產(chǎn)品訂單流程
產(chǎn)品訂單流程
企業(yè)采購部門向供應(yīng)商發(fā)出的定貨憑據(jù)(包含成品、原材料、燃料、零部件、辦公用品、服務(wù)等全部采購過程)。小編給大家整理了關(guān)于產(chǎn)品訂單流程，希望你們喜歡!
客戶訂單下達流程
1、 客戶、銷售人員通過口頭、書面(傳真)或來訪下訂單到客戶服務(wù)部。
2、 接單的類型：
(1) 客戶直接致電公司客戶服務(wù)部：客服員用《華廣電話接聽標準用語》認真仔細地接聽、受理顧客所下達的訂單及其他，按《銷售部客戶訂單確認書》所列的內(nèi)容核對并重復(fù)確認;
(2) 由銷售人員受理的訂單：必須按《銷售部客戶訂單確認書》所列的內(nèi)容提供手工訂單(出差期間可通過口頭方式)，并完整地向客服員提供下單信息;
(3) 客戶以傳真形式下單：核對客戶傳真的內(nèi)容，如所列內(nèi)容(與《銷售部客戶訂單確認書》內(nèi)容比較)不完整或不詳處，其負責(zé)該客戶的銷售員(或受銷售員委托的客服員)應(yīng)主動致電客戶方就其不詳之處與客戶進行溝通。
3、 客服員及時把通過以上形式受理的要求及內(nèi)容記錄在《客戶信息備忘錄》上，按《銷售部客戶訂單確認書》所列內(nèi)容逐項核對訂單內(nèi)容的完整性。
4、 客服員根據(jù)所下訂單內(nèi)容進行預(yù)估，告知客戶或銷售員確認制作《銷售部客戶訂單確認書》的等待時長或就相關(guān)疑問的回復(fù)時間，同時感謝顧客對公司的支持與關(guān)照及對您本人工作的理解。
5、 客服員按客戶所需產(chǎn)品要求內(nèi)容——《客戶信息備忘錄》，根據(jù)公司銷售合同確認付款方式，根據(jù)以往交易記錄、《價格執(zhí)行方案》再次核對產(chǎn)品編號、規(guī)格及對應(yīng)的單價，如發(fā)現(xiàn)與價格或規(guī)格疑處，應(yīng)及時致電銷售員核實，并上報客服主管和營銷總監(jiān)，直到確認清正確的單價或規(guī)格。
6、 客服員到技術(shù)部進行技術(shù)確認，是否可以生產(chǎn)(工藝配方是否改變)、原材料的儲備情況。
(1) 根據(jù)公司現(xiàn)有的實際工藝要求及公司規(guī)定的制度，如果無法生產(chǎn)，因及時告知銷售人員具體情況，銷售
人員(或受銷售員委托的客服員)應(yīng)禮貌地與客戶溝通及致歉，并給客戶建議方案，贏得客戶的理解，與客戶仔細認真地溝通，根據(jù)要求及實際情況，建議客戶進入《新品開發(fā)打樣流程》;
(2) 如客戶仍堅持按老工藝配方生產(chǎn)，則進行工藝配方的書面確認。
(3) 原材料的儲備情況直接影響成品交貨期的確認，需由技術(shù)部進行下單前的確認，確認需對原材料儲備情況書寫說明(需簽名確認)，口頭確認無效。
7、 客服員跟生產(chǎn)部確認交貨日期、生產(chǎn)日期、數(shù)量等確認書中涉及生產(chǎn)部門的所有條款及其他需要核定的事項，生產(chǎn)部根據(jù)技術(shù)部原材料儲備情況書寫說明，初步預(yù)排客戶訂單的成品交貨日期(為復(fù)卷完成后的交貨時間)，并將預(yù)訂交貨期進行書寫說明，口頭確認無效。
8、 客服員將以上確認的信息輸入ERP制作成《銷售部客戶訂單確認書》，再逐項逐條地將打印正本內(nèi)容進行檢查無錯后傳真給客戶確認，并確認對方已清晰接收傳真。
(1)與客戶確認的《銷售部客戶訂單確認書》上的預(yù)交日為成品完成日期，并不等同于發(fā)貨日期，客戶服務(wù)部可根據(jù)客戶的實際情況(付款方式、訂單緩急程度)，在經(jīng)銷售員確認的情況下，適當(dāng)調(diào)整預(yù)交日期(考慮適當(dāng)放寬交期)。
