檔案管理論文發(fā)表范文(2)
檔案管理論文發(fā)表范文
副標(biāo)題#檔案管理論文發(fā)表范文篇二
數(shù)字檔案與檔案管理
【內(nèi)容提要】 計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了數(shù)字檔案的飛速產(chǎn)生，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案具有不同的信息資源，它的管理模式應(yīng)有其自身的特點(diǎn)。本文從檔案工作的實(shí)踐中對(duì)數(shù)字檔案的管理環(huán)節(jié)提出一些看法，希望引起更多的人對(duì)數(shù)字檔案加以關(guān)注，共同探討出適應(yīng)于數(shù)字檔案的管理辦法。
【關(guān)鍵詞】 數(shù)字檔案 新時(shí)期 管理 方法
【作者單位】 湖北大學(xué)檔案館。
【中圖分類號(hào)】 G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 2095-5103(2013)03-0059-02
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息資源的存儲(chǔ)、檢索、遠(yuǎn)程利用也越來越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實(shí)的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實(shí)的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。
目前有些地方對(duì)數(shù)字檔案館的定義：“是一種建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。”我們要正確認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館：數(shù)字檔案館并不簡單只是一個(gè)存放數(shù)字化檔案的檔案館。
由于數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案是全然不同的，所以筆者認(rèn)為目前數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理、利用、銷毀等也與傳統(tǒng)檔案有很大區(qū)別，原有的手工檢索的檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)勢(shì)必要進(jìn)行調(diào)整，要將不適用于檔案信息化建設(shè)的一些工作流程進(jìn)行簡化，加強(qiáng)檔案信息化相關(guān)環(huán)節(jié)建設(shè)。
一、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進(jìn)，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級(jí)的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對(duì)收集的范圍要做到豐富實(shí)用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實(shí)體檔案，它可以通過網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)接收、存儲(chǔ)，收集范圍也可以適當(dāng)擴(kuò)大，不僅僅局限于以前實(shí)體檔案的歸檔范圍，對(duì)于歸檔范圍以外有重要價(jià)值的檔案信息也應(yīng)該進(jìn)行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會(huì)、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。
二、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對(duì)檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點(diǎn)。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案(電子版本)發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔的同時(shí)， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
三、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關(guān)于實(shí)體檔案的鑒定管理辦法，對(duì)數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機(jī)構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價(jià)值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
四、數(shù)字檔案整理
對(duì)于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個(gè)環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對(duì)于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡化。因?yàn)槔脭?shù)字檔案時(shí)與它們的存放位置是毫無關(guān)聯(lián)的，它們不像實(shí)體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實(shí)體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進(jìn)行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時(shí)，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動(dòng)生成一份試題;學(xué)生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時(shí)也是根據(jù)檢索條件自動(dòng)生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨(dú)立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢?在著錄時(shí)不硬性按實(shí)體檔案目前的分類法進(jìn)行人為組卷，不需要檔號(hào)、類目號(hào)等，而是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行虛擬“組卷”，實(shí)質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時(shí)自動(dòng)整序，互相參見指引，計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進(jìn)行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間等方面的聯(lián)系。
五、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動(dòng)提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實(shí)實(shí)用價(jià)值和歷史參考價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實(shí)體檔案那樣簡便，實(shí)體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護(hù)在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時(shí)，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
六、如何做到數(shù)字檔案管理安全
傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺(tái)， 對(duì)外全天二十四小時(shí)服務(wù)， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進(jìn)入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計(jì)算機(jī)黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。
實(shí)體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過數(shù)字簽名和CA認(rèn)證(Certificata Authority，也稱電子商務(wù)認(rèn)證中心，是負(fù)責(zé)發(fā)放和管理數(shù)字證書的權(quán)威機(jī)構(gòu)，并作為電子商務(wù)交易中受信任的第三方，承擔(dān)公鑰體系中公鑰的合法性檢驗(yàn)的責(zé)任。)來實(shí)現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認(rèn)證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對(duì)密鑰，分別稱作公開密鑰(以下簡稱公鑰)和私有密鑰(以下簡稱私鑰)，用其中任何一個(gè)密鑰對(duì)原文加密都只能用另一個(gè)密鑰解開，公鑰是對(duì)外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對(duì)發(fā)送的文件進(jìn)行加密，而后再在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時(shí)對(duì)原文進(jìn)行一次hash算法(又稱哈希函數(shù)，是一個(gè)數(shù)學(xué)方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。)得到原文的摘要，并用自己的私鑰對(duì)該摘要進(jìn)行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對(duì)收到的摘要進(jìn)行解密，然后對(duì)同時(shí)收到的密文也進(jìn)行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證的。
以上是筆者對(duì)于數(shù)字檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的一些初步想法，很多思想都還不成熟，也欠妥當(dāng)，對(duì)于數(shù)字檔案信息的長期存取、數(shù)字檔案掃描過程中失真、數(shù)字檔案館的利用效率等各方面的問題沒加以過多考慮。但是可以肯定的是數(shù)字檔案館不能夠完全取代傳統(tǒng)檔案館，而是在原有檔案館基礎(chǔ)上建立的，它和傳統(tǒng)檔案館是共生關(guān)系。它代表的是一種全新的基礎(chǔ)設(shè)施和信息環(huán)境，是檔案館與社會(huì)交融，與國際接軌的新走向。在此，只是想起個(gè)拋磚引玉的作用，希望引起更多的人對(duì)日漸普及的數(shù)字檔案加以關(guān)注，共同探討出適應(yīng)于數(shù)字檔案的管理辦法。
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