商務(wù)信件及電子郵件的禮儀
應(yīng)酬書信和電子郵件是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的形式。因?yàn)樵谡麄€商務(wù)流通領(lǐng)域,很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往,以此來增進(jìn)友誼,促進(jìn)貿(mào)易。以下是學(xué)習(xí)啦網(wǎng)為您整理的商務(wù)信件及電子郵件禮儀,歡迎閱讀!
商業(yè)信件分類
所有客戶往來的商業(yè)信件要在對方的名字前面加上其職務(wù)稱謂,如“王博士”、“李經(jīng)理”等。信件的結(jié)尾包括自己的聯(lián)系方式和日期。公司內(nèi)部的其他書面文檔也要保持簡潔扼要、通俗易讀。每個公司對內(nèi)部的信件交流格式有自己的一套規(guī)范,但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的,雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書面溝通的方式和內(nèi)容,不包括法律文件和合同。
商業(yè)信件主要分為以下幾類:介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
1.推薦信
往往是推薦一個人申請學(xué)?;蚬ぷ?,里面的內(nèi)容要包括你和對方的關(guān)系,你認(rèn)識對方的時間長短,用例子來說明他的特征,例如你要說這個人勤奮,那么舉一個例子來說明這點(diǎn)。離職前,我總習(xí)慣請老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。
2.稱贊信
如果你滿意對方的產(chǎn)品或服務(wù),寫一封稱贊信。雖然很多人不會這么做,但這是和對方建立良性關(guān)系的開端。如果你很滿意餐廳經(jīng)理的服務(wù),那么寫一封稱贊信給他的上司,一方面你對他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助,另一方面和他建立好關(guān)系,今后能繼續(xù)接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類利己利人的信件,大家應(yīng)該愿意寫,常常寫,因?yàn)檫@能帶來雙贏。
3.投訴信
首先,投訴信要寫給這個組織的最高的領(lǐng)導(dǎo)。其次,避免用情緒化的詞語,要對事不對人。在投訴信的第一段,先將事由作客觀的總結(jié),讓對方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實(shí),例如發(fā)票號碼、事情發(fā)生時間和地點(diǎn)。投訴信也要盡量保持對對方的鼓勵性的態(tài)度,例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名,我也常常是因?yàn)椴蛷d的服務(wù)而前來用餐,我想這個服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫,可如果寫的是“服務(wù)水平”,對方會比較心平氣和地處理這個投訴。最后的一段是你對解決問題的建議,不要很離譜很貪心,要合理。如果對方賣給你的貨,在使用一周后壞了,可以提議退貨、換新的,或在規(guī)定時間內(nèi)修好。最后一句話應(yīng)該是鼓勵性的,例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的,也希望這件事情能夠合理解決,今后我們還可以繼續(xù)合作”
4.解決業(yè)糾紛的信函
因?yàn)楦鞣N原因,在我們購買完某商品后,我們常常需要和對方討個減價,或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應(yīng)附有購買商品的收據(jù)復(fù)印件,讓對方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內(nèi)容要簡單明了。
5.要求信
要求信的內(nèi)容包括要求對方開機(jī)票,或?qū)⒛撤菸募慕o你等。這類信主要包括對方需要的最基本信息即可,不需其他太多文字。
6.拒絕信
商務(wù)往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機(jī)會。要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不是對方不適合你,而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態(tài),表示我們?nèi)杂信d趣與你合作,如果今后有機(jī)會,可以繼續(xù)探討合作的可能及合作方式。
商務(wù)信件及電子郵件的禮儀
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