會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理論文(2)
會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理論文篇二
展會(huì)項(xiàng)目流程管理與風(fēng)險(xiǎn)控制
摘要：文章從會(huì)展活動(dòng)中的不確定因素入手，分析了展會(huì)項(xiàng)目執(zhí)行過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)，并從組織管理、范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理和質(zhì)量管理等5個(gè)方面闡述了會(huì)展項(xiàng)目的管理理論。
關(guān)鍵詞：展會(huì);流程管理;風(fēng)險(xiǎn)控制
2002年10月，原國(guó)家經(jīng)貿(mào)委取消了國(guó)內(nèi)會(huì)展的審批制度，對(duì)會(huì)展業(yè)的發(fā)展起了積極的推動(dòng)作用。目前，雖然我國(guó)的會(huì)展數(shù)量不斷增加，由于利益的驅(qū)動(dòng)，辦展風(fēng)險(xiǎn)小，很多主辦單位辦展屬于獲取短期收益的行為。這些組織辦展人員素質(zhì)不高，相關(guān)活動(dòng)的組織不規(guī)范，對(duì)參展商、觀展者的服務(wù)提供不到位，缺少對(duì)相關(guān)供應(yīng)商和參展方的調(diào)控管理。
會(huì)展項(xiàng)目就是為完成展覽和會(huì)議活動(dòng)所做的彼此相互關(guān)聯(lián)的人或活動(dòng)的一次性過程。會(huì)展活動(dòng)確定日程之后，一旦開展，其結(jié)果就具有不可修改性。大型會(huì)展活動(dòng)不可能有預(yù)演，一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽就會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失，所以對(duì)活動(dòng)的控制尤為重要。會(huì)展項(xiàng)目管理是對(duì)執(zhí)行中的會(huì)展項(xiàng)目發(fā)展周期中的各個(gè)階段工作進(jìn)行計(jì)劃、組織、控制、溝通與激勵(lì)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)展目標(biāo)的各項(xiàng)活動(dòng)的總稱。通過對(duì)項(xiàng)目的過程管理起到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的。
一、針對(duì)會(huì)展活動(dòng)的不確定因素進(jìn)行有效的管理
會(huì)展活動(dòng)通常是一次性的活動(dòng)，不確定因素較多，一旦出了問題，很難補(bǔ)救。大型會(huì)展活動(dòng)不可能有預(yù)演，所以對(duì)活動(dòng)的時(shí)間、成本、質(zhì)量進(jìn)行管理尤為重要。
由于會(huì)展活動(dòng)的不可彌補(bǔ)性，使得在給定的情況下和特定時(shí)間內(nèi)，可能會(huì)在結(jié)果和目標(biāo)之間發(fā)生差異，差異越大，損失越大，在會(huì)展項(xiàng)目管理中，這種不確定因素一般來自三個(gè)方面：
1.1因由自然環(huán)境、市場(chǎng)或社會(huì)宏觀環(huán)境所產(chǎn)生的對(duì)所有辦展機(jī)構(gòu)都發(fā)生影響。例如：自然災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)衰退、政治法律因素，這些問題來源于辦展機(jī)構(gòu)外部，辦展機(jī)構(gòu)僅靠自身力量很難規(guī)避，不可控制。
1.2因辦展機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)方面的原因而給會(huì)展項(xiàng)目帶來的影響。例如：現(xiàn)場(chǎng)布置不當(dāng)和設(shè)施老化延誤布展時(shí)間和影響會(huì)場(chǎng)活動(dòng)的效果，甚至造成危險(xiǎn);通道安排不合理而引起的人群擁擠并出現(xiàn)事故;會(huì)展定位不當(dāng)，招展不力，招商不順，宣傳推廣效果不佳，人力資源及人員結(jié)構(gòu)不合理，成本超支而使會(huì)展無法繼續(xù)舉辦等;展覽管理失誤而引起參展商“鬧展”和“罷展”等問題。
1.3因主辦單位或承辦范圍管理方面的原因而給會(huì)展項(xiàng)目帶來的影響。例如：前期策劃方案不合理，導(dǎo)致計(jì)劃變更而追加成本，工作進(jìn)度延誤造成會(huì)展延期，布展時(shí)間過短、展品運(yùn)輸紊亂，相關(guān)活動(dòng)安排不合理，展覽期間的服務(wù)工作不到位，導(dǎo)致會(huì)展無法取得預(yù)期效果。
會(huì)展項(xiàng)目管理貫穿會(huì)展活動(dòng)的全部過程，在會(huì)展項(xiàng)目的不同階段會(huì)有不同的側(cè)重。
一般而言，在一個(gè)會(huì)展活動(dòng)中會(huì)設(shè)立一個(gè)項(xiàng)目管理組織，由會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)起項(xiàng)目管理的全部責(zé)任，其他管理人員，負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作;然后，通過定期的會(huì)議和報(bào)告，評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)展情況，識(shí)別潛在的不確定因素會(huì)造成的后果;最后，進(jìn)行控制降低不確定發(fā)生的概率，減少已存在不確定因素釋放的能量，降低不確定因素釋放的能量速度，甚至改變不確定因素的性質(zhì)。
