企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)
企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)
企業(yè)檔案的知識(shí)化管理，就是企業(yè)檔案在管理過(guò)程中運(yùn)用知識(shí)管理的理念、方法和手段，對(duì)企業(yè)檔案信息收集和處理。以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
企業(yè)文檔知識(shí)管理工具
大部分管理軟件的文檔管理功能是菜單化、單獨(dú)上傳文檔、進(jìn)行歸類(lèi)存儲(chǔ)的方式，這種方式只能保存文檔本身，但不能記錄文檔的產(chǎn)生原因和過(guò)程，并且文檔的版本混亂。領(lǐng)度企業(yè)執(zhí)行與溝通平臺(tái)在做文檔管理功能時(shí)，不僅僅采用菜單化模式提供上傳文檔的方式，而是在工作匯報(bào)時(shí)同步進(jìn)行文檔管理，即無(wú)論因任何工作匯報(bào)中上傳的附件，都將按“項(xiàng)目——任務(wù)——事件”的位置編號(hào)方式自動(dòng)歸檔在文檔庫(kù)中。位置編號(hào)的方式記錄了文檔的產(chǎn)生的完整過(guò)程：人、時(shí)間、事情，點(diǎn)擊文檔編號(hào)的時(shí)候不僅能夠下載到文檔，而且能查看到完整的文檔上下文關(guān)系，因此能夠保留這些知識(shí)及產(chǎn)生知識(shí)的過(guò)程。文檔分類(lèi)管理不但可以按項(xiàng)目、用戶(hù)、群組進(jìn)行分類(lèi)，還可以加“標(biāo)簽”整體管理這些文檔，形成企業(yè)知識(shí)庫(kù)。
Linkwedo文檔管理具有如下特點(diǎn)：
自動(dòng)生成文檔位置編號(hào)
在Linkwedo文檔管理系統(tǒng)中，呈現(xiàn)豐富的文檔信息：文檔名稱(chēng)，文檔所有者，文檔上傳時(shí)間、文檔位置編號(hào)等信息，這些信息都是在我們?nèi)粘９ぷ鲄R報(bào)中上傳文檔過(guò)程中自動(dòng)記錄下來(lái)。每上傳一份文檔，生成文檔編號(hào)呈現(xiàn)文檔的位置：通過(guò)文檔的位置(如P6-T28-E349)可以看出該文檔是在屬于哪個(gè)項(xiàng)目，屬于哪個(gè)任務(wù)，是屬于任務(wù)創(chuàng)建時(shí)上傳，還是執(zhí)行任務(wù)匯報(bào)工作中上傳，清晰的將文檔進(jìn)行歸檔管理。
文檔的權(quán)限控制
文檔是需要嚴(yán)謹(jǐn)管理的，所以在每次上傳文檔的時(shí)候就可以設(shè)置文檔的查看權(quán)限，文檔的查看有五種權(quán)限：包含完全公開(kāi)、項(xiàng)目參與人員可見(jiàn)、任務(wù)參與人員可見(jiàn)、事件參與者可見(jiàn)、私人文檔，設(shè)置定文檔的保密級(jí)別，以此限定文檔查看人員的范圍，有效的保護(hù)文檔
記錄文檔的查看記錄
你是否想知道你上傳的文檔是否被下載過(guò)?被哪些人下載過(guò)?在Linkwedo文檔系統(tǒng)中，當(dāng)文檔被查看過(guò)，自動(dòng)記錄下來(lái)文檔被查看次數(shù)、查看時(shí)間、查看者姓名等信息，將以上信息直觀(guān)呈現(xiàn)給用戶(hù)，方便用戶(hù)掌握文檔是否被關(guān)注過(guò)，以及被哪些用戶(hù)查看過(guò)。
記錄產(chǎn)生的上下文，場(chǎng)景還原
在Linkwedo文檔系統(tǒng)中，不僅可以下載文檔，查看文檔內(nèi)容，還可以了解文檔的產(chǎn)生過(guò)程或所得到的評(píng)論。通過(guò)點(diǎn)擊位置編號(hào)，可以進(jìn)入到該文檔的事件中查看到所需要了解的細(xì)節(jié)，可直接查看到文檔產(chǎn)生的過(guò)程，了解前因后果，即使文檔上傳者已經(jīng)離職，也能夠根據(jù)記錄全面的還原場(chǎng)景，準(zhǔn)確判斷文檔的版本。
文檔分類(lèi)管理
將文檔按不同屬性分類(lèi)，如按部門(mén)用戶(hù)分類(lèi)、按部門(mén)項(xiàng)目分類(lèi)、按群組分類(lèi)、按時(shí)間分類(lèi)，通過(guò)對(duì)文檔的分類(lèi)能夠快速找到需要的文檔。
統(tǒng)計(jì)文檔數(shù)據(jù)
提供從全局查看文檔的數(shù)據(jù)信息，如個(gè)人所有權(quán)限查看的文檔數(shù)、個(gè)人上傳的文檔數(shù)等。
標(biāo)簽功能
為文檔添加標(biāo)簽，按標(biāo)簽管理文檔，形成企業(yè)的知識(shí)庫(kù)。
文檔搜索功能
支持模糊搜索功能，輸入文檔部分名稱(chēng)可以搜索到文檔。
相關(guān)閱讀：檔案工作的原則和性質(zhì)
一、檔案工作的基本原則
為了適應(yīng)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展的需要，統(tǒng)一指導(dǎo)全國(guó)檔案工作，在長(zhǎng)期的實(shí)踐過(guò)程中，逐步地形成和確定了我國(guó)檔案工作的基本原則，這個(gè)基本原則是：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用”。
這一原則的基本思想包括三個(gè)方面：
第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，即以前常說(shuō)的“集中統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案。”檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是社會(huì)主義社會(huì)的必然產(chǎn)物，它以社會(huì)主義的經(jīng)濟(jì)、政治制度為前提，并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務(wù)。具體地講，就是：
1、各單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的，由各級(jí)檔案館集中保管。
2、全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3、全國(guó)檔案工作統(tǒng)一于黨的領(lǐng)導(dǎo)。
第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護(hù)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，有兩個(gè)方面的含義：一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，不使應(yīng)該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命;另一方面，要維護(hù)檔案免遭意外的破壞，不失密。
