企業(yè)檔案與知識管理
企業(yè)檔案工作作為企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，能為公司各項綜合業(yè)務(wù)的開展創(chuàng)造必要條件，但傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新環(huán)境的發(fā)展要求。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于企業(yè)檔案與知識管理的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)
1、企業(yè)檔案工作改革步伐遲緩
在市場經(jīng)濟(jì)多元化的今天，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理體制已被打破。與此同時，新的企業(yè)檔案管理體制還沒有完全形成，這就制約了檔案工作的發(fā)展。在新舊交替時期，較多企業(yè)檔案改革步伐遲緩，滯后于企業(yè)的發(fā)展需求。
2、企業(yè)檔案觀念落后
企業(yè)中大部分員工，甚至中高級管理員，對檔案的認(rèn)識還停留在檔案發(fā)展的初級階段，沒有充分意識到檔案是企業(yè)的重要信息、知識資源。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)是盲目的，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的低效率。
3、企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展
現(xiàn)在，多數(shù)企業(yè)認(rèn)識到了信息化的意義和價值，并通過辦公自動化、管理信息、客戶關(guān)系管理等應(yīng)用系統(tǒng)的不斷建立，來加快信息化進(jìn)程，由此企業(yè)在各項活動過程產(chǎn)生數(shù)字化的信息也越來越多，但傳統(tǒng)的檔案實體管理模式卻難以適應(yīng)這種發(fā)展。另外由于企業(yè)信息化進(jìn)程的急速發(fā)展，企業(yè)檔案人員的整體素質(zhì)難以跟上這種發(fā)展，導(dǎo)致電子檔案管理不當(dāng)，因此企業(yè)檔案處于“游離”狀況。
4、企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理
目前，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個部門、機(jī)構(gòu)之間。沒有實現(xiàn)企業(yè)范圍內(nèi)所有檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案信息也沒有實現(xiàn)與其它信息的資源共享，沒有進(jìn)行有效整合，缺乏統(tǒng)一的科學(xué)規(guī)劃和管理。
面對這些嚴(yán)峻的現(xiàn)實挑戰(zhàn)，如果企業(yè)檔案部門不進(jìn)行根本性的變革，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。因此只有以知識管理思想為指導(dǎo)，構(gòu)建新型企業(yè)檔案管理模式，才能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代企業(yè)制度的發(fā)展要求。
二、知識管理與企業(yè)檔案管理
知識管理是對企業(yè)產(chǎn)生的知識進(jìn)行管理通過獲取、存儲、學(xué)習(xí)、傳播、共享，使每個員工都能接觸并有效的運(yùn)用企業(yè)的知識，可以方便的隨時隨地的找到最需要的知識，增強(qiáng)工作和學(xué)習(xí)的能力，提高工作的質(zhì)量和效率;在企業(yè)已有經(jīng)驗和知識的基礎(chǔ)上，避免重復(fù)犯錯誤，最終實現(xiàn)成本最小，而收益最大。
知識管理通過現(xiàn)代信息技術(shù)對知識進(jìn)行積累、組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值。作為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理模式，知識管理為檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項管理活動提供創(chuàng)新的思路和視角，其對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有以下幾方面。
第一，知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源。它可以促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值：企業(yè)檔案不僅是簡單的歷史記錄、資料，而且是企業(yè)展望未來的窗口，是一種重要的知識載體和重要的戰(zhàn)略資源。
第二，知識管理的根本目是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力。它可以促使人們重新定義檔案管理的目的：檔案管理應(yīng)重視開發(fā)利用企業(yè)的檔案，而不單是收集、整理和保管企業(yè)的檔案;檔案管理更是為了積累、利用知識，而不能只是為了保存歷史、再現(xiàn)歷史。