本文以運(yùn)用項(xiàng)目管理的理論和方法，對(duì)構(gòu)建會(huì)展項(xiàng)目管理的理論及體系從理論層面對(duì)項(xiàng)目管理工作進(jìn)行闡述，并從系統(tǒng)層面探討會(huì)展項(xiàng)目管理應(yīng)建立的管理體系。
二、會(huì)展項(xiàng)目管理理論
本論文中使用的項(xiàng)目管理相關(guān)理論包括項(xiàng)目組織管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目費(fèi)用管理和項(xiàng)目質(zhì)量管理五個(gè)方面的內(nèi)容。
2.1.1項(xiàng)目組織管理
項(xiàng)目組織規(guī)劃是為了更好地執(zhí)行項(xiàng)目所必須進(jìn)行的一步工作?？偟膩碚f，它分兩個(gè)層次的工作：一是公司層面確定具體項(xiàng)目的組織形式，要求確定項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)及其權(quán)限;二是項(xiàng)目層面，主要由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，會(huì)同職能經(jīng)理完成整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施需要的人力資源規(guī)劃。在這個(gè)環(huán)節(jié)中要具體確定和分派項(xiàng)目角色、責(zé)任和通報(bào)或報(bào)告關(guān)系。
2.1.2項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)
項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)一般包括項(xiàng)目經(jīng)理，助理項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目辦公室和專業(yè)人員。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)成員之間要相互合作，在人事關(guān)系上要避免沖突的指令。項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的組建應(yīng)考慮招募所成員的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)，以保證團(tuán)隊(duì)在必要的時(shí)間內(nèi)獲得合適的專業(yè)技術(shù)人員。
2.1.3項(xiàng)目人力資源管理
項(xiàng)目人力資源管理包括有效地使用涉及項(xiàng)目的人員所需的過程。項(xiàng)目人力資源管理的目的是調(diào)動(dòng)所有項(xiàng)目關(guān)聯(lián)人員的積極性，在項(xiàng)目承擔(dān)組織的內(nèi)部和外部建立有效的工作機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在項(xiàng)目人力資源管理中，每項(xiàng)工作要分配到具體的個(gè)人(或小組)，明確不同的個(gè)人(或小組)在這項(xiàng)工作中的職責(zé)，而且每項(xiàng)工作只能有唯一的負(fù)責(zé)人。在項(xiàng)目管理中，角色和責(zé)任分配通常采用責(zé)任分配矩陣來表示。
2.1.4會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)
管理會(huì)展活動(dòng)的組織是組委會(huì)，它是會(huì)展主辦方授權(quán)的會(huì)展管理機(jī)構(gòu)，一般由舉辦方、承辦方組成組委會(huì)，負(fù)責(zé)組建、管理會(huì)展工作團(tuán)隊(duì)。會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)是為完成會(huì)展項(xiàng)目而建立的組織機(jī)構(gòu)，置于會(huì)展組委會(huì)之下，接受組委會(huì)的管理，具體執(zhí)行會(huì)展項(xiàng)目規(guī)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。通常會(huì)展組委會(huì)的成員也是會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)中的成員或領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)展管理班子有一大特點(diǎn)：其成員多數(shù)是臨時(shí)借調(diào)，來自不同的職能部門或組織機(jī)構(gòu)。隨著會(huì)展項(xiàng)目的進(jìn)展，管理團(tuán)隊(duì)成員的工作內(nèi)容和職務(wù)常有變動(dòng)，甚至人數(shù)也會(huì)有不小的變化;團(tuán)隊(duì)成員往往要接受項(xiàng)目經(jīng)理(組委會(huì))和原組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的雙重領(lǐng)導(dǎo)。因此，會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)對(duì)保證項(xiàng)目成功有重要的意義。
2.1.5會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)的形式
會(huì)展團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)形式應(yīng)視會(huì)展性質(zhì)、組織環(huán)境而定，在會(huì)展的不同階段，團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)形式應(yīng)作相應(yīng)的變化。會(huì)展是由眾多子項(xiàng)目組成，有的子項(xiàng)目是會(huì)展的其中一個(gè)階段，有的則貫穿項(xiàng)目始終。會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)采用專業(yè)對(duì)應(yīng)的結(jié)構(gòu)流程圖。如下圖2.1所示：
