秘書學(xué)考試試題及答案_秘書學(xué)考試習(xí)題及答案(2)
秘書學(xué)考試試題及答案：簡(jiǎn)答題
秘書活動(dòng)產(chǎn)生必須具備的條件是什么?
答：秘書活動(dòng)產(chǎn)生必須具備的條件有兩個(gè)：(1)秘書活動(dòng)產(chǎn)生的前提條件，即社會(huì)管理組織的出現(xiàn)。
(2)秘書活動(dòng)產(chǎn)生的必要條件，即文字和公文的出現(xiàn)。
2、請(qǐng)簡(jiǎn)述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容是什么?
答：秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：(1)文明禮貌。(2)愛崗敬業(yè)。(3)誠(chéng)實(shí)守信。(4)辦事公道。(5)勤儉節(jié)約，消費(fèi)有度。(6)遵紀(jì)守法，熟知熟用法規(guī)。(7)團(tuán)結(jié)協(xié)作，互助友愛。(8)實(shí)事求
是，勇于創(chuàng)新。
3、請(qǐng)簡(jiǎn)述秘書工作有什么作用?
答：秘書工作有以下幾點(diǎn)作用：(1)參謀智囊的作用。(2)事務(wù)助手的作用。(3)樞紐的作用。(4)協(xié)調(diào)的作用。(5)窗口的作用。(6)信息的作用。
4、請(qǐng)簡(jiǎn)述收文處理和發(fā)文處理的環(huán)節(jié)。
答：收文處理，指各單位圍繞所收公文進(jìn)行的一系列程序性工作，主要包括對(duì)公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié);
發(fā)文處理，指各單位圍繞所發(fā)公文進(jìn)行 的一系列程序性工作，主要包括對(duì)公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、繕印、校對(duì)、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。
5、請(qǐng)簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)工作的原則。
答：會(huì)務(wù)工作的原則包括：(1)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議的指導(dǎo)思想;(2)熟悉和掌握會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)情況;
(3)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬定會(huì)議安排;(4)精心組織，周到服務(wù);(5)重視并妥善做好會(huì)議的善后工作。
6、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有什么區(qū)別?
答：會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別有四點(diǎn)：(1)性質(zhì)不同。會(huì)議紀(jì)要是規(guī)定性行政公文，而會(huì)議紀(jì)要是記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的事物性文書。 (2)內(nèi)容的繁簡(jiǎn)程度不同。會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理、提煉而形成的會(huì)議內(nèi)容的要點(diǎn)，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的宗旨;而會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議情況的原始、詳盡的記錄，重點(diǎn)體現(xiàn)會(huì)議的過(guò)程性和具體性。 (3)形式有所不同。會(huì)議紀(jì)要具有公文的規(guī)范格式，而會(huì)議記錄的形式則比較靈活和自由，會(huì)議紀(jì)要通常采用總分式結(jié)構(gòu)，而會(huì)議記錄則采用順時(shí)結(jié)構(gòu)。 (4)處置方式和作用不同。會(huì)議紀(jì)要一般可以文件的形式發(fā)布或在報(bào)刊升公開發(fā)表，用來(lái)“傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”，而會(huì)議記錄只作為內(nèi)部資料，以備查考。
7、請(qǐng)簡(jiǎn)述接待工作的原則
答：接待工作的原則有：(1)熱情大方，注重實(shí)效。(2)認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致周到。(3)確保安全，內(nèi)外有別。
(4)勤儉節(jié)約，講究禮儀。
8、請(qǐng)簡(jiǎn)述辦公室的辦事原則
答：辦公室的辦事原則主要包括：(1)服務(wù)原則。(2)高效原則。(3)保密原則。(4)統(tǒng)一原則。
秘書學(xué)考試試題及答案：案例分析
(一)意外的電話
這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會(huì)。公司有規(guī)定，在開董事會(huì)時(shí)會(huì)，參加人員一般不接電話，等散了再說(shuō)。十點(diǎn)左右，公司的大客戶李總來(lái)電話，他對(duì)孫總的秘書于雪說(shuō)他有急事要與孫總商量。面對(duì)這種情況，于雪應(yīng)該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：
a、李總，對(duì)不起!我們老總正在開會(huì)，不能接聽電話。
b、李總，實(shí)在不湊巧，我們孫總正在參加董事會(huì)，估計(jì)會(huì)議要到12點(diǎn)鐘才結(jié)束?；仡^我們?cè)俳o您來(lái)個(gè)電
話，您看這樣可以嗎?