第三，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動：檔案管理應(yīng)該關(guān)注對檔案所存儲的信息和知識的管理;在檔案收集過程中，應(yīng)加強(qiáng)隱性知識的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件外部信息的收集，將檔案收集活動拓展為知識積累活動。
第四，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。它可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法：企業(yè)檔案管理必須從傳統(tǒng)手工操作方式走出來，采用先進(jìn)的信息技術(shù)。
三、知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建
1、企業(yè)檔案實施知識管理的必要性
科技的發(fā)展把世界經(jīng)濟(jì)從工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代推進(jìn)到了知識經(jīng)濟(jì)時代，目前知識經(jīng)濟(jì)正以信息化為先導(dǎo)在全球范圍內(nèi)迅速發(fā)展。知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案管理必將成為知識管理，所有的工作環(huán)節(jié)都將成為知識管理的必要程序。面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動去適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。
2、構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標(biāo)
(1)使檔案知識資源化、信息化
這要求把檔案，無論是數(shù)據(jù)型、還是信息型、或者知識型檔案，都應(yīng)按照知識管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資源化、信息化，真正成為企業(yè)經(jīng)營工作的重要資源。將以前的信息型檔案資料看成知識型文檔，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行歸類與共享應(yīng)用;對將來的信息型文檔，設(shè)立網(wǎng)上專家委托處理流程系統(tǒng)，快速將信息型文檔轉(zhuǎn)化成知識型文檔，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理。
(2)實現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策
首先要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項及過程，對其形成規(guī)范化認(rèn)識，明確其決策的環(huán)節(jié)或形式。然后，按決策環(huán)節(jié)排列，構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源庫。最后，設(shè)計、設(shè)立訂閱機(jī)制，讓領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)決策工作內(nèi)容或依據(jù)決策環(huán)節(jié)排列的知識資源分類文件進(jìn)行訂閱。
(3)知識資源支持員工學(xué)習(xí)與工作
這要求把知識資源與員工的入職學(xué)習(xí)、崗位學(xué)習(xí)、深入學(xué)習(xí)結(jié)合起來，提供隨時隨地地學(xué)習(xí)的渠道與空間。同時，把知識資源與員工的實際工作結(jié)合起來，讓知識資源在工作的不同環(huán)節(jié)、不同程序上很容易獲取，很及時提供。
3、檔案知識資源管理模式的構(gòu)建
(1)強(qiáng)化知識觀念，創(chuàng)建共享的企業(yè)文化
建立知識庫，提倡組織學(xué)習(xí)知識經(jīng)濟(jì)時代，知識的更新與員工技能的老化并存。因此，需要加大對知識型員工的培訓(xùn)與開發(fā)，提供再教育和再學(xué)習(xí)的機(jī)會。當(dāng)員工感覺在企業(yè)里會有很好的發(fā)展前景，其高效的職業(yè)滿足度也就會持續(xù)下去。
(2)建立知識資源管理平臺
信息技術(shù)，特別是群件技術(shù)、搜索引擎、局域網(wǎng)、專家系統(tǒng)等，為知識在不同個體不同組織之間的交流提供了技術(shù)支撐，使知識在內(nèi)部的廣泛交流共享成為可能。企業(yè)一旦擁有良好的以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的知識管理系統(tǒng)，知識型員工就可以不受失控限制獲取知識庫中共享知識，并且可以聯(lián)系到有關(guān)部門和領(lǐng)域的專門知識專家，協(xié)助解決問題。
(3)制度建設(shè)方案
為了檔案知識資源管理的概念、方法、組織、過程在制度上固化，以及激勵員工積極參與、激勵檔案管理人員高效服務(wù)，有必要建立檔案知識資源管理的制度體系。按照知識資源管理系統(tǒng)推進(jìn)和組織建設(shè)的要求，其保障制度體系應(yīng)包括：知識資源安全訪問權(quán)限制度、系統(tǒng)中知識和數(shù)據(jù)的格式規(guī)范、知識資源收集整理制度、知識資源內(nèi)容建設(shè)工作制度、知識資源管理組織制度等。
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