2.1.6會(huì)展人力資源管理
會(huì)展人力資源管理就是將會(huì)展任務(wù)和職責(zé)分配到合適的會(huì)展相關(guān)人員。會(huì)展角色和職責(zé)在會(huì)展管理中必須明確，否則容易造成同一項(xiàng)工作沒有人負(fù)責(zé)，最終影響會(huì)展項(xiàng)標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 2.2項(xiàng)目范圍管理
項(xiàng)目范圍包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品和服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要做的各項(xiàng)具體工作。項(xiàng)目范圍是為了交付滿足產(chǎn)品范圍要求的產(chǎn)品或服務(wù)所應(yīng)做和必須做的工作。明確了項(xiàng)目的工作范圍，需要編制項(xiàng)目范圍說明書，進(jìn)行項(xiàng)目分解，項(xiàng)目范圍控制。
2.2.1項(xiàng)目范圍的說明
范圍說明在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識(shí)，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。項(xiàng)目范圍說明包括三方面內(nèi)容：
2.2.1.1項(xiàng)目的合理性
實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目的目的是什么。項(xiàng)目的合理性說明為將來提供了評(píng)估各種利弊關(guān)系的基礎(chǔ)。
2.2.1.2項(xiàng)目目標(biāo)
項(xiàng)目目標(biāo)是所要達(dá)到的項(xiàng)目的期望產(chǎn)品或服務(wù)，確定了項(xiàng)目目標(biāo)，也就確定了成功實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所必須滿足的某些數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目目標(biāo)至少應(yīng)該包括費(fèi)用、時(shí)間進(jìn)度和技術(shù)性能或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
2.2.1.3項(xiàng)目可交付成果清單
如果列入項(xiàng)目可交付成果清單的事項(xiàng)一旦被完滿實(shí)現(xiàn)，并交付給使用者——項(xiàng)目的中間用戶或最終用戶，就標(biāo)志著項(xiàng)目階段或項(xiàng)目的完成。這就需要向他們表明項(xiàng)目事先設(shè)立的目標(biāo)均已達(dá)到，至少要讓他們看到原定的費(fèi)用、進(jìn)度和質(zhì)量均已達(dá)到。
會(huì)展項(xiàng)目范圍說明書所需的信息應(yīng)由主辦方代表、承辦方代表、參展商代表、觀展代表共同制定。同時(shí)，會(huì)展項(xiàng)目也會(huì)制定備選方案。在項(xiàng)目執(zhí)行的過程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。
2.2.2工作分解結(jié)構(gòu)
工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure WBS)：就是把一個(gè)項(xiàng)目，按一定的原則分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，再把一項(xiàng)項(xiàng)工作分配到每個(gè)人的日常活動(dòng)中，直到分解不下去為止。如圖2.2所示：
工作分解結(jié)構(gòu)歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍，每下降一層，代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。WBS總是處于計(jì)劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、質(zhì)量管理計(jì)劃等的重要基礎(chǔ)。項(xiàng)目范圍是由WBS定義的，所以WBS也是一個(gè)項(xiàng)目的綜合工具。項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)是會(huì)展項(xiàng)目管理中最具價(jià)值的工具。會(huì)展項(xiàng)目的WBS包括以下領(lǐng)域：會(huì)展策劃，招展、布展工作，場(chǎng)地布置，會(huì)場(chǎng)服務(wù)，宣傳推廣，人力資源，開幕式活動(dòng)，財(cái)務(wù)管理等。
2.2.2.1項(xiàng)目變更
會(huì)展項(xiàng)目變更控制要事先確定一套修改項(xiàng)目文件或改變項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)應(yīng)遵循的程序。變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有處理自動(dòng)變更的機(jī)制。在變更實(shí)際發(fā)生時(shí)，也要采用范圍控制過程來管理這些變更?？刂品秶^程需要與其他控制過程整合在一起。自動(dòng)變更，又稱現(xiàn)場(chǎng)變更，可以不經(jīng)審查即可批準(zhǔn)的變更;非自動(dòng)變更，需要組委會(huì)審核，在變更實(shí)際發(fā)生時(shí)，也要采用范圍控制過程來管理這些變更。變更不可避免，因而控制范圍過程需要與變更控制過程整合在一起，強(qiáng)制實(shí)施某種形式的變更控制。
2.2.2.2項(xiàng)目時(shí)間管理