c、李總，請(qǐng)您稍等一下，孫總剛剛散會(huì)，我馬上幫您去找找。
d、李總請(qǐng)您等一下，我馬上叫我們孫總來(lái)接電話!
e、李總，實(shí)在對(duì)不起，我們孫總不在公司。
問(wèn)題
對(duì)于于雪以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請(qǐng)說(shuō)明理由，并對(duì)其他幾種選擇進(jìn)行評(píng)析。
答：選C是比較合適的，因?yàn)楫?dāng)于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向?qū)O總悄悄匯報(bào)，聽取他的指示，如果孫總認(rèn)為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對(duì)方：“實(shí)在對(duì)不起，這會(huì)兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個(gè)電話，您看這樣可以嗎?”如果孫總愿意來(lái)接，于雪就可以說(shuō)剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進(jìn)退自如 選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對(duì)方的感受。對(duì)方會(huì)想：既然你們孫總在公司，只不過(guò)是在開會(huì)，那為什么就不能抽幾分鐘來(lái)接個(gè)電話呢?你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的口號(hào)嗎，為什么在這個(gè)時(shí)候你開會(huì)的事就一定比我的事重要呢?對(duì)方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語(yǔ)氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。 選B也不合適。對(duì)方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點(diǎn)鐘，那心里肯定不是滋味。 選D明顯不合適，因?yàn)楣居幸?guī)定，領(lǐng)導(dǎo)人開會(huì)時(shí)一般不接電話，于雪未經(jīng)孫總同意就答應(yīng)對(duì)方，那不僅違反了公司規(guī)定，而且是非常草率的，如果孫總不來(lái)接電話，那她又如何答復(fù)客戶呢?選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會(huì)讓對(duì)方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對(duì)方出現(xiàn)猜疑，那就不利于雙方今后的合作。
(二)一天上午,某公司董事長(zhǎng)突然收到一封非常無(wú)禮的來(lái)信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來(lái)的。董事長(zhǎng)怒氣沖沖地把秘書叫來(lái),讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會(huì)收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長(zhǎng)時(shí)間的業(yè)務(wù)往來(lái),但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾!
董事長(zhǎng)口述完上述復(fù)信內(nèi)容,要秘書將信打好寄走。
對(duì)于董事長(zhǎng)的吩咐,秘書應(yīng)該采取什么樣的態(tài)度呢?下面是四種不同的處理辦法：
A.“是,我立刻照辦!”秘書回到辦公室按董事長(zhǎng)的口述將信打印好并寄走了。
B.秘書認(rèn)為董事長(zhǎng)在盛怒中做出的決定有欠妥當(dāng),如果將信寄出,對(duì)公司和董事長(zhǎng)本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長(zhǎng)的指示,而是將信“壓下來(lái)”。
C.秘書不執(zhí)行董事長(zhǎng)的指示,并提出忠告：“董事長(zhǎng),請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)!想一想這樣的信寄出去會(huì)有什么樣的后果吧。對(duì)方寫來(lái)這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關(guān)系呢?我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧。”
D.秘書退下去將信打印出來(lái),但沒有馬上寄走,而是等到當(dāng)天快下班的時(shí)候,見董事長(zhǎng)怒氣已消,將打
印好的信遞給董事長(zhǎng),“董事長(zhǎng),您交代的信已經(jīng)打印好,請(qǐng)您過(guò)目,您覺得這樣可以寄出去嗎?” (材料來(lái)源：夏目通利《秘書常識(shí)趣談》)
請(qǐng)問(wèn),在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當(dāng)?哪一種最不妥當(dāng)?為什么?
