出口流程跟單操作
出口跟單操作流程是什么,出口跟單的步驟有哪些。出口跟單需要注意哪些事項(xiàng)。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于出口流程跟單操作,給大家作為參考,歡迎閱讀!
出口流程跟單操作
1.與外國(guó) 客戶簽定了購(gòu)銷合同后,根據(jù)客戶的要求備貨,貨好后,聯(lián)系客戶,安排出貨。
2.根據(jù)客戶安排的貨代,聯(lián)系貨代,負(fù)責(zé)訂艙,填好booking form, booking form上面的shipper, consignee, port of loading, place of delivery, kind of packages,description of goods,Gross weight 務(wù)必填寫清楚。
3.填寫好booking form 后,等待貨代發(fā)S/O給你,拿到S/O后,聯(lián)系拖車,將S/O發(fā)給拖車,告訴拖車裝柜地址跟裝柜安排,同時(shí)從拖車那里拿柜號(hào)發(fā)給工廠,告訴工廠裝柜安排。
4.工廠裝好貨后,根據(jù)實(shí)際數(shù)量,報(bào)關(guān)出口,報(bào)關(guān)出口要備好裝箱單,分柜單,發(fā)票,報(bào)關(guān)委托書,報(bào)關(guān)單,成交確認(rèn)書,熏蒸證(看出口的產(chǎn)品提交),備好后寄去指定的報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)。
5.報(bào)關(guān)后,要向貨代提交提單補(bǔ)料,填寫的內(nèi)容就是起運(yùn)港,目的港,發(fā)貨人,收貨人,通知人,柜號(hào)封簽,每個(gè)柜號(hào)對(duì)應(yīng)的裝柜數(shù)量跟毛重。填寫完后提交給貨代,一定要填寫清楚哦,不能搞錯(cuò),如果是一次性補(bǔ)料的話,如果錯(cuò)誤了會(huì)產(chǎn)生費(fèi)用的。
6.清關(guān)需要的文件有提單,裝箱單,發(fā)票,這些要備好,如果客人還需要其他的清關(guān)文件,務(wù)必提前問(wèn)清楚客戶。
外貿(mào)業(yè)務(wù)員跟單基本流程
• 跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有:
(1) 接單 (2) 跟進(jìn)生產(chǎn) (3) 催審單證 (4) 出貨跟蹤 (5) 制單結(jié)匯
3.接單的形式:在出口貿(mào)易中,最常見(jiàn)的是:
(1) 合同:(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購(gòu)貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬,后者由買方草擬。
(2) 確認(rèn)書;(CONFIRMATION)它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書(SALES CONFIRMATION)和購(gòu)貨確認(rèn)書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備,大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等。
要提的是,客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單,我們收到后要回復(fù),不能置之不理,否則算默認(rèn)。
4.接單的程序: 詢盤,發(fā)盤,還盤,接受等環(huán)節(jié)。
(1) 詢盤:(INQUIRY)又叫詢價(jià)。
(2)發(fā)盤:(OFFER)又叫報(bào)價(jià)。是賣方向買方提出各項(xiàng)交易條件,并愿意按照這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。
(3) 還盤:(COUNTER-OFFER)又叫還價(jià)。
(4)拒絕還盤 (Decline counter-offer)
(5)接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件,并愿意按這些條件達(dá)成交易,訂立合同的一種確定的表示。
二.審單:即審核合同
1.審單內(nèi)容: 產(chǎn)品名稱、規(guī)格 質(zhì)量 數(shù)量 單價(jià)、總額 價(jià)格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。
2.審單方法:
(1)產(chǎn)品名稱,規(guī)格: 審查時(shí)產(chǎn)品代碼/型號(hào)是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)?有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號(hào)同時(shí)也代表了規(guī)格。
(2)質(zhì)量:也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。
(3) 數(shù)量: 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,其計(jì)量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù):如合同數(shù)量前加“約”,可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%,有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。
(4)單價(jià),總額的審查:
1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)?總額有沒(méi)有加錯(cuò)?
2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。(英鎊,港幣,歐元)
(5)價(jià)格條款的審查: 出口貨物的單價(jià)條款,也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ),常用的有:
FOB (free on board, …named port of shipment)船上交貨價(jià)(指定裝運(yùn)港的價(jià)格條件)
CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)(指定目的港)價(jià)格。 FCA (free carrier) (用于空運(yùn))by air
(6)付款方式審查:
1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。 2. 支付的貨幣能否接受?
(7)包裝要求的審查:
1. 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受?
2. 客戶提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做?