項(xiàng)目時(shí)間管理就是合理地安排項(xiàng)目時(shí)間，不使工期拖延，它的目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。它的主要工作包括定義項(xiàng)目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項(xiàng)活動(dòng)的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。會(huì)展項(xiàng)目時(shí)間管理是指辦展機(jī)構(gòu)對(duì)招展、招商、宣傳推廣、籌撤展以及會(huì)展服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)在時(shí)間及工作進(jìn)度上進(jìn)行統(tǒng)籌安排，使各項(xiàng)工作在時(shí)間安排和進(jìn)度上彼此協(xié)調(diào)，保證會(huì)展順利舉辦。
2.2.2.3項(xiàng)目費(fèi)用管理
項(xiàng)目費(fèi)用管理包括四個(gè)過程：資源規(guī)劃、費(fèi)用估算、費(fèi)用預(yù)算和費(fèi)用控制。項(xiàng)目費(fèi)用管理的目的是在滿足所有項(xiàng)目利益相關(guān)者要求的前提下，盡可能地減少和控制費(fèi)用。會(huì)展成本管理通過對(duì)項(xiàng)目舉辦期間所需要的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行預(yù)算來完成。財(cái)務(wù)預(yù)算的基礎(chǔ)是往屆同類型會(huì)展的歷史數(shù)據(jù)和對(duì)現(xiàn)今市場(chǎng)情況的預(yù)測(cè)與分析，因此預(yù)算要有一定的彈性。會(huì)展財(cái)務(wù)預(yù)算提供了整個(gè)籌備期間的收支預(yù)算，從而確保會(huì)展活動(dòng)的各項(xiàng)財(cái)務(wù)支出充足、合理。本論文論及的會(huì)展活動(dòng)為收支平衡型活動(dòng)，會(huì)展收入與支出保持平衡即可。
2.2.2.4項(xiàng)目質(zhì)量管理
進(jìn)行質(zhì)量規(guī)劃，首先要確定質(zhì)量方針。質(zhì)量方針是由組織的最高管理者正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向。確定項(xiàng)目的質(zhì)量方針之后，就應(yīng)該規(guī)定必要的運(yùn)行過程和相關(guān)資源以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。會(huì)展質(zhì)量管理的目的是保證會(huì)展項(xiàng)目能高質(zhì)量完成，從而使會(huì)展達(dá)到主辦方的預(yù)期需求。然后通過適當(dāng)?shù)恼吆统绦?，采取持續(xù)的過程改進(jìn)活動(dòng)來實(shí)施質(zhì)量管理體系。本文涉及的質(zhì)量管理包括執(zhí)行組織確定質(zhì)量管理計(jì)劃，質(zhì)量保證和質(zhì)量控制這三個(gè)部分。
1)會(huì)展質(zhì)量管理計(jì)劃
會(huì)展質(zhì)量管理計(jì)劃需要非常詳細(xì)或高度概括的論述。應(yīng)該在會(huì)展項(xiàng)目早期就對(duì)質(zhì)量管理計(jì)劃進(jìn)行評(píng)審，以確保決策是基于準(zhǔn)確信息的。這樣做的好處是，減少因返工而造成的成本超支和進(jìn)度延誤。
2)會(huì)展質(zhì)量保證
質(zhì)量保證是項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行質(zhì)量管理的方法，組委會(huì)監(jiān)控特定的會(huì)展結(jié)果，確保會(huì)展管理團(tuán)隊(duì)遵循相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并識(shí)別提高整體質(zhì)量的途徑。
3)會(huì)展質(zhì)量控制
會(huì)展質(zhì)量控制是在會(huì)展組織實(shí)施的過程中，對(duì)可能產(chǎn)生質(zhì)量問題的偏差進(jìn)行控制。會(huì)展活動(dòng)的質(zhì)量偏差一般會(huì)產(chǎn)生在人員溝通，場(chǎng)館設(shè)施，布展材料和會(huì)場(chǎng)環(huán)境這幾個(gè)方面。
三、總結(jié)
通過詳細(xì)介紹如何按照項(xiàng)目管理方式進(jìn)行優(yōu)化活動(dòng)組織實(shí)施與管理方法，對(duì)項(xiàng)目管理理論在大型會(huì)展活動(dòng)組織與管理過程中的作用和意義進(jìn)行研究。通過項(xiàng)目管理來組織會(huì)展，可以對(duì)項(xiàng)目的每個(gè)階段進(jìn)行籌備和計(jì)劃，并形成實(shí)施方案。
通過用項(xiàng)目管理的方法優(yōu)化活動(dòng)的研究可以做以下三點(diǎn)總結(jié)：
一、全面分析歸納了會(huì)展管理和項(xiàng)目管理的相關(guān)理論，為會(huì)展項(xiàng)目管理研究提供了理論基礎(chǔ)。
二、基于項(xiàng)目管理來運(yùn)作會(huì)展，使會(huì)展組織與實(shí)施更科學(xué)規(guī)范，工作進(jìn)度與成本便于控制，活動(dòng)質(zhì)量能夠得到保證。
三、通過項(xiàng)目收尾與項(xiàng)目后評(píng)估工作對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收范圍和文檔收錄整理，可以在該項(xiàng)目基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并且將該模式在不同地方復(fù)制，進(jìn)而提高同類型會(huì)展的運(yùn)營(yíng)效率以及降低運(yùn)營(yíng)成本。
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