策劃一場活動的流程
策劃一場活動的流程
大型活動的策劃就是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。如何策劃異常活動，策劃活動的流程步驟有哪些相關的。小編給大家整理了關于策劃一場活動的流程，希望你們喜歡!
策劃一場活動的六個步驟
第一步 確定主題
首先，要策劃一個活動必須確定一個主題，這個主題最好用一個詞可概括。例如：團結、奮斗、永恒、和諧、希望、追求。然后用一句話圍繞這個主題作為整個活動的廣告語。不要試圖在一個活動中加入太多的主題，這樣會使你的整個活動表達不清。因為通常參與活動的人不會很用心地品味你的活動，他只是被動地接受你傳達的信息。如果你想把很多的信息傳達給他，其結果必然是他被弄糊涂了，不知道你想說什么。
因此，一個活動最好只有一個主題，然后將這個主題清清晰地傳達給觀眾。客戶從接到邀請函時開始，這個主題就慢慢地滲透進去，一直到客戶拿著禮物離開現場，這個主題講的故事才告一段落。這樣，一個活動才是有靈魂的活動，而不是一鍋大雜燴。
第二步 尋找創(chuàng)意
確定了主題之后要做的就是尋找創(chuàng)意。在來賓的眼里大多數活動都大同小異，無非就是紅地毯、旗幟、空飄球、氣拱門、背景板、鑼鼓、歌舞之類。要讓你的活動在他們腦海中留下印象，你必須有所創(chuàng)意。
不要把創(chuàng)意想像成廣告公司的策劃師喝著苦咖啡皺著眉頭才能想出來的東西，你也行!誰能比你更了解這個活動對你們公司的意義呢?所以，騎上思維的駿馬，去尋找創(chuàng)意吧。
創(chuàng)意是思考的過程，也是一個與思維掙扎的過程。一個好的創(chuàng)意并不是僅僅依靠拍腦袋就能成功的，需要有一種系統(tǒng)的思考方法去尋找創(chuàng)意，讓這個創(chuàng)意有執(zhí)行的可能。那么，用什么的系統(tǒng)方法可以把這個創(chuàng)意給提煉出來呢?
假如我問你曲別針有多少種用途，您會想出幾種?十種?二十種?一百種?
在平常的思維中它只是一個夾文件的東西。但是如果我告訴你有人想出一萬種用途，你是否會感到很驚訝?
他是用系統(tǒng)的方法去思考創(chuàng)意，把它的屬性列出來例如重量、顏色、成份、柔軟度、一個屬性就是一個坐標軸，再與我們日常生活相接觸就可以產生用途。例如成份是導電的，與物理結合可以用來導電。柔軟的性質與文字相結合可以扭曲成各國的字母......曲別針的總體信息分成重量、體積、長度、截面、彈性、直線、銀白色等10多個要素，再把這些要素，用一根標線聯系起來，形成一個信息標，然后，把與人類實踐活動有關的要素聯系起來，最后形成信息反應場。
這樣，他發(fā)現了曲別針的成千上萬種用途：做魚鉤、做牙簽、做夾子......
這樣的思考方法就是跳出平時的思維模式，用新的思維角度去考慮問題。創(chuàng)意并不是天馬行空，無跡可尋，可以用科學的方法去進行系統(tǒng)的創(chuàng)意開發(fā)，激發(fā)大腦。開放型思維要求思維能夠從廣度和深度兩個方面發(fā)散出去，就像是一顆夜明珠發(fā)出的光芒一樣，以一點為中心向四面八方輻射，橫向的、縱向的、逆向的，各個方面都要延伸出去。橫向思維決定了思維的廣度，縱向和逆向思維則決定了思維的深度。
你可以用思維導圖的方式系統(tǒng)尋找這些創(chuàng)意，如果有一個團隊跟你進行頭腦風暴，找到好創(chuàng)意的機率會大大增加。
第三步 策劃文案
有了主題，有了廣告語，再有個創(chuàng)意，我們開始籌劃整個活動的過程。
做方案時要首先考慮資金，因為一場的預算是有限的，不可能像奧運會開幕式一樣無限制的超支。我們必須讓每一份資金發(fā)揮最大的效率。資金的分配實際是一個非常大的問題。很多時候，一場活動花很多的錢卻沒有效果。因為它沒有把有效的資金運用到最有效的地方——好鋼用在刀刃上，如何使資金的分配到達最大化，我們可以使用各種指標法。通過指標確定投入的大小。
