采購(gòu)合同簽訂流程
采購(gòu)合同簽訂流程
采購(gòu)合同是企業(yè)(供方)與分供方，經(jīng)過(guò)雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件，合同雙方都應(yīng)遵守和履行，并且是雙方聯(lián)系的共同語(yǔ)言基礎(chǔ)。。以下是小編為您整理的采購(gòu)合同簽訂流程，希望對(duì)您有幫助。
采購(gòu)合同簽訂流程如下
一、發(fā)布采購(gòu)信息
發(fā)布采購(gòu)信息是公共采購(gòu)合同訂立的首要步驟。采購(gòu)活動(dòng)的法律制度、政策、招標(biāo)公告或采購(gòu)公告、中標(biāo)公告或成交結(jié)果、供應(yīng)商資格條件、評(píng)價(jià)方法和標(biāo)準(zhǔn)、投訴處理決定、司法裁決、信息統(tǒng)計(jì)等采購(gòu)信息能否平等、高效、及時(shí)地傳遞到所有符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商手中，直接關(guān)系到公共采購(gòu)合同授予的公正性和公平性，關(guān)系到公共采購(gòu)合同競(jìng)爭(zhēng)水平和采購(gòu)效益的問(wèn)題。采購(gòu)人應(yīng)及時(shí)采集公共采購(gòu)的各類(lèi)信息，交付信息發(fā)布機(jī)構(gòu)進(jìn)行發(fā)布，以有效、便利地進(jìn)行信息遞送。
實(shí)踐中，采購(gòu)信息發(fā)布應(yīng)把握以下原則：第一，堅(jiān)持平等、公平的原則。采購(gòu)人可以根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)設(shè)定合理的資格條件，但應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商一視同仁，不可人為設(shè)置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強(qiáng)信息發(fā)布工作的監(jiān)督管理，對(duì)違反相關(guān)規(guī)定的相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三，對(duì)于涉密的采購(gòu)信息，應(yīng)積極進(jìn)行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開(kāi)項(xiàng)目的采購(gòu)信息，從而確保所有具備相應(yīng)資質(zhì)能力的供應(yīng)商參與到項(xiàng)目采購(gòu)之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業(yè)”和“行業(yè)電子”等問(wèn)題。
二、遴選供應(yīng)商
遴選供應(yīng)商是直接關(guān)系到采購(gòu)合同授予是否公正的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)[2]。評(píng)標(biāo)委員會(huì)或談判小組須依據(jù)評(píng)價(jià)方法和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等客觀因素，對(duì)參與采購(gòu)的供應(yīng)商資格、報(bào)價(jià)、能力進(jìn)行評(píng)審，并向采購(gòu)人提出評(píng)審報(bào)告，提出候選單位建議，列明候選單位的優(yōu)先順序;采購(gòu)人根據(jù)評(píng)審報(bào)告和候選單位建議擇優(yōu)確定供應(yīng)商，并將成交結(jié)果通知所有參與單位。
供應(yīng)商遴選過(guò)程中應(yīng)注意以下問(wèn)題：
一方面，供應(yīng)商參與采購(gòu)的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購(gòu)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和《裝備采購(gòu)條例》等明確規(guī)定了供應(yīng)商參與采購(gòu)的基本條件，要求供應(yīng)商必須具備具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力;具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度;具有履行合同所必需的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力;有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄;要求參加政府采購(gòu)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法記錄等條件。同時(shí)規(guī)定，采購(gòu)人可以根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目對(duì)供應(yīng)商規(guī)定“特定要求，對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查。”
