公共基礎(chǔ)知識—公文(2)
公共基礎(chǔ)知識—公文
5、公文摘編
指對重要公文在投人辦理前所做的加工，包括編寫文摘或提要，編寫綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。目的在于為公文辦理提供便利，節(jié)省辦理時間。
6、傳閱的組織
指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多人閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動。傳閱應(yīng)注意：(1)選擇合理的傳閱路線形式，樹型、輪型、星型中較適于公文傳閱的是樹型;(2)正確排序，靈活調(diào)整;(3)適當(dāng)分流;(4)利用并發(fā)展多種傳閱方式;(5)建立嚴格而簡便易行的傳閱登記手續(xù); (6)及時檢查閱讀情況與結(jié)果。
7、催辦
指根據(jù)承辦時限和要求對公文承辦過程所實施的催促和檢查活動。分內(nèi)催辦和外催辦兩種形式。催辦時應(yīng)注意：(1)正確劃定催辦范圍，保證重點;(2)有高度的時間效益觀念;(3)因地制宜采用多種催辦方式;(4)強化其嚴肅性與權(quán)威性。
第三節(jié) 發(fā)文處理程序與方法
一、發(fā)文處理的一般過程
發(fā)文處理是指機關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進行的創(chuàng)制、處置與管理活動。發(fā)文處理程序具有很強的確定性與不可逆性。整個程序可分為三個階段：
(1)文稿的形成，包括擬稿、會商、核稿、簽發(fā);(2)公文的制作，包括注發(fā)、繕印、校對、用印或簽署;(3)公文的傳遞，包括分裝、發(fā)出。上述程序完成后;進入辦畢公文的處置階段。
二、發(fā)文辦理活動的方法要點
(1)文稿撰擬(略)。
(2)會商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時所進行的協(xié)商活動。主要作用是維護公文的合法性;有效性、政令的統(tǒng)一性。
(3)核稿。指簽發(fā)前由文秘人員對文稿所作的全面核查工作。
(4)簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負責(zé)人對文稿終審核準之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。文稿經(jīng)簽發(fā)即成為定稿。簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。簽發(fā)分正簽、代簽、核簽(辦簽)、會簽等數(shù)種。
(5)簽署。指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出和使用的公文正本落款處簽注姓名的活動。
三、發(fā)文管理活動的方法要點
(1)注發(fā)。即在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動。
(2)校對。以文稿和格式設(shè)計要求為基準，對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查。較適于公文校對的方法有：對校法、折校法、讀校法。
(3)用印。即在文件上加蓋印章。
(4)分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝文件的活動。
(5)發(fā)出。指將已封裝完畢的公文以適宜方式傳遞給受文者。除需要直接傳送之外，大多通過普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換、電信等間接通道傳遞
第四節(jié) 辦畢公文的處置
一、處置辦畢公文的主要活動
在收文處理和發(fā)文處理過程中都存在處置辦畢公文的活動。主要包括：清退、銷毀、暫存、
立卷、歸檔。
二、公文清退的范圍與手續(xù)
需清退的公文包括：絕密公文;有重大錯漏的公文;被明令撤銷的公文;僅供征求意見或?qū)忛喌墓?未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿;由發(fā)文機關(guān)指定清退的公文等。
三、公文銷毀的范圍與方式
應(yīng)予銷毀的公文：無留存價值的公文;無留存必要的重份公文;不即行毀滅會造成失密和嚴重損失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校樣、印版等。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，銷毀絕密公文(含密碼電報)應(yīng)當(dāng)進行登記。
四、立卷歸檔
凡反映本機關(guān)工作活動的，具有查考利用價值的業(yè)已辦理完畢的公文材料均在立卷范圍之列。立卷時，要對公文進行科學(xué)有效的分類、組合、編目。
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