平均的投入只能做一個下平庸的活動。例如，假如你是做飲料的，你可以去訂做一個飲料瓶的氣模，在會場上樹起一個巨大的產品氣模，那么以此做為一個創(chuàng)意點，圍繞活動不斷地深化、不斷地展開，人們的注意力就會集中在這個氣模身上。整個活動都通過這個氣模進行了整個的放大。那么人們會覺得它非常的宏大，有亮點。如果做了這個模型只是把它當作迎賓放在門口，之后就全部忘掉。那么這筆錢只發(fā)揮了十分之一的作用。
我們現在用的就是一種系統(tǒng)的方法，能把活動的亮點進行最大化的呈現，從而使活動的主題更加深化。
這些創(chuàng)意有可能像是一顆一顆零散的珍珠，我們需要做的是用一條線將這些珍珠串起來。從而使整個主題更加豐滿，讓來賓不斷地從各個角度不斷地觸及這個主題，在腦海中留下更深刻的印象。
每一次都應該把一場活動看作是導演一場電影，你能帶給觀眾什，在散場之后，觀眾又能帶走什么。這是一場活動成敗的關鍵。
有了這些創(chuàng)意之后，你要想辦法把它組織在活動的策劃文案中。要記住一點，不要去重復發(fā)明輪子。你手頭的工具越多，案例越多，你實現的創(chuàng)意的手段也就越多。所以，從現在開始，你就要把好的創(chuàng)意積累下來，無論是網上下的、書中讀的、路邊看的、自己想的，好記性不如爛筆頭，好好充實你的彈藥庫吧。
例如請柬，如果你有一千種模板可以選擇，你會發(fā)現你的創(chuàng)意會容易實現得多。從請柬到現場的布置，到主持人的講話，到節(jié)目的編排，這些都需要圍繞一個主題，這是活動的靈魂，活動的思想，活動要表達的理念。這些所有的道具，所以的演出，所有的話語，都應該圍繞一個主題進行。如果你有足夠豐富的道具，足夠多的節(jié)目，就能組織起來，很好的體現你的思想。
價格永遠是一個市場的主題。我們經?？梢钥吹侥衬趁餍堑某鰣鲑M是多少多少萬，20萬、30萬，主持人的出場費是多少多少。實際這是市場上的報價。假如能知道市場的底價，就以了解這些活動、演出實際的價值多少。這個價格是不斷地浮動的。因為一個藝人給他定的是叫價、還價的幅度，是隨著他的心情，他的時間忙與閑而定的。
這往往是一個百慕大三角洲，很多的冤枉錢都花在這里。所以我們需要有一個詳細的系統(tǒng)衡量這個主持人、演員到底值多少錢，也許高價請來一個藝人，結果發(fā)現你的另一個朋友以很低的價格請到了他。因此，要避免浪費這些錢，就需要了解市場的行。但最重要的是，他是否與你需要演出的主題相符。例如要表現雄壯的氣魄，而請來的歌手習慣唱纏綿的愛情歌曲，想讓他調整到雄渾的狀態(tài)是非常困難的。而主持人，要找到符合活動氣質的也不是一件簡單的事情。
第四步 建立活動的支持系統(tǒng)
就是整個活動流程的控制。一個好的策劃，必須要有一個好的執(zhí)行力，才能夠把策劃完善地呈現出來。
活動的執(zhí)行可以考慮精益流程控制。這種方面興起于美國，在國際化大分工中傳入沿海地區(qū)。通過精益流程可以使工廠的運作緊然有序，把風險降到最低，產出升到最大。而將精益流程管理引入活動當中，我們可以讓活動銜接得更加流暢，出風險出問題的概率會減少。這樣一個活動就不是把它建立在一切順利的基礎上，而是建立在一個足夠防范風險的程度上面。就算是出了非常大的意外情況，也可以通過精益流程控制這個系統(tǒng)，把危害減到最小。一個活動通常充滿了無數個不可預知的危險，電會突然停了，天空會突然下雨，演員會突然在臺上摔倒，領導會突然離去或者姍姍來遲，人群會發(fā)生騷亂……這些僅僅依靠運氣的話，那
么這場秀就像在沙灘上的城堡，任意一個浪頭都會把活動摧毀。而一旦引入精益流程控制系統(tǒng)，我們就可以系統(tǒng)內的完善，以及防范系統(tǒng)外不可預知的風險。因為這些是通過無數個運作出的概率。并在增加極少成本的情況下能對這些風險進行有效的預見和預防。
第五步 現場活動執(zhí)行