另一方面，為了保障評(píng)標(biāo)委員會(huì)、談判小組對(duì)供應(yīng)商評(píng)審工作的順利進(jìn)行，保證評(píng)審工作的統(tǒng)一性、公正性和透明性，在發(fā)布招標(biāo)文件或采購(gòu)公告的同時(shí)，應(yīng)明確并公開(kāi)遴選供應(yīng)商的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)由一系列評(píng)審要素和評(píng)審指標(biāo)組成，通常包括以下方面：一是技術(shù)因素，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、專(zhuān)業(yè)人員技術(shù)掌握和運(yùn)用程度、制造能力、專(zhuān)業(yè)設(shè)備數(shù)量和制造能力等;二是管理因素，包括供應(yīng)商的管理制度運(yùn)行情況、質(zhì)量管理控制系統(tǒng)運(yùn)行情況、質(zhì)量管理控制能力等;三是價(jià)格因素;四是履約保障因素，關(guān)鍵衡量其能否及時(shí)有效地履行合同，能否及時(shí)進(jìn)行維修保障;最后，對(duì)供應(yīng)商信譽(yù)、保密等方面也要設(shè)定嚴(yán)格的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。
三、談判起草合同文本草案
無(wú)論采取招標(biāo)，還是采取競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)和詢(xún)價(jià)采購(gòu)等哪種采購(gòu)方式，都要通過(guò)后續(xù)談判明確合同條款。一般來(lái)講，公共采購(gòu)合同文本一般由采購(gòu)人組織起草完成，并與供應(yīng)商共同協(xié)商和閱簽。
談判起草合同文本草案過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
第一，事無(wú)巨細(xì)，詳細(xì)寫(xiě)明所有協(xié)議內(nèi)容。為了最大限度地避免糾紛的產(chǎn)生，為合同履行、檢驗(yàn)驗(yàn)收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據(jù)，合同雙方需將所有談判達(dá)成的意見(jiàn)明確寫(xiě)入公共采購(gòu)合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運(yùn)用談判技巧。第三，組織合同專(zhuān)家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購(gòu)合同涉及技術(shù)、價(jià)格、法律、社會(huì)實(shí)踐等領(lǐng)域的知識(shí)，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應(yīng)組織技術(shù)、價(jià)格、法律和談判等專(zhuān)業(yè)人員組成談判小組和起草小組，而且應(yīng)保證專(zhuān)業(yè)人員人數(shù)不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購(gòu)關(guān)系到公眾和社會(huì)利益，所以公共采購(gòu)合同文本必須按照特定程序，進(jìn)行嚴(yán)格審查。實(shí)行公共采購(gòu)合同文本審定制度，是采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))行使管理職責(zé)的具體體現(xiàn)，對(duì)促進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)采購(gòu)，提高合同訂立質(zhì)量具有重要的監(jiān)督和把關(guān)作用，采購(gòu)合同文本的審定內(nèi)容主要包括合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費(fèi)和價(jià)格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購(gòu)合同文本草案過(guò)程中，最重要的是嚴(yán)格落實(shí)全面性審查和真實(shí)性審查要求。一方面，嚴(yán)格把握審查內(nèi)容的全面性。如裝備采購(gòu)合同法規(guī)要求：“裝備采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和軍隊(duì)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)裝備采購(gòu)合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、裝備技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費(fèi)、價(jià)格以及其他合同條款進(jìn)行全面審查。”另一方面，嚴(yán)格審查文字內(nèi)容的真實(shí)性、供應(yīng)商資格的真實(shí)性以及供應(yīng)商遴選過(guò)程的真實(shí)性。文字內(nèi)容不真實(shí)，違背采購(gòu)人真實(shí)意圖和公共利益的，應(yīng)立即進(jìn)行改正;供應(yīng)商資格不真實(shí)的，以及選定供應(yīng)商過(guò)程不真實(shí)的，應(yīng)當(dāng)取消相應(yīng)的成交通告，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
五、簽訂合同
采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))審定并批準(zhǔn)合同草案文本后，公共采購(gòu)合同訂立業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂合同。
公共采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)注意以下兩個(gè)問(wèn)題：