9、 銷售員(或受銷售員委托的客服員)應(yīng)耐心細致地要求客戶指定人員簽名或蓋章回傳?；貍骷仨氄J真查驗，如有錯誤及簽名蓋章不清、特殊要求備注不詳?shù)龋仨毮托闹匦略俅_認，收件清晰完全無誤后即形成生產(chǎn)指令單。
(1) 根據(jù)客戶等級——參照《客戶等級劃分標準》，A類客戶如無法立即回傳《銷售部客戶訂單確認書》，可直接下達生產(chǎn)指令單，待后補傳。
(2) B、C類客戶均需在收到經(jīng)確認的《銷售部客戶訂單確認書》(需支付定金的客戶還需等定金到帳)的回傳后，下達生產(chǎn)指令單。
(3) 如當(dāng)日未收到《銷售部客戶訂單確認書》回傳的，則預(yù)訂交貨日期自動向后延期，次日下單后延一日，以此類推。
10、 客服員簽字確認生產(chǎn)指令單，并送到生產(chǎn)部主管手中，再次明確指令單中的各項條款及數(shù)量，交期，生產(chǎn)日期，允許誤差，包裝要求，特殊規(guī)定等，并讓主責(zé)人在指令單上簽名或蓋章，以示明確。并送交一份給技術(shù)部。
(1)目前《銷售部客戶訂單確認書》代替生產(chǎn)指令單，生產(chǎn)部所確認的交貨期以先期書寫說明上的預(yù)定交貨日期交貨，不以客服部的《銷售部客戶訂單確認書》上的交貨日期為準。
11、 客服助理按客戶確認書上的各項監(jiān)督工作提示，對生產(chǎn)過程的進度、產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、生產(chǎn)時間進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通上報，以保證正常交貨。
(1)生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)生產(chǎn)、技術(shù)等異常情況應(yīng)立即將情況告知客戶服務(wù)部，客服員應(yīng)明確情況后及時通知銷售員，并上報客服主管及營銷總監(jiān)?？头鞴芗盃I銷總監(jiān)應(yīng)匯同銷售員、客服員就異常情況對客戶作出應(yīng)急處理方案，盡量取得客戶的諒解。
12、 客服部根據(jù)每日定時(或及時)的《生產(chǎn)日報表》數(shù)據(jù)，及時了解生產(chǎn)進度及完成情況。
(1)客服員(按《銷售部客戶訂單確認書》要求)，匯同質(zhì)檢部(按《產(chǎn)品出廠標準》)完成對制成品(成品紙)的檢驗，檢查產(chǎn)品的數(shù)量，外觀包裝，標簽等要求全部達標，由質(zhì)檢部完成成品交庫。
13、 對完成成品交庫的合格品，客服員應(yīng)立即將訂單完成情況告知銷售員，客服員根據(jù)《客戶銷售合同》審核該客戶的交貨條件及付款條件，結(jié)算方法等項目，送到財務(wù)部查實到款情況，財務(wù)簽批核實后，簽名或蓋章以示款項落實。
(1) A類客戶根據(jù)《客戶銷售合同》條款審核，可直接安排發(fā)貨。
(2) 客服員按生產(chǎn)成品數(shù)量為B、C類客戶提供《余款催收通知書》，銷售員與客戶催收余款(貨款)。
14、 客服員開據(jù)《商品銷售發(fā)貨(申請)通知單》(手工發(fā)貨單)，發(fā)貨員以此為據(jù)開據(jù)《銷售發(fā)貨單》安排發(fā)貨。
(1) 客服員在接收財務(wù)核對后，再次審核與復(fù)查發(fā)貨條件及發(fā)貨單上各項數(shù)據(jù)，審核確認無誤后(收貨地址、接收人員、聯(lián)系方式等單上所書項目的完全正確)，才能通知發(fā)貨員準備發(fā)貨。
