淺談窗口服務(wù)禮儀要點(diǎn)及注意事項(xiàng)
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)日新月異的發(fā)展,人們對(duì)服務(wù)行業(yè)的要求越來(lái)越高,特別對(duì)窗口服務(wù)單位的服務(wù)與質(zhì)量,更是熱議的話題,那么你們知道窗口的禮儀是怎樣的嗎?下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的窗口禮儀相關(guān)知識(shí),希望能夠幫到大家哦!
窗口禮儀要點(diǎn)
(一)政務(wù)職業(yè)道德
1.忠于職守、愛崗敬業(yè)。政務(wù)人員要具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心,要愛行愛崗、兢兢業(yè)業(yè),要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)操作規(guī)程,塑造良好的政務(wù)形象。
2.精誠(chéng)合作、密切配合。政務(wù)人員要牢固樹立全局觀念和整體意識(shí),要服從大局,密切配合相關(guān)部門及人員的工作,為政務(wù)事業(yè)發(fā)展勇于奉獻(xiàn)。
3.誠(chéng)信親和、尊重服務(wù)對(duì)象。講信用守承諾,對(duì)服務(wù)對(duì)象的合法權(quán)益要高度負(fù)責(zé),要樹立服務(wù)對(duì)象至上、信用第一的服務(wù)意識(shí),要提高職業(yè)技能,提高工作效率;要講究服務(wù)藝術(shù),開展全方位、多層面的服務(wù),提高服務(wù)質(zhì)量。
4.求真務(wù)實(shí)、不斷創(chuàng)新。政務(wù)人員要以求真務(wù)實(shí)的精神,扎扎實(shí)實(shí)地開展工作,要改進(jìn)服務(wù)手段,開展服務(wù)創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)一流服務(wù)。
(二)窗口服務(wù)形象
1.服務(wù)號(hào)牌規(guī)范佩戴。工作人員上崗必須規(guī)范佩戴或擺放統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)識(shí)牌,值班領(lǐng)導(dǎo)(或大廳值班、咨詢?nèi)藛T)須佩戴明顯標(biāo)志。
2.統(tǒng)一著裝,保持整潔。工作人員要統(tǒng)一著裝并做到以下幾點(diǎn):
(1)按統(tǒng)一規(guī)定的時(shí)間著裝、換裝;
(2)按統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)外配套著裝,嚴(yán)禁混穿不同季節(jié)的服裝,嚴(yán)禁制服便裝混穿,嚴(yán)禁歪戴帽、卷袖口、敞衣扣。胸卡掛于上衣左口袋正中處。
(3)衣、褲口袋盡量不裝物品,以免變形,影響美觀;
(4)工作人員不允許穿拖鞋,應(yīng)統(tǒng)一穿黑色皮鞋,皮鞋必須保持清潔明亮;
(5)男性工作人員應(yīng)著深色襪子,女性工作人員應(yīng)著白色襪子,避免露出襪口;
(6)窗口工作人員上班時(shí)不能戴袖套。
3.發(fā)型自然,不染異色。
(1)男性工作人員要勤理發(fā),不得留大鬢角、長(zhǎng)發(fā),不剃光頭,不蓄胡須;
(2)女性工作人員可留各式短發(fā),發(fā)型自然;留長(zhǎng)發(fā)應(yīng)束起盤于腦后,佩戴發(fā)飾;有劉海應(yīng)保持在眉毛上方。
4.儀表大方,配飾得體。
(1)不得戴有色眼鏡從事工作;
(2)女性工作人員不得佩戴過(guò)多或過(guò)于耀眼的飾物,每只手最多只能戴一枚戒指,不得留長(zhǎng)指甲、染指甲;