3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝,外包裝,標(biāo)簽 hangtag, price tag ,說(shuō)明書, 嘜頭 shipping mark)
(8)交貨期的審查:跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,公司是否能及
時(shí)籌備到貨物,并裝船送達(dá)。
(9)交貨方式的審查: 運(yùn)輸主要有海運(yùn),陸運(yùn),空運(yùn),郵寄等等。 注:如運(yùn)費(fèi)由客戶支付,客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi),盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià),而客戶要求空運(yùn)(趕銷售),我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
關(guān)于樣品: 要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄,樣本: 2. 準(zhǔn)備樣品。
(1) 工廠現(xiàn)有的款式 (2) 新款 (3) 客戶來(lái)樣。
要領(lǐng):無(wú)論老品,新品,還是客戶來(lái)樣,樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員,我們要做到:
A: 有完整的產(chǎn)品資料,主動(dòng)進(jìn)行宣傳。 B: 新品的成本,價(jià)格要進(jìn)行核算。 C: 新品的制作要留有實(shí)樣。 D: 客戶的來(lái)樣要保存好原樣。
形式發(fā)票:PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對(duì)雙方都無(wú)最終約束力。
為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人,合同號(hào),形式發(fā)票號(hào),開(kāi)出日期)。 產(chǎn)品信息 (品名,數(shù)量,價(jià)格,交貨期)。合同條款(價(jià)格條款,付款方法)。此外,提供銀行資料以便客戶開(kāi)證或匯款。
• 簽訂合同后跟單的主要程序:
• 以貨,證,船,款為中心,包括:備貨,催證,改證,租船訂倉(cāng),(報(bào)關(guān),報(bào)驗(yàn),裝船),制單,結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為:
• 備貨及生產(chǎn)跟單 • 催審單證 • 訂倉(cāng)裝船 • 制單結(jié)匯
二、生產(chǎn)跟單 •
產(chǎn)前批辦:準(zhǔn)備顏色辦,輔料樣辦,包裝樣辦,產(chǎn)前樣辦等給客人批,OK后開(kāi)始生產(chǎn)大貨
2. 生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤(進(jìn)度跟蹤表,訂單號(hào),交貨日期,生產(chǎn)進(jìn)度,問(wèn)題解決)
3. 安排QC驗(yàn)貨 (中期驗(yàn)貨,走貨前驗(yàn)貨)
4. 準(zhǔn)備出貨
三、催審單證:大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障,因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,審核和修改的跟蹤工作。
催證:貨物快完成時(shí),要催證。
審證:審開(kāi)證人和受益人是否正確,L/C的貨物和金額與合同是否相同,裝期,特別條款等。
改證:審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題如包裝上,總金額,有效期,拼寫錯(cuò)誤等,必須要求對(duì)方修改,一份L/C,可能有幾處問(wèn)題,我們要一一指出,一次性修改。
四、訂倉(cāng)裝船:貨物備妥,L/C沒(méi)問(wèn)題后,我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,租船訂倉(cāng)和裝船的階段。
按CIF成交的,我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù)。
首先: 出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。 A. 貨柜選擇:根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有:20’ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40’H (68 –71立方/27.5噸)
B.制作裝箱單:裝箱單應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號(hào),嘜頭等。
C.跟蹤裝柜:出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝,指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。
按FOB成交的,只要將貨物送到指定裝貨港即可
五、制單結(jié)匯:是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。
A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時(shí)按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有:匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險(xiǎn)單等。
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時(shí)送交了銀行,我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求:正確,完整,及時(shí),簡(jiǎn)明,整潔。
生產(chǎn)企業(yè)跟單(工廠跟單)
生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程:
1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后,應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號(hào),數(shù)量,包裝要求,交貨期等。
2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施?要不要外包?
3、制定生產(chǎn)計(jì)劃。
4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度
跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單:生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表,生產(chǎn)進(jìn)度控制表,生產(chǎn)異常處理表,生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。
5.交期延誤:如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協(xié)商,我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。
6. 有關(guān)訂單的更改問(wèn)題:客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改,有數(shù)量上的(或增加,或減少),有包裝上的,有交期的變更(或提前,或推遲)。接到客戶要求變更,首先要看改什么?能否接收?如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒(méi)按排,問(wèn)題不大。如已按排了部份,要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減,我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料,如果是通用的,問(wèn)題不大。但如是專用的,客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期:如要提前,我們要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)。如要推遲,時(shí)間短,問(wèn)題不大,但如要延遲很長(zhǎng),那倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi),損耗費(fèi)要承擔(dān)。
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