外貿(mào)員采購(gòu)流程
外貿(mào)員怎么做好采購(gòu)?以下是小編為您整理的外貿(mào)員采購(gòu)流程,希望對(duì)您有幫助。
外貿(mào)員采購(gòu)流程如下
1. 采購(gòu)計(jì)劃
接到使用部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃后,就直接按計(jì)劃采購(gòu)了嗎?答案是否定的,那么還需要做什么呢?
1) 核實(shí)采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性,包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量等。采購(gòu)員需把不明確的物資挑出,與車(chē)間計(jì)劃員或?qū)9?、主任溝通確認(rèn)無(wú)誤后,找相關(guān)人員簽字后轉(zhuǎn)交采購(gòu)助理存單保存,以便日后出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)拿來(lái)核對(duì)。
2) 采購(gòu)助理做電子計(jì)劃(我公司用浪潮軟件)
2. 詢(xún)價(jià)
詢(xún)價(jià)需要你平時(shí)對(duì)客戶(hù)的積累了,有過(guò)采購(gòu)記錄的物資,你要參考原來(lái)的供應(yīng)商的同時(shí)給新的供應(yīng)商一些報(bào)價(jià)機(jī)會(huì),做過(guò)采購(gòu)的都知道,除了壟斷性的產(chǎn)品,否則任何物資的采購(gòu)都不會(huì)只從一家采購(gòu),一方面,采購(gòu)員需要多家供應(yīng)商參與報(bào)價(jià),這樣有助于采購(gòu)員對(duì)該產(chǎn)品的市場(chǎng)行情有個(gè)了解,二方面,有助于采購(gòu)的客觀、公正,三方面,面對(duì)審核你也會(huì)有理有據(jù),不會(huì)讓別人帶有色看你。
無(wú)采購(gòu)記錄的物資,需要你多做些工作,查找供貨資源(越多越好),找出一定量的供應(yīng)商,交流一下你所需的和他所供的是否一致,是否吻合,作為備選供應(yīng)商。必要時(shí)讓對(duì)方提供公司資質(zhì)證明,這很重要。
1) 發(fā)詢(xún)價(jià)函:了解好供應(yīng)商后,需讓發(fā)詢(xún)價(jià)函,讓供應(yīng)商對(duì)價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)等確認(rèn)后加蓋公章回傳;
2) 議價(jià):綜合考慮價(jià)格、交貨的及時(shí)度、付款方式等方式找出二、三家,進(jìn)一步商談,以達(dá)到最能保障公司利益的企業(yè)進(jìn)行合作
3. 做訂單或合同
A 做訂單(價(jià)值不大的物資或相互合作已取得信任的供應(yīng)商)
1)匯總資料:將起草的訂單及各供應(yīng)商的書(shū)面報(bào)價(jià)、比價(jià)表、企業(yè)資質(zhì)、采購(gòu)計(jì)劃、計(jì)劃確認(rèn)單等裝訂
B 做合同
1)供應(yīng)商選擇報(bào)告:第一次采購(gòu)的物資或第一次合作的供應(yīng)商需做供應(yīng)商選擇報(bào)告,說(shuō)明選擇該供應(yīng)商的理由和采購(gòu)的必須性,找公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字,其中包括采購(gòu)部長(zhǎng)、生產(chǎn)車(chē)間主任、生產(chǎn)老總、審核員、公司老總等
2)合同及會(huì)簽:將雙方的合作意向、方式等以合同形式擬定出來(lái)后,盡量由供應(yīng)商先蓋章回傳后,進(jìn)行會(huì)簽。
會(huì)簽單需附供應(yīng)商選擇報(bào)告、比價(jià)表、報(bào)價(jià)單、企業(yè)資質(zhì)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃確認(rèn)單等,合同會(huì)簽單,需把合同的主要條款簡(jiǎn)要說(shuō)明,以便公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字,其中包括采購(gòu)部長(zhǎng)、采購(gòu)生產(chǎn)老總、審核員、財(cái)務(wù)主管、公司老總等
C 回傳合同或訂單
D 合同或訂單簽訂后,需根據(jù)采購(gòu)助理做的采購(gòu)計(jì)劃,完成采購(gòu)訂單,以便驗(yàn)收入庫(kù),庫(kù)管員進(jìn)行物資的發(fā)放及管理
4. 貨物跟蹤
將接貨人的聯(lián)系方式、地址及時(shí)通知供應(yīng)商,同時(shí)供應(yīng)商發(fā)貨后,將承運(yùn)人的聯(lián)系方式要來(lái),隨時(shí)跟蹤貨物在途中的狀態(tài),一旦出現(xiàn)問(wèn)題,以便做好應(yīng)對(duì)措施。