一方面，合同簽訂說(shuō)明采購(gòu)人和供應(yīng)商之間的要約和承諾已經(jīng)達(dá)成一致，公共采購(gòu)合同至此宣告成立。但是，由于公共采購(gòu)合同關(guān)系到公眾、社會(huì)和國(guó)家的利益，因此要求經(jīng)過(guò)雙方、尤其是采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購(gòu)合同簽訂主體要適格。公共采購(gòu)合同簽訂主體適格就是要求代表采購(gòu)人和供應(yīng)商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權(quán)。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購(gòu)合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序。《合同法》第44條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī)定。”同時(shí)《裝備采購(gòu)條例》規(guī)定，“裝備采購(gòu)合同經(jīng)裝備采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))確認(rèn)后生效”，即“簽訂的裝備采購(gòu)合同報(bào)總部分管有關(guān)裝備的部門(mén)、軍兵種裝備部裝備采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)審定，并由裝備采購(gòu)計(jì)劃部門(mén)在合同文本上加蓋合同管理專(zhuān)用章后生效。”借鑒裝備合同經(jīng)驗(yàn)，為了充分維護(hù)社會(huì)和國(guó)家利益，維護(hù)合同的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，除裝備合同以外的其他公共采購(gòu)合同也應(yīng)經(jīng)過(guò)采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))的簽章確認(rèn)
七、合同生效
合同生效是公共采購(gòu)合同訂立階段的一個(gè)重要標(biāo)志，是最具實(shí)質(zhì)意義的環(huán)節(jié)。公共采購(gòu)合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對(duì)采購(gòu)人和供應(yīng)商產(chǎn)生預(yù)期的法律約束力。
公共采購(gòu)合同效力管理工作需要注意以下三個(gè)問(wèn)題：
第一，生效日期。合同生效日期應(yīng)以蓋章日期為準(zhǔn)。第二，公共采購(gòu)合同文本地位。公共采購(gòu)合同生效前形成的協(xié)議、紀(jì)要、文件，凡與合同條款有沖突的均無(wú)效，相關(guān)內(nèi)容應(yīng)以合同文本的約定為準(zhǔn)。第三，公共采購(gòu)合同的無(wú)效情形。有下列情形之一的，合同無(wú)效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會(huì)和國(guó)家利益的;惡意串通，損害公眾、社會(huì)和國(guó)家利益的;以合法形式掩蓋非法目的的;違反法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定的;合同當(dāng)事人沒(méi)有代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后簽訂合同的。合同確認(rèn)無(wú)效后，合同雙方應(yīng)當(dāng)相互返還非法取得的財(cái)產(chǎn);給對(duì)方造成損失的，過(guò)錯(cuò)一方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
八、合同備案
《政府采購(gòu)法》第47條規(guī)定：“政府采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)合同自簽訂之日起七個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)人應(yīng)當(dāng)將合同副本報(bào)同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門(mén)和有關(guān)部門(mén)備案。”《裝備采購(gòu)條例》第41條也規(guī)定：“總部分管有關(guān)裝備的部門(mén)、軍兵種裝備部應(yīng)當(dāng)在裝備采購(gòu)合同生效之日起15日內(nèi)，將裝備采購(gòu)合同報(bào)總裝備部備案?？偛糠止苡嘘P(guān)裝備的部門(mén)、軍兵種裝備部應(yīng)當(dāng)對(duì)裝備采購(gòu)合同訂立情況實(shí)施監(jiān)督、檢查。”
設(shè)立合同備案法律制度的目的，一是通過(guò)備案制度便于采購(gòu)主管機(jī)關(guān)(部門(mén))對(duì)公共采購(gòu)合同訂立情況實(shí)施監(jiān)督檢查，強(qiáng)化合同訂立過(guò)程的管理，防止違規(guī)行為的發(fā)生[5]。二是通過(guò)合同備案，可以及時(shí)了解公共采購(gòu)合同的訂立情況，采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的控制情況，以及便于采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的及時(shí)撥付。三是便于其他供應(yīng)商了解、查閱和掌握采購(gòu)合同的有關(guān)情況，為社會(huì)監(jiān)督提供便利?？傊?，實(shí)行公共采購(gòu)合同的備案制度對(duì)促進(jìn)合同訂立的規(guī)范化管理，提高公共采購(gòu)合同訂立質(zhì)量具有重要作用。
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