采購控制流程圖
采購控制流程圖
采購：是指企業(yè)在一定的條件下，從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。采購實踐可分為戰(zhàn)略采購和日常采購兩部分。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購控制流程圖，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購控制流程圖
企業(yè)內(nèi)部采購管理制度
第一章總則
第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢價.議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。
第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。
第三條公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì).比價采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu).價廉.服務(wù)好者中標。
第二章采購流程
第四條請購的提出
1.生管部物控員依物料需要狀況.庫存數(shù)量.請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材.輔材.工具.設(shè)備修理配件.勞動保護用品.各種日常耗材等;
2.其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責(zé)開立《請購單》;
3.《請購單》應(yīng)注明物料名稱.規(guī)格.數(shù)量.需求日期及注意事項，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核，并依請購核準權(quán)限送呈相關(guān)人員批準;
4.《請購單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務(wù)部;
5.交期相同的同屬一個供應(yīng)廠商之物料，請購部門應(yīng)填具在同一份《請購單》內(nèi); 6.緊急請購時，請購部門應(yīng)于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣
第五條請購核準權(quán)限
1.生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預(yù)估在人民幣10萬元以下者，由生產(chǎn)副總核準，超過此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準;
2.車間需購買的機修配件.零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認后報生管部，由生管部匯總后報采購部;價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計.生產(chǎn)副總確認后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。
3.常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批準，空調(diào).熱水器.高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經(jīng)理核準。
第六條請購的撤消
1.已開具《請購單》，并經(jīng)核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉(zhuǎn)送采購部，必要時應(yīng)先口頭知會采購部。
2.采購部門接獲通知后，立即停止采購。
3.如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。
第七條采購方式
根據(jù)本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：
1.集中采購公司通用性大宗物料(水泥)，以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購;
2.合約采購公司經(jīng)常使用之物料(承.插口板.卷鋼板.預(yù)應(yīng)力鋼絲.線材等)，采購部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購;
3.一般采購除1.2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。
第八條詢價.議價
1.采購部采購人員接獲核準后之《請購單》，除集中采購方式外，應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價對象;
2.確屬貨源緊張.獨家代理.專賣品等特殊狀況，不受前條所限;
3.如向特約供應(yīng)商采購時，應(yīng)附其報價明細表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時索要報價明細表;
4.選擇詢價或采購的對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商.代理商.經(jīng)銷商之順序選擇;
5.供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)商請購部門確認;
6.專業(yè)材料.用品或項目，采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價;
7.詢價后，如有必要，采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進行交互議價;議價應(yīng)注意品質(zhì).交期.服務(wù)兼顧。
第九條議價原則
遇以下狀況時，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價：
1.市場價格下跌或有下跌趨勢時;
2.采購頻率明顯增加時;
3.本次采購數(shù)量大于前次時;
4.本次報價偏高時;
5.有同樣品質(zhì).服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價格時;
6.其他有利于公司條件時
第十條定價核準
1.采購人員詢價.議價完成后，填寫《采購詢價.議價單》(對內(nèi)使用)，隨附各供應(yīng)商回傳的《采購詢價單》(對外使用)，必要時附上書面說明，呈采購部經(jīng)理審核;采購部經(jīng)理審核時，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。
2.單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經(jīng)理核準，確定供應(yīng)商;超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經(jīng)理核準后確定供應(yīng)商。 3.采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定，必須呈送總經(jīng)理核準。
第十一條訂購作業(yè)
1.采購人員接獲經(jīng)核準之供應(yīng)商后，應(yīng)以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應(yīng)商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。 2.若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于《購銷合同》上明確注明。
3.采購人員應(yīng)控制物料訂購交期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進度。
第十二條驗收與付款
1.依相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。
2.依財務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。
第三章采購物品之品質(zhì)管理
第十三條采購品質(zhì)文件資料要求
物料訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在《購銷合同》.采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：
1.訂購物料之規(guī)格.圖紙.技術(shù)要求等。
2.產(chǎn)品技術(shù)精度.等級要求。
3.各種檢驗規(guī)范.標準或適用規(guī)格。
4.所需之產(chǎn)品認證要求或工廠品質(zhì)管理體系認證要求。
第十四條合格供應(yīng)商之選擇
物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：
1.經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。
2.提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。
3.類似物料以往采購之良好記錄。
第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定
物料采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：
1.供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng).如ISO9000等。
2.供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。
3.供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。
4.接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。
5.保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。
第十六條進貨驗收之規(guī)定
供應(yīng)商提供之物料，必須經(jīng)過本公司倉庫.品管.采購等部門人員之相關(guān)驗收工作，主要包括下列幾項：
1.品質(zhì)檢驗品管部依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。
2.處理短損根據(jù)點收.檢驗結(jié)果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應(yīng)商索賠;
3.退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應(yīng)商進行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進行索賠;
第十七條品質(zhì)糾紛處理
有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符.品質(zhì)不良.交貨延遲.破損短少.使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：
1.處臵依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標準作為處臵依據(jù)，并于《購銷合同》上詳細說明，其中涉及交貨時間.檢驗標準.包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。
2.采購物料退貨與索賠
(1)擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點整理后，通知采購部。
(2)采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點領(lǐng)取退貨品。
(3)現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物料。
(4)訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。
(5)確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。
(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。
(7)雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。
3.其它索賠規(guī)定
(1)供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。
(2)破損短少情形，由供應(yīng)商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。
(3)因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。
(4)其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實際損失向供應(yīng)商索賠。
第四章采購交期管理
第十八條采購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達成合理生產(chǎn)成本之目標。 第十九條依供應(yīng)商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達成率。
第二十條對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人，盡快查實情況。
第五章付款方式
第二十一條付款方式
1.由采購部根據(jù)《請購單》.《采購詢價.議價單》.采購合同.進料驗收單.《入庫單》，向財務(wù)部請款。
2.財務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。
第六章采購人員工作職責(zé)
第二十二條對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負直接責(zé)任。
第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。
第二十四條對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，應(yīng)及早報告部門主管說明原因，提出相應(yīng)意見方案，采購部應(yīng)及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。
第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化.采購質(zhì)量的最優(yōu)化.采購效率的最快化。
第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。
第二十七條采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。
第二十八條采購人員必須樹立服務(wù)意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。
第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時.保質(zhì).保量地做好物資供應(yīng)工作。
第三十條售后服務(wù)：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務(wù)約定。
1.采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導(dǎo)的，由采購部負責(zé)聯(lián)系。
2.對于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi).正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。
第七章附則
第三十一條本制度由綜合辦公室負責(zé)解釋。
第三十二條本制度自總經(jīng)理辦公會議通過之日起實施。
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