答：D的處理方法最妥當(dāng)。C的處理方法最不妥當(dāng)。 領(lǐng)導(dǎo)在生氣時(shí)做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無(wú)法挽回可能造成的損失,假如領(lǐng)導(dǎo)冷靜下來(lái)后想改變決定也沒有機(jī)會(huì)了。 如果像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,則有越權(quán)性質(zhì),如領(lǐng)導(dǎo)將來(lái)查問(wèn)此事,秘書將無(wú)法交代。董事長(zhǎng)也可能早就想同這家代理商終止往來(lái),這封信只是一根導(dǎo)火索而已。 C在領(lǐng)導(dǎo)情緒惡劣時(shí)以教訓(xùn)的語(yǔ)氣當(dāng)面“忠告”,無(wú)異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領(lǐng)導(dǎo)冷靜思考問(wèn)題,不管董事長(zhǎng)的決定是對(duì)是錯(cuò),C的作法都沒有任何好處。 D的處理方法既執(zhí)行了領(lǐng)導(dǎo)的指示,也給領(lǐng)導(dǎo)留下了冷靜下來(lái)后仔細(xì)思考改變決定的余地,因?yàn)槿绻麻L(zhǎng)確實(shí)是在沖動(dòng)的狀況下做出了錯(cuò)誤的決定,則經(jīng)過(guò)半天的思考,他會(huì)自我反省,這時(shí)秘書將信遞給他, 并以委婉的語(yǔ)氣表示對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決定的不同看法,實(shí)際上給了領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)重新決策的機(jī)會(huì);如果董事長(zhǎng)冷靜下來(lái)后仍然決定與對(duì)方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。 (三)8月10日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預(yù)定20日上午回來(lái)。秘書小蘇負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小蘇說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。
小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會(huì)，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，20日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。于是小蘇打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。
小蘇處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?
答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下：(1)寄自天津分公司的郵件，小蘇應(yīng)該交給銷售科長(zhǎng)本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。(2)小蘇應(yīng)該在總經(jīng)理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關(guān)內(nèi)容，好讓總經(jīng)理知道自己有一封郵件未看。(3)小蘇不能自作主張，替總經(jīng)理出席研討會(huì)，她應(yīng)該打電話請(qǐng)示總經(jīng)理。小蘇不應(yīng)該簡(jiǎn)單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應(yīng)該找部門領(lǐng)導(dǎo)處理此事。
(四)辦公室主任老宋把會(huì)議一切準(zhǔn)備工作都作了安排，但到了開會(huì)的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復(fù)交待要認(rèn)真仔細(xì)地檢查會(huì)場(chǎng)，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)。 大會(huì)開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來(lái)。到主持大會(huì)者宣布奏國(guó)歌時(shí)，擴(kuò)音器傳上的卻不是國(guó)歌，當(dāng)場(chǎng)人驚呆了。原來(lái)音響設(shè)備沒有檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái)，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道“起來(lái)，不愿„„„„”指揮與會(huì)者唱國(guó)歌，人們這才從國(guó)歌聲中把思想集聚到會(huì)場(chǎng)上來(lái)。請(qǐng)你談?wù)勀銓?duì)此事的看法。
答：會(huì)議的組織對(duì)秘書人員的要求很高。會(huì)議的順利進(jìn)行不僅依賴充分、細(xì)致的會(huì)前準(zhǔn)備工作，還需要嚴(yán)謹(jǐn)、周密的會(huì)間組織工作;不僅要有健全的會(huì)議工作機(jī)構(gòu)、縝密的會(huì)議議程與日程，還要做好各項(xiàng)具體的會(huì)務(wù)工作，明確分工，責(zé)任到人，安排得力，運(yùn)轉(zhuǎn)有序，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)周嚴(yán)、操縱自如的會(huì)議工作系統(tǒng)。 秘書會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前、會(huì)間的工作服務(wù)都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進(jìn)，避免出現(xiàn)差錯(cuò)。這樣，才能保證會(huì)議質(zhì)量。任何一個(gè)環(huán)節(jié)，任何一項(xiàng)具體事務(wù)上出現(xiàn)差錯(cuò)和疏漏，都可能會(huì)影響會(huì)議 6 的效果。 會(huì)間調(diào)度是指會(huì)議進(jìn)行期間對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容及會(huì)場(chǎng)服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。老宋較好地對(duì)會(huì)場(chǎng)上臨時(shí)出現(xiàn)的意外情況進(jìn)行了處理，及時(shí)的解決了問(wèn)題，在遇到問(wèn)題時(shí)能夠沉著冷靜、靈活應(yīng)變，做好臨時(shí)的調(diào)度工作，從而確保了會(huì)議的順利進(jìn)行。
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