現場活動中，人員分組是一個非常關鍵的問題。很多時候，現場的活動是要由現場各方的努力才能做到銜接得行云流水。通常可以分成幾個組，舞臺組，后勤組，接待組，保安組等等。有條件的最好每個組配三到四臺對講機。因為你會發(fā)現在活動中要溝通是一件非常麻煩的事。就算是在一個大廳里面，要快速找到想找的人也是件容易的事。你不能大聲地叫喚找到需要的人。而且，很多時候活動是瞬息萬變的，一點點時間的耽誤就會影響到整個活動的進程。就像電視停播一樣，幾秒鐘的尷尬就會讓整個活動大打折。也會讓客戶對公司的執(zhí)行能力產生懷疑，讓領導對你的運作能力產生懷疑，讓觀眾對公司的形象產生懷疑。如果延誤再擴大轉化為事故，那么就是一發(fā)不可收拾。
因此，你需要有暢通的溝通系統(tǒng)來保證活動的順利進行。如果沒有對講機，需要考慮哪些事要先做好妥善準備;再有就是主指揮的身邊要有一個通訊組，負責聯系這些人，把總指揮的意圖貫徹下去。
一個成功的活動，決不是僅憑著運氣和僥幸而實現的。它實際上做的是一個概率，有可能兩個活動都是成功的。但是一個活動的概率是99%，另一個活動的只有20%。那么，第一個活動靠的就是先進的管理，第二個活動憑的是運氣。而嘉賓、領導、觀眾只會看到表面，他看不到深層次下的運作。因此必須把風險降到最小，別讓壞運氣打擊到你!
第六步 活動效果評估
賓客散去之后，你的任務還沒有結束，當你的團隊在收拾東西的時候你就要把這個活動從頭到尾在腦海中過一遍，這個活動達到了哪些預期的效果，看看那些流程沒有執(zhí)行到位，出了哪些問題，如何改正。是不是千頭萬緒，如果用一個標準的表格去思考，你會一場比一場辦得好。如果有一個團隊幫你去想，那么再辦一場類似的活動你就可以做到近似完美拉。把這些形成文字存檔，它是你進步的基石，特別是你把它呈現給上司的時候。我們整理了一套表格，能把你沒有想到的東西都考慮進去，你就等著上級和客戶的贊賞吧!
如何有效的策劃一場大型活動
大型活動的策劃就是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協調活動。包括：會展形式、節(jié)慶形式、民俗形式、企業(yè)形象公關宣傳形式等。有效地進行大型活動策劃與實施，一般需要經過五個階段，分別是：調研、設計、策劃、協調、評價。這五個階段將激發(fā)活動組織者的創(chuàng)意，并能有效促進活動的順利實施。
第一階段：調研。任何一個大型活動必須要有一個鮮明的主題。在進行一個大型的活動策劃之前必須就主題進行調研。一次大型的活動，即是這個主題對公眾或參與者的重要展示，市場調研可以幫助活動的策劃者確定哪個是活動的目標客戶市場或第一市場，以及了解到目標客戶對大型活動的期待性要求有哪些，希望達到什么樣的目的和效果。
第二階段：分析與創(chuàng)意。在活動的調研完成之后，就需要進行針對活動的各個方面進行分析，這是激發(fā)創(chuàng)意與靈感的階段，是讓活動組織者設計整個大型活動藍圖的階段。要想讓大型活動不落俗套，必須要有創(chuàng)意性的思路及變革的想法。
第三階段，活動具體方案的策劃。策劃期通常是大型活動組織管理中用時最長的周期。從各種大型活動策劃與實踐中，如果調研越準確，前期分析越充分，那么方案策劃期相應的越簡單，用的時間也越少。在此階段要充分運用時間、空間以及速度三個因素來確定直接的資源是否得到充分的運用，三因素能否有效的運用直接關系到大型活動的最終結果成功與否。
第四個階段：大型活動的協調。在大型活動的過程當中，需要協調的因素很多。對外需要協調政府，以及一些職能部門如公安消防、交通管理部門、醫(yī)院、學校等等凡是能涉及到的因素。對內需要協調場地、人員、時間、參加者等等。
評估是大型活動策劃與管理的最后一個階段，也是總結及檢討改善，以及策劃與管理下一個大型活動的階段。在活動的運行當中或者結束后，運用調查或者電話回訪等手法，了解評估活動的成效以及成敗。
在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。
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