(2) 發(fā)貨員在未接到《商品銷售發(fā)貨(申請)通知單》(手工發(fā)貨單)不得擅自發(fā)貨，客服員如遇緊急確實無法及時開單的，應(yīng)上報客服主管，由客服主管通知發(fā)貨員先行發(fā)貨，手工單后補。
15、 按照發(fā)貨單上所書的內(nèi)容條款，逐項逐條地對發(fā)貨員進行交待，對要求發(fā)貨人員填寫的項目，要仔細交待并讓其復(fù)述以示明白。讓發(fā)貨員仔細填寫《發(fā)貨告知書》需填寫部分。
16、 發(fā)貨員發(fā)完貨物后，要認真審核其填寫內(nèi)容的真實性及具體的到貨時間是否符合確認書條件，并立即向客戶傳送《發(fā)貨告知書》，客服員電話確認客戶已收到清晰傳真件，并致謝其公司及接收人，為此工作我們給他增添了麻煩。
(1)發(fā)貨員將電腦開據(jù)的《銷售發(fā)貨單》按月移交客戶服務(wù)部客服員統(tǒng)一歸檔。
17、 客服員按發(fā)貨告知書上的監(jiān)督檢查時間，對該次發(fā)出貨物進行到達跟蹤，以保證準確的到貨時間，及時了解運輸中碰到的問題，及時跟客戶溝通，減少不必要的誤解。并將到貨日期及情況告知銷售員。
18、按時跟運輸員溝通及掌握到貨的具體時間，要求客戶簽署《到貨回單》后，進入產(chǎn)品使用服務(wù)流程。
訂單五大流程
主要體現(xiàn)在五個環(huán)節(jié)：
訂單用戶下單
用戶下單的環(huán)節(jié)，是指前臺顧客即會員瀏覽商城網(wǎng)站進行商品的挑選并提交訂單。系統(tǒng)提供在一定的時間范圍內(nèi)即在會員訂單提交至后臺管理員還未對訂單進行確認操作這段時間內(nèi)，允許會員自行修改、取消自己的訂單等訂單管理相關(guān)操作。
訂單確認訂單
會員訂單提交到商城系統(tǒng)后，商城系統(tǒng)管理員對訂單的數(shù)據(jù)信息進行確認，確認的方式通過電話聯(lián)系會員進行。確認的內(nèi)容主要包括會員填寫的收獲地址是否真實有效、商品配送相關(guān)情況。 系統(tǒng)提供管理員對訂單進行確認有效與無效的操作處理，無效的訂單管理員可以直接取消。會員訂單如果已經(jīng)進行確認，將不能再進行修改。
訂單分配訂單
訂單進行確認有效后，商城管理員將分配訂單到物流配送部門或人員進行備貨、出貨的處理。訂單的配送是通過線下進行的。商城管理員根據(jù)線下的配送情況修改商城網(wǎng)上訂單的配送狀態(tài)進行標識。
訂單訂單收款
訂單的收款環(huán)節(jié)，主要是根據(jù)貨到付款、款到發(fā)貨兩種類型進行處理。
收款的情況一般是通過財務(wù)人員對確認有效的訂單進行貨款情況確認，如果是貨到付款的訂單，財務(wù)人員將根據(jù)配送人員的反饋進行修改訂單的收款狀態(tài)，如果是款到發(fā)貨的訂單，財務(wù)人員可以通過郵局的匯款情況、銀行帳號到帳情況進行確認訂單的收款狀態(tài)。
訂單收款的環(huán)節(jié)在整個訂單處理流程中是一個獨立的環(huán)節(jié)，它不依賴于其他任何環(huán)節(jié)，只要是確認有效的訂單，財務(wù)人員即可對其收款情況進行跟蹤處理。
訂單發(fā)運訂單
發(fā)運訂單就是真正的配送訂單過程。系統(tǒng)提供商城管理員進行網(wǎng)上會員訂單出貨情況的標識修改，在商城系統(tǒng)可以將訂單的處理過程視為完成階段。
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