第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)----便于社會(huì)各方面的利用。社會(huì)各方面利用檔案，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過(guò)程。
二、檔案室的性質(zhì)
檔案室是管理本單位形成的檔案，并提供檔案為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)的工作機(jī)構(gòu)。檔案室工作是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工作，具有自己的特殊性質(zhì)。
1、檔案室工作是史料性工作，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的重要工作。
檔案是單位各方面工作活動(dòng)的真實(shí)記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進(jìn)行工作的思想意圖，成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，反映了一定歷史階段的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，使檔案再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的歷史面貌，從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。 2、檔案室工作是條件性工作，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。 各單位的工作，是延續(xù)不斷地進(jìn)行，檔案是前人智慧的結(jié)晶，今天的工作要借鑒過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)人的記憶有限，要靠查考檔案。制訂計(jì)劃、總結(jié)工作、執(zhí)行政策、處理各種問(wèn)題等，都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學(xué)的依據(jù)和準(zhǔn)確的信息，減少無(wú)效勞動(dòng)和重復(fù)勞動(dòng)。
3、檔案室是服務(wù)性的工作，是單位業(yè)務(wù)工作的組成部分。
檔案室工作，一方面為單位工作服務(wù)，另一方面為有關(guān)單位提供材料，當(dāng)然首先是為本單位的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)提供過(guò)去的工作情況、材料、數(shù)據(jù)，以便領(lǐng)導(dǎo)查考，幫助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)地作出決策，處理問(wèn)題。其次，各業(yè)務(wù)部門(mén)在進(jìn)行工作中，也都需要查考利用檔案。在許多專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)，檔案室是一個(gè)必不可少的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，本身就是業(yè)務(wù)活動(dòng)不可分割的一部分。比如公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案，是立案審判過(guò)程的記錄和反映，是進(jìn)行審判工作的工具。
4、檔案室工作是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。
社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作是性質(zhì)、對(duì)象、任務(wù)不同的工作，但是，無(wú)論哪一個(gè)部門(mén)，哪一個(gè)行業(yè)的工作，必須產(chǎn)生檔案、利用檔案。所以，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系，檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級(jí)檔案行政管理部門(mén)通過(guò)這個(gè)紐帶，可以將監(jiān)督、指導(dǎo)的職責(zé)在各單位落實(shí)，使社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的活動(dòng)記錄，研究成果得到安全維護(hù)，社會(huì)各部門(mén)、各行業(yè)也可以通過(guò)這個(gè)紐帶了解檔案工作、認(rèn)識(shí)檔案工作。從而支持檔案工作。
5、檔案室工作是國(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。
在整個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)中，檔案室工作處于一個(gè)相當(dāng)重要的地位。檔案室保管的檔案是國(guó)家檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。全國(guó)檔案室保存檔案的總和，是國(guó)家全部檔案的主要組成部分。整個(gè)國(guó)家檔案的完整程度和延續(xù)積累，首先取決于檔案室，它是國(guó)家檔案資源延續(xù)和國(guó)家檔案文化財(cái)富積累的主要源泉。檔案室工作是國(guó)家檔案事業(yè)的工作基礎(chǔ)。在全國(guó)檔案事業(yè)管理體系中，檔案室保存的檔案數(shù)量最多，發(fā)揮的現(xiàn)實(shí)作用最大，而且檔案室機(jī)構(gòu)和從業(yè)人員也最多，因此，檔案室工作的質(zhì)量和水平，對(duì)整個(gè)國(guó)家檔案工作的質(zhì)量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國(guó)家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看，檔案室先于檔案館產(chǎn)生。可以說(shuō)，沒(méi)有檔案室工作的不斷發(fā)展，就沒(méi)有國(guó)家檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展。正是無(wú)數(shù)個(gè)檔案室源源不斷地向國(guó)家檔案館輸送補(bǔ)充檔案，檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎(chǔ)上提高和發(fā)展。
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3.企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策