采購結(jié)算流程
采購結(jié)算流程
采購結(jié)算企業(yè)采購工作的重中之重,因為結(jié)算數(shù)據(jù)中一個小數(shù)點的錯誤就可以導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益受損,從某種意義上來講,采購結(jié)算員是供應(yīng)資金流進(jìn)出的把關(guān)人員。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購結(jié)算流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購結(jié)算流程圖
加強(qiáng)采購管理的方法
1。加強(qiáng)采購的事前管理，建立完善的材料價格信息檔案。
為了有效地控制和降低采購成本，并保證采購材料的質(zhì)量，公司采購員應(yīng)作好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理，及時地了解市場行情和動態(tài)，并與已在采用的采購價格進(jìn)行比較和分析，同時進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新。 調(diào)整和更新后的價格檔案應(yīng)同時分發(fā)采購管理會計確認(rèn)并留存。 如有必要，采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息，同時知會采購員，由采購員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行。
2。建立健全的供應(yīng)商檔案。
為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況，并對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評，應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。 所謂重要性供應(yīng)商，即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。 當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來，且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后，應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行。 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負(fù)責(zé)管理，同時由財務(wù)部留存副本。 原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行。 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
3。對采購員進(jìn)行考核、激勵和約束，這是防范采購中人為欺詐的有效方法。
采購員是采購的實際實施者，在采購過程中起著至為重要的作用，經(jīng)歷表明，采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r但不選擇低價采購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣，這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐，而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此，一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng)，以公司制度約束其行為操守，能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。二是注重考核采購員的專業(yè)能力，一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲，又要了解物料的本身屬性、市場行情等，這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料，使公司不會蒙受不必要的損失。
公司對采購員的考核應(yīng)定期舉行，一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進(jìn)行， 財務(wù)部同時參予。 對考核結(jié)果優(yōu)良，完成或降低公司采購成本任務(wù)的采購員按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎勵，以提高采購員的積極性，事實表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻(xiàn)和抑制貪污的主因。 而對于考核結(jié)果不合格，不能完成規(guī)定任務(wù)，或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員，應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)視不同情節(jié)懲罰，如有必要，應(yīng)毫不猶豫地辭退，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。 考核和獎懲結(jié)果歸入個人檔案。 在對采購人員進(jìn)行考核和激勵的同時，應(yīng)對采購員進(jìn)行操守約束。 沒有約束的權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和**，這是屢已驗證的經(jīng)驗教訓(xùn)。
為保證公司的合法利益不受侵害，也保護(hù)供應(yīng)商的合法利益不受侵害，在對采購員進(jìn)行制度約束的同時，應(yīng)對其進(jìn)行道德約束，以降低人為欺詐動機(jī)。 公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進(jìn)行操守承諾，總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)《操守承諾書》，以公司制度和法律責(zé)任明確禁止采購人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當(dāng)利益，同時禁止供應(yīng)商向采購員以任何形式送贈有損公司利益的不正當(dāng)利益。
4。選擇合理的采購方式。
根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料,選擇合適的采購方式，這是降低采購價格的良好途徑。
?、?公開競爭招標(biāo)。 對于大宗材料采購，實行公開競爭招標(biāo)的方式，往往能通過供應(yīng)商的相互比價，達(dá)到采購成本最低質(zhì)量最好的目的。 采購員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商，并遞交供應(yīng)商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關(guān)系確定， 采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價與批量折扣相結(jié)合的價格政策。
② 合同采購。 對于持常性的材料采購，可選擇信譽(yù)佳配合能力好的供應(yīng)商，與之訂立長期合同。 與誠實、信譽(yù)佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關(guān)照。 供應(yīng)商為了維護(hù)自己的商業(yè)信譽(yù)和利益，建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會摻假，并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)。
?、?最低價格采購。為了以最低的價格取得最優(yōu)質(zhì)的材料，在價格確定前，采購員必須先調(diào)查市場行情。 所有采購，應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報價，并與供應(yīng)商價格檔案進(jìn)行比較核實，而且經(jīng)財務(wù)部認(rèn)可。 公司得到各供應(yīng)商對各種材料的報價后，不一定完全選擇最低價格，因為并不是最低的價格就是最可取的，應(yīng)考慮價格對應(yīng)的質(zhì)量，并同時考慮與供應(yīng)商的長遠(yuǎn)合作關(guān)系和其他材料的總體價格等因素，選擇多數(shù)材料價格最低的供應(yīng)商，并與之協(xié)商，使總體材料的采購價格達(dá)到最低最優(yōu)水平。
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