(3)工作人員要保持面部清潔,不得紋身、化濃妝。
5.精神飽滿,舉止端莊。
(1)站姿要挺拔。
窗口人員臨柜受理業(yè)務(wù)時(shí)手臂可自然地放在柜臺(tái)上,但不準(zhǔn)趴在柜臺(tái)上。
(2)坐姿要端莊。
與服務(wù)對(duì)象坐著面對(duì)面交談時(shí),應(yīng)挺胸收腹微向前傾,目光平視服務(wù)對(duì)象;女性工作人員落座前,先用腳感覺椅子的位置,用手掠平裙子,然后坐下雙腿并攏,雙手輕輕置于腿上;男性工作人員可直接落座,雙腿可略分開,雙手自然置于腿上;坐在椅子上,要立腰、挺胸,上體自然挺直。
(3)行姿要穩(wěn)重。
行走時(shí)身體重心微向前傾,收腹挺胸,目視前方,雙臂前后自然擺動(dòng);一般情況下應(yīng)穩(wěn)步行走,有緊急事情可碎步快行,不可慌張奔跑。
(三)窗口服務(wù)技能
1.業(yè)務(wù)知識(shí)全面了解。政務(wù)人員要了解掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)及政策規(guī)章制度,并能運(yùn)用解決實(shí)際工作中遇到的有關(guān)問(wèn)題。
2.操作技能熟練掌握。政務(wù)人員要熟練掌握本崗位業(yè)務(wù)操作技能。要掌握與業(yè)務(wù)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí),熟練操作本崗位各種電子設(shè)備。
3.處理準(zhǔn)確高效。政務(wù)人員要嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,處理業(yè)務(wù)認(rèn)真、準(zhǔn)確、快捷。
4.持證上崗定期考核。嚴(yán)格政務(wù)人員上崗標(biāo)準(zhǔn),堅(jiān)持持證上崗,定期對(duì)在崗人員進(jìn)行考核,不合格者必須下崗培訓(xùn)。
5.定期培訓(xùn)提高技能。定期對(duì)政務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不定期開展崗位練兵活動(dòng),不斷提高政務(wù)人員服務(wù)技能。
(四)窗口語(yǔ)言規(guī)范
1.服務(wù)時(shí),要語(yǔ)句清晰音量適中,語(yǔ)言文雅、禮貌。
2.工作中,要堅(jiān)持使用文明服務(wù)用語(yǔ)“請(qǐng)、您好、對(duì)不起、謝謝、再見”。
(1)接聽服務(wù)對(duì)象電話時(shí),主動(dòng)自我介紹:“您好政務(wù)中心XX窗口”交談結(jié)束應(yīng)說(shuō):“再見。”待對(duì)方掛機(jī)后再放電話。
(2)給服務(wù)對(duì)象打電話時(shí),主動(dòng)表明身份:“您好,我是您好政務(wù)中心XX窗口。
(3)接待服務(wù)對(duì)象時(shí)使用:“您好,請(qǐng)問(wèn)您辦理什么業(yè)務(wù)?”“您好,請(qǐng)問(wèn)有什么事我可以幫忙嗎?”
(4)服務(wù)對(duì)象辦理不需提供相關(guān)證明、資料的業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)說(shuō):“請(qǐng)稍候,我馬上為您辦好。
(5)服務(wù)對(duì)象辦理需提供相關(guān)證明、資料的業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,請(qǐng)您出示××資料(證件)。”
(6)服務(wù)對(duì)象提供的資料不全時(shí),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,根據(jù)規(guī)定,辦理這項(xiàng)業(yè)務(wù)需要提供××資料,這次讓您白跑一趟真是抱歉!”
