
[2] 王學平，張向東. GIS在城市建設檔案管理中的應用.現(xiàn)代情報，2004(7).
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