采購(gòu)部的流程
采購(gòu)部的流程
采購(gòu)部門有什么工作流程?以下是小編為您整理的采購(gòu)部的流程，希望對(duì)您有幫助。
采購(gòu)部的流程如下
申請(qǐng)
1) 請(qǐng)購(gòu)人負(fù)責(zé)提供采購(gòu)物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號(hào)，可行或必要時(shí)，應(yīng)給出推薦的供應(yīng)商及價(jià)格。
2) 請(qǐng)購(gòu)人應(yīng)填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。
批準(zhǔn)
對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單PR的批準(zhǔn)
對(duì)所有采購(gòu)申請(qǐng)單，必須嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：
所有采購(gòu)申請(qǐng)單必須有公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)及簽字;
所有IT設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)單必須有IT經(jīng)理的核準(zhǔn);
所有采購(gòu)申請(qǐng)單必須有財(cái)務(wù)主管的簽字，作為預(yù)算、稅務(wù)、現(xiàn)金流量管理的需要;
任何與生產(chǎn)有關(guān)的采購(gòu)申請(qǐng)單必須還有銷售部負(fù)責(zé)人和營(yíng)運(yùn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和簽字。
簽字流程圖：
請(qǐng)購(gòu)人 --? 請(qǐng)購(gòu)人部門經(jīng)理 -? 采購(gòu)人 -? 采購(gòu)人部門經(jīng)理 ---》 總經(jīng)理
采購(gòu)人員只有在取得核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單后，才可實(shí)施采購(gòu)。
對(duì)采購(gòu)訂申P(guān)O或合同的申請(qǐng)
采購(gòu)訂單
如果采購(gòu)人需要采購(gòu)訂單，采購(gòu)人可憑已核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)打印采購(gòu)訂單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后發(fā)給供應(yīng)商。申請(qǐng)人還需負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的供貨方確認(rèn)，以保證該訂單的有效性。
產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO的保存者,應(yīng)注意該P(yáng)O為公司保密級(jí)別較高之文件,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。
合同
如果采購(gòu)人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對(duì)外使用。重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對(duì)。
報(bào)價(jià)及磋商
物品及服務(wù)采購(gòu)
在任何可能和適用的情況下，采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)下列原則就相同層次的物品或服務(wù)取得不同的報(bào)價(jià)：
采購(gòu)金額 最少報(bào)價(jià)數(shù)量
小于 RMB 500 1
小于RMB 2000, 大于RMB1000 2
大于 RMB 2000 3
采購(gòu)員在同供應(yīng)商進(jìn)行磋商后，應(yīng)作好比較記錄，主要考慮質(zhì)量、價(jià)格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購(gòu)員同請(qǐng)購(gòu)人應(yīng)一同參與同供應(yīng)商的討論。
在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選擇報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價(jià)低者品質(zhì)有問題，方可選擇報(bào)價(jià)較高的供應(yīng)商，但必須詳細(xì)說明原因，以便日后參考。
分供方的開發(fā)及選擇(僅適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購(gòu))
由生產(chǎn)部采購(gòu)人員在實(shí)施采購(gòu)前根據(jù)開發(fā)部提供的物料清單，將那些認(rèn)為有能力的供應(yīng)商初步確定為分供方，并經(jīng)質(zhì)量保證人員及開發(fā)部審核會(huì)簽后加入合格供應(yīng)商名單。
如果是初選的供應(yīng)商，只有在生產(chǎn)部質(zhì)量人員、開發(fā)部進(jìn)行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產(chǎn)品。
生產(chǎn)部根據(jù)分供方的物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)供方滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。
第三方物流的開發(fā)及選擇
由負(fù)責(zé)物流的人員在保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r(shí)、優(yōu)質(zhì)情況下，提供3家以上的貨代以競(jìng)標(biāo)的方式進(jìn)行選擇。物流人員根據(jù)貨運(yùn)代理商的交付時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評(píng)價(jià)貨代滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。
訂購(gòu)
應(yīng)根據(jù)價(jià)格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供應(yīng)商。如果采購(gòu)員所選擇的供應(yīng)商與請(qǐng)購(gòu)人推薦的不一致，應(yīng)向請(qǐng)購(gòu)人發(fā)出確認(rèn)，若請(qǐng)購(gòu)人仍堅(jiān)持用推薦的供應(yīng)商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
訂購(gòu)物品可能有下列兩種形式：
憑核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單，從供應(yīng)商處直接購(gòu)買。
向供應(yīng)商發(fā)采購(gòu)訂單(如需要，可向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)開具采購(gòu)訂單)或合同(重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對(duì))。
對(duì)于經(jīng)常性采購(gòu)的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應(yīng)商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內(nèi)容直接訂購(gòu)。
選擇此類供應(yīng)商應(yīng)以競(jìng)標(biāo)的方式進(jìn)行(如果可能，應(yīng)至少有三個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者)且該類協(xié)議應(yīng)至少每年重審一次，既從不同供應(yīng)商處獲得新的報(bào)價(jià)，并就現(xiàn)行的協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋商。
接受
訂購(gòu)的非生產(chǎn)性物品送達(dá)后，必須驗(yàn)收，且驗(yàn)收人與采購(gòu)人不能是同一人。驗(yàn)收合格后，應(yīng)在采購(gòu)申請(qǐng)單或客戶的送貨單上簽字。
對(duì)于生產(chǎn)性原輔包裝材料，應(yīng)由生產(chǎn)部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。
若送達(dá)的物品不合格，采購(gòu)員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。
付款
采購(gòu)人負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的付款申請(qǐng)，應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù)
發(fā)票
經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的采購(gòu)申請(qǐng)單PR，
如有采購(gòu)訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請(qǐng)附上。
如是預(yù)付款，可在付清余款時(shí)附上全額發(fā)票;如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購(gòu)的全額預(yù)付。
對(duì)于經(jīng)常性采購(gòu)的物品，如文具，日用品，午餐等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。
在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。
在可能的情況下，采購(gòu)員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。
記錄
對(duì)于各次采購(gòu)，采購(gòu)員應(yīng)保存下列文件：
1) 采購(gòu)申請(qǐng)單副本
2) 報(bào)價(jià)
3) 比價(jià)記錄
4) 采購(gòu)訂單副本或合同
5) 付出傳票副本
6) 收貨單副本
7. 附件
1) 采購(gòu)申請(qǐng)單及附表
2) 采購(gòu)訂單
8. 其它規(guī)定
任何員工不得接受禮物，邀請(qǐng)和類似的好處。
對(duì)于任何供應(yīng)商試圖以非正當(dāng)方式影響采購(gòu)決定的行為必須立即上報(bào)。
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