(7)服務(wù)對(duì)象辦理的業(yè)務(wù)需相關(guān)部門或人員簽字時(shí),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,根據(jù)規(guī)定這筆業(yè)務(wù)需要××部門(人員)簽字,麻煩您去辦理簽字手續(xù)。”
(8)辦完業(yè)務(wù)后,應(yīng)說(shuō):“您的業(yè)務(wù)已辦理完畢,請(qǐng)收好相關(guān)憑證。”
(9)服務(wù)對(duì)象辦理支票查詢業(yè)務(wù)時(shí),經(jīng)查詢款項(xiàng)未到帳,應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,您所查的款項(xiàng)暫時(shí)沒到,請(qǐng)將您的電話號(hào)碼留下,款到后我們立即通知您。”
(10)服務(wù)對(duì)象若要查詢與自己不相關(guān)的信息時(shí),應(yīng)婉言謝絕:“對(duì)不起,為了保護(hù)服務(wù)對(duì)象權(quán)益,按規(guī)定我不能為您查詢,請(qǐng)您諒解。”
(11)服務(wù)對(duì)象進(jìn)行咨詢時(shí),應(yīng)說(shuō):“請(qǐng)問(wèn)您有什么問(wèn)題需要咨詢嗎?”
(12)服務(wù)對(duì)象進(jìn)行咨詢,若詢問(wèn)的內(nèi)容自己不太清楚(或不能處理),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,請(qǐng)您隨我到XXXX辦理。”
(13)服務(wù)對(duì)象的要求與國(guó)家政策規(guī)定相悖時(shí),應(yīng)說(shuō):“非常抱歉,根據(jù)規(guī)定我不能為您辦理這項(xiàng)業(yè)務(wù),希望您能諒解。”
(14)服務(wù)對(duì)象出現(xiàn)失誤更正后可以辦理時(shí),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,您的××有誤(指明錯(cuò)誤之處),請(qǐng)您重新辦理一下。”
(15)當(dāng)由于自身原因不能滿足服務(wù)對(duì)象要求時(shí),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,因?yàn)?times;×原因,我們這里不能滿足您的要求,請(qǐng)您到您好政務(wù)中心XX窗口去辦理好嗎?”
(16)在辦理業(yè)務(wù)時(shí),因特殊原因需接聽電話應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,我接一下電話,請(qǐng)稍候。”接完電話后應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,讓您久等了。”
(17)臨時(shí)出現(xiàn)設(shè)備故障,應(yīng)說(shuō):“請(qǐng)?jiān)?,?jì)算機(jī)線路暫時(shí)出現(xiàn)故障,我們?cè)诒M快排除,請(qǐng)稍候。”
(18)服務(wù)對(duì)象代辦必須由本人親自辦理的業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)說(shuō):“對(duì)不起,這項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)該由本人親自辦理。請(qǐng)您通知本人來(lái)我處辦理,謝謝您的配合。”
(19)收到服務(wù)對(duì)象的投訴、建議時(shí),應(yīng)說(shuō):“非常感謝您對(duì)我們的工作提出寶貴意見,請(qǐng)您留下姓名和電話號(hào)碼,我們處理后盡快與您聯(lián)系。”
(20)服務(wù)對(duì)象向自己表示歉意或謝意時(shí),應(yīng)說(shuō):“沒關(guān)系,這是我們應(yīng)該做的。”
(21)與服務(wù)對(duì)象道別時(shí),應(yīng)說(shuō):“感謝您對(duì)我們工作的支持,歡迎您再來(lái)。”
