采購流程優(yōu)化的目的規(guī)范
采購流程優(yōu)化的目的規(guī)范
注意采購流程設計的要點固然重要,但是隨著環(huán)境的不斷變化,采購流程的優(yōu)化工作也是必須注意的。小編給大家整理了關于采購流程優(yōu)化的目的，希望你們喜歡!
采購管理流程優(yōu)化的標準
1、詢價(Solicitation)
詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術語叫供方資格確認 (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專家擬定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。
2、供方選擇(Source Selection)
這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。
加權方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。
獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。
3、合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調。
1)授權承包商在適當?shù)臅r間進行工作。
2)監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術績效。
3)檢查和核實分包商產(chǎn)品的質量。
4)變更控制，以保證變更能得到適當?shù)呐鷾剩⒈ＷC所有應該知情的人員獲知變更。
5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。
6)采購審計。
7)正式驗收和合同歸檔。
采購流程優(yōu)化的主要內容
一、運用專業(yè)管理工具
向客戶發(fā)放采購卡是大多數(shù)企業(yè)都認可的一種改進采購流程的工具或系統(tǒng)。即采購卡是最常用的管理工具之一。
二、對采購卡的通俗理解
它是一種面向穩(wěn)定供應商的采購方客戶使用的信用卡種類。通常，面向采購卡的商品(物品)項目的價值相對而言比較低。當需要此類物品的客戶要求降低采購成本時，可完全跨過采購部門，自己使用采購卡聯(lián)系供應商即可。
如果通過采購部門在大范圍內搜索供應商，采購方的成本通常都會超出物品本身的價值。
研究表明在大多數(shù)企業(yè)里采購部門只要負責采購卡的引進和管理工作，就可滿足客戶的需求。實踐也表明，客戶用采購卡來進行交易能夠迅速得到需求的響應，且有效地降低平均成本;而采購方也減少了大量的搜尋工作及相應的成本。
三、利用互聯(lián)網(wǎng)，擴大在線體系的應用范圍
第一 建立基于互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務體系?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的電子采購商務體系一般包括了一系列廣泛而多樣的活動。
1、從客戶到采購部門的在線通知系統(tǒng)。在線通知系統(tǒng)是指通過高效和迅速的信息傳遞方式來節(jié)約時間的一種內部系統(tǒng)?？蛻粼谛枰ㄟ^采購部門來滿足物料和服務需求的時候使用該系統(tǒng)。客戶會通過內部的電子系統(tǒng)來發(fā)送采購請求。采購部門通過在線通知系統(tǒng)快速獲取采購請求，執(zhí)行采購霧騰騰。對于低價值的物料采購應該再開發(fā)一種新的系統(tǒng)或流程，使客戶直接從供應商那里獲取而不需要采購部門參與。
2、在線訂購系統(tǒng)。在線系統(tǒng)中，買方與賣方通過網(wǎng)絡工具建立直接的電子聯(lián)系。該系統(tǒng)的主要特征是需要一個軟件作支撐。事實證明：企業(yè)一旦與供應商建立了長期合作關系，在線訂購就成為常規(guī)的采購方式。
在線訂購系統(tǒng)的優(yōu)點主要有：
優(yōu)點一 供需雙方可立即知道延遲交貨項目
優(yōu)點二 訂單輸入時間更短，從而縮短了訂單周期時間
優(yōu)點三 減少誤差
優(yōu)點四 訂單的跟蹤能力更加強大
優(yōu)點五 有助于在供應商與公司間建立緊密的聯(lián)系
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