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檔案管理論文發(fā)表范文

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檔案管理論文發(fā)表范文

  檔案是人類 社會進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實(shí)歷史記錄,檔案管理通過與計算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合,促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化,提高檔案服務(wù)利用效率。下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的檔案管理論文發(fā)表范文,謝謝你的閱讀。

  檔案管理論文發(fā)表范文篇一

  淺談新時期檔案管理工作

  中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識:A 文章編號:1009-4202(2011)04-359-02

  摘 要 檔案是人類 社會進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實(shí)歷史記錄,其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產(chǎn)生的各種有保存價值的信息資料。當(dāng)今知識 經(jīng)濟(jì)新時代,檔案 工作者必須認(rèn)清形勢、結(jié)合實(shí)際、開拓創(chuàng)新、勇于 實(shí)踐。檔案 管理通過與 計算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合,促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化,提高檔案服務(wù)利用效率。

  關(guān)鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施

  一、做好檔案管理工作的實(shí)際意義

  檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人從事 政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué) 文化等社會實(shí)踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè),是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室(團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu))、檔案館等機(jī)構(gòu)組成,檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管,進(jìn)一步健全檔案管理制度,促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用,發(fā)揮檔案功能。

  檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分,是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,也是一個單位健康發(fā)展的需要。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史,對研究本單位的工作成績和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料,是進(jìn)行科學(xué)分析,揚(yáng)長避短,制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作,一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況,適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù),并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識單位的工作成果,為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有意合作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下,應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,不斷提高檔案管理效率。

  二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題

  隨著科技的進(jìn)步,信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域,因此,新形勢下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展,目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理,節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗,大大提高了工作效率。但是,在實(shí)際工作中,現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。

  1.檔案載體的轉(zhuǎn)變

  在管理活動中,電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔,電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便,但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的。

  2.檔案的分類變化

  檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中,計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目,便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實(shí)用性的,如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運(yùn)用。

  3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變

  在電子 環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù),熟練使用電子信息系統(tǒng)。

  4.電子檔案工作面臨的問題

  (1)電子檔案原件的真實(shí)性問題

  在使用計算機(jī)形成文件材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改,改后不留任何痕跡,很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性。

  (2)電子檔案保存的長久性問題

  很多單位將會實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。

  (3)電子檔案內(nèi)容的保密性問題

  用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。

  三、提高新時期檔案管理水平的具體措施

  我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變,而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,提高檔案的利用水平,成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化,要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè),我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面著手:

  1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識

  加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力,更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu),同時加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

  2.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn),使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

  計算機(jī)技術(shù)的 應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心,而電子計算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求,加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

  3.增強(qiáng)檔案信息獲取能力

  長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面,而在當(dāng)今信息時代,社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門,檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力,增強(qiáng)鑒定和評估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

  4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

  在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中,計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法,會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

  (1)分清輕重緩急,循序漸進(jìn)

  在推進(jìn) 計算機(jī) 管理的過程中,應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排序,將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

  (2)分級次著錄,省時省力

  在著錄過程中,可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。

  (3)分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)

  對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等,可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。

  5.加強(qiáng)電子文件檔案的管理

  電子文件是社會進(jìn)步的產(chǎn)物,確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天,檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定,制定科學(xué)、合理及符合我國實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn),這也是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設(shè)計階段予以考慮,以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強(qiáng)立法,確保電子文件的法律效力。

  6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),強(qiáng)化服務(wù)意識,拓寬服務(wù)領(lǐng)域

  檔案工作者要具備一定的信息能力,這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強(qiáng)檔案主體意識和獲取意識 教育,利用檔案信息守法意識,加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識,傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型”,把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識 經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。社會的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時代要求,不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系,努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,適應(yīng)新形勢,迎接新挑戰(zhàn),為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

  總之,提高對檔案管理工作的認(rèn)識,利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理,并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動化的廣泛實(shí)現(xiàn),信息高速公路的建成,對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊,必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢,采取有力措施,從工作重點(diǎn)和方式上來一次大轉(zhuǎn)變,從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備,以勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。

  參考文獻(xiàn):

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