(22)當(dāng)服務(wù)對(duì)象對(duì)憑證有疑問(wèn)時(shí),應(yīng)說(shuō):“您有什么疑問(wèn)?我來(lái)為您解釋。”
(23)當(dāng)業(yè)務(wù)繁忙時(shí),應(yīng)說(shuō):“請(qǐng)您稍候,我馬上為您辦理。”
(五)窗口服務(wù)態(tài)度
1.窗口人員必須做到:繳費(fèi)咨詢一樣主動(dòng),生人熟人一樣熱情,忙時(shí)閑時(shí)一樣耐心,表?yè)P(yáng)批評(píng)一樣誠(chéng)懇。
2.迎接服務(wù)對(duì)象主動(dòng)熱情。
(1)當(dāng)服務(wù)對(duì)象走近柜臺(tái)時(shí),對(duì)服務(wù)對(duì)象禮貌熱情、主動(dòng)招呼、微笑迎接、目視服務(wù)對(duì)象并向服務(wù)對(duì)象問(wèn)好。
(2)當(dāng)服務(wù)對(duì)象在柜臺(tái)前徘徊猶豫時(shí),要主動(dòng)熱情詢問(wèn)并留意服務(wù)對(duì)象手中的憑證,得到確切答復(fù)后再作具體引導(dǎo)。
(3)當(dāng)忙于手中的內(nèi)部工作未及時(shí)發(fā)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象時(shí),首先要向服務(wù)對(duì)象道歉,然后本著“先外后內(nèi)”的原則,盡快停下手中的工作為服務(wù)對(duì)象辦理業(yè)務(wù)。
(4)當(dāng)經(jīng)常繳費(fèi)的服務(wù)對(duì)象來(lái)到柜臺(tái)前時(shí),要主動(dòng)以姓氏稱呼服務(wù)對(duì)象并要向服務(wù)對(duì)象問(wèn)好。
(5)當(dāng)多位服務(wù)對(duì)象幾乎同時(shí)到達(dá)營(yíng)業(yè)窗口時(shí),要對(duì)先到和后到的服務(wù)對(duì)象都打招呼,并先向后到的服務(wù)對(duì)象做解釋,再詢問(wèn)先到的服務(wù)對(duì)象辦理什么業(yè)務(wù),然后按先后順序辦理業(yè)務(wù)。
(6)當(dāng)柜臺(tái)前有服務(wù)對(duì)象正在辦理業(yè)務(wù),同時(shí)又有新的服務(wù)對(duì)象進(jìn)入視線時(shí),應(yīng)用目光或點(diǎn)頭示意服務(wù)對(duì)象,并主動(dòng)用“您好,請(qǐng)稍等一下”等語(yǔ)言安撫服務(wù)對(duì)象。
(7)對(duì)下班前辦理業(yè)務(wù)的服務(wù)對(duì)象,不能拒絕、不能急躁,要認(rèn)真受理。
3.仔細(xì)聆聽把握意圖。
(1)辦理業(yè)務(wù)要準(zhǔn)確了解服務(wù)對(duì)象的用意,并得到服務(wù)對(duì)象確認(rèn)。當(dāng)服務(wù)對(duì)象表達(dá)不清楚時(shí),應(yīng)委婉地請(qǐng)求服務(wù)對(duì)象重復(fù)表達(dá)意圖。
(2)服務(wù)對(duì)象猶豫不定時(shí),主動(dòng)宣傳業(yè)務(wù)辦理程序,迅速進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。
4.解答咨詢耐心細(xì)致。
(1)解答服務(wù)對(duì)象詢問(wèn),態(tài)度耐心誠(chéng)懇,語(yǔ)言通俗易懂,表達(dá)清晰準(zhǔn)確。
(2)遇到自己不熟悉的問(wèn)題時(shí),不能推諉、搪塞,要主動(dòng)向同事請(qǐng)教,然后答復(fù)服務(wù)對(duì)象。
5.業(yè)務(wù)辦完禮貌道別。
(1)辦完業(yè)務(wù)將相關(guān)憑證遞交服務(wù)對(duì)象時(shí),動(dòng)作要輕,不扔不摔。提醒服務(wù)對(duì)象核對(duì)、收好。
(2)服務(wù)對(duì)象臨走時(shí)應(yīng)禮貌道別,歡迎再來(lái)。
6.服務(wù)對(duì)象失誤委婉提醒。
(1)發(fā)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象走錯(cuò)柜臺(tái)時(shí),應(yīng)禮貌地為服務(wù)對(duì)象指明辦理的柜臺(tái);服務(wù)對(duì)象要求辦理本網(wǎng)點(diǎn)暫未開辦的業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)先向服務(wù)對(duì)象致歉并介紹服務(wù)對(duì)象到開辦此項(xiàng)業(yè)務(wù)的網(wǎng)點(diǎn)辦理。
(2)看到有服務(wù)對(duì)象插隊(duì)時(shí),應(yīng)委婉地規(guī)勸服務(wù)對(duì)象按先后順序排隊(duì);看到前面的服務(wù)對(duì)象已辦理完業(yè)務(wù)離開而下一位服務(wù)對(duì)象仍站在等候處時(shí),應(yīng)熱情地引導(dǎo)服務(wù)對(duì)象上前辦理。
7.值班領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)清晰,解答咨詢認(rèn)真準(zhǔn)確,指導(dǎo)業(yè)務(wù)耐心細(xì)致,處理糾紛及時(shí)公正。
(六)服務(wù)場(chǎng)所
1.窗外牌匾規(guī)范。窗口外醒目位置要按規(guī)定設(shè)置門楣招牌、銅牌和營(yíng)業(yè)時(shí)間牌、玻璃門與落地窗醒示防撞條等標(biāo)識(shí)并定期清洗,保持無(wú)損壞、無(wú)污損,充分體現(xiàn)鮮明、統(tǒng)一、整潔、醒目的總體風(fēng)格。
2.大廳設(shè)施齊全。內(nèi)部總體裝飾風(fēng)格上力求簡(jiǎn)潔、淡雅、穩(wěn)重。要按照規(guī)定,設(shè)置折頁(yè)架、告示牌、業(yè)務(wù)宣傳欄等,要在征費(fèi)大廳醒目位置,設(shè)置提醒服務(wù)對(duì)象妥善保管財(cái)物的警示性文字,要提供服務(wù)對(duì)象書寫的用具以及便于服務(wù)對(duì)象監(jiān)督的意見箱(意見簿),并公示服務(wù)對(duì)象服務(wù)電話、投訴電話和服務(wù)網(wǎng)址。
3.環(huán)境衛(wèi)生干凈。征費(fèi)廳門前無(wú)垃圾無(wú)雜物,不隨意張貼印刷品;內(nèi)部環(huán)境整潔、明亮,做到“四凈四無(wú)”,即“地面凈、桌面凈、墻面凈、門面凈”、“無(wú)灰塵、無(wú)紙屑、無(wú)雜物、無(wú)異味”。
4.物品擺放整齊。各項(xiàng)物品不亂堆亂放。供服務(wù)對(duì)象使用的物品,干凈整齊,定期消毒,柜臺(tái)內(nèi)辦公用品分必用物品和非必用物品分類擺放。必用物品定點(diǎn)定位放置,非必用物品放在隱蔽位置。
(七)服務(wù)設(shè)施
1.服務(wù)設(shè)施性能完好。
2.便民設(shè)施干凈整潔。大廳沙發(fā)或休息椅、茶幾、飲水機(jī)等便民設(shè)施要保持干凈整潔;根據(jù)業(yè)務(wù)需要配備電子顯示屏要按要求正常播放;訂閱的報(bào)紙要及時(shí)更新。
3.監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行。大廳必須配備監(jiān)控設(shè)備并保證監(jiān)控設(shè)備正常運(yùn)行。
4.宣傳物品美觀規(guī)范。政策宣傳資料應(yīng)按要求整齊掛貼在告示牌上,宣傳折頁(yè)、物品擺放整齊,美觀。告示牌內(nèi)容要準(zhǔn)確印刷,字體要美觀,設(shè)置要規(guī)范,更換要及時(shí),保持清潔衛(wèi)生。
5.根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置業(yè)務(wù)咨詢臺(tái),便于引導(dǎo),回答服務(wù)對(duì)象咨詢,處理服務(wù)糾紛。
(八)服務(wù)紀(jì)律
1.遵守法紀(jì)保守秘密。不準(zhǔn)違反國(guó)家法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)章制度,保守服務(wù)對(duì)象秘密,維護(hù)服務(wù)對(duì)象權(quán)益。
2.業(yè)務(wù)處理規(guī)范操作。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作規(guī)程,按規(guī)定進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。
3.準(zhǔn)備工作提前進(jìn)行。服務(wù)窗口要提前10分鐘做好營(yíng)業(yè)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。以保證服務(wù)窗口按時(shí)接待服務(wù)對(duì)象。
4.對(duì)外服務(wù)準(zhǔn)時(shí)滿點(diǎn)。嚴(yán)格按照對(duì)外公示的時(shí)間營(yíng)業(yè),未經(jīng)批準(zhǔn)不得中途或提前停止服務(wù);服務(wù)期間因故離柜中斷服務(wù),必須擺放“暫停服務(wù)”柜臺(tái)指示牌,向服務(wù)對(duì)象明示并引導(dǎo)服務(wù)對(duì)象在其他柜臺(tái)辦理業(yè)務(wù),以防服務(wù)對(duì)象在無(wú)人柜臺(tái)前等待。
5.聽取意見虛心謙和。接受服務(wù)對(duì)象批評(píng)和聽取意見時(shí),要表示感謝不要爭(zhēng)辯。自己解決不了的,要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)解答處理;在工作中受到委屈時(shí)要顧全大局,謙和禮讓求得理解,禁止與服務(wù)對(duì)象爭(zhēng)吵。
6.利用間隙,收入扎賬。工作人員扎賬必須在柜臺(tái)無(wú)服務(wù)對(duì)象情況下進(jìn)行,嚴(yán)禁出現(xiàn)工作人員為扎賬或處理內(nèi)部事務(wù),而隨意擺放暫停服務(wù)牌停辦業(yè)務(wù)的現(xiàn)象,特殊情況必須征得領(lǐng)導(dǎo)同意。
7.現(xiàn)金離柜前必須提醒服務(wù)對(duì)象在柜臺(tái)前清點(diǎn),避免發(fā)生糾紛。
8.發(fā)現(xiàn)假幣明確告知。發(fā)現(xiàn)假幣時(shí)應(yīng)向服務(wù)對(duì)象說(shuō)明判定為假幣的依據(jù),讓服務(wù)對(duì)象確信,并誠(chéng)懇地向服務(wù)對(duì)象講解識(shí)別假幣的方法。
9.發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)說(shuō)明。當(dāng)出現(xiàn)服務(wù)對(duì)象交款差錯(cuò)時(shí),應(yīng)將現(xiàn)金全部交還服務(wù)對(duì)象請(qǐng)其清點(diǎn)。
10.遺失物品主動(dòng)歸還。發(fā)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象遺失物品,應(yīng)主動(dòng)當(dāng)面歸還,若不能當(dāng)面歸還的,應(yīng)妥善保管并積極與服務(wù)對(duì)象聯(lián)系,將物品歸還服務(wù)對(duì)象。
11.辦理業(yè)務(wù)服務(wù)對(duì)象優(yōu)先。柜面服務(wù)應(yīng)堅(jiān)持“先外后內(nèi)、先急后緩”的原則,辦理業(yè)務(wù)時(shí)如有電話打來(lái),必須辦完業(yè)務(wù)后再接電話,縮短服務(wù)對(duì)象等候時(shí)間;如有特殊情況必須先接電話的,須征得服務(wù)對(duì)象的同意;接聽、撥打電話要長(zhǎng)話短說(shuō)、言簡(jiǎn)意賅,私人電話不超過(guò)2分鐘。
12.辦公時(shí)間盡職工作。工作人員崗前不得飲酒,當(dāng)班不得吸煙。營(yíng)業(yè)時(shí)間不得擅自離崗、串崗、聊天、大聲喧嘩或從事與工作無(wú)關(guān)的事務(wù)。
13.服務(wù)對(duì)象在征費(fèi)大廳排隊(duì)繳費(fèi)時(shí),工作人員應(yīng)根據(jù)情況主動(dòng)提示服務(wù)對(duì)象做好防范。
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