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檔案管理基礎知識

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檔案管理基礎知識

  檔案管理工作是一項服務型的業(yè)務性工作,做好檔案管理工作是保證檔案服務質量的決定因素。以下是由學習啦小編整理關于檔案管理基礎知識的內容,提供給大家參考和了解,希望大家喜歡!

  檔案管理基礎知識一:

  一、檔案歸檔范圍

  (一)材料種類

  1.上級單位下發(fā)的需要本單位貫徹執(zhí)行的政策、法規(guī),以及直接對本單位下發(fā)的批復、指示、重要通知等;

  2.本單位黨、團、工、青、婦等群團工作材料;

  3.行政管理工作形成的文件材料,如領導班子變更、機構改革、會議記錄、綜合行政等;

  4.業(yè)務職能工作形成的文件材料,如工作請示、重要工作的報告、總結、統(tǒng)計數(shù)據、科研等;

  5.本單位對下級單位管理中形成的材料;

  6.內容重要的各類來信,來訪材料,領導的指示,來訪形成的記錄、摘要單、調查處理報告、統(tǒng)計分析材料等;

  7.會計工作形成的文件材料;

  8.本單位經營管理、職工管理形成的文件材料;

  9.本單位與外單位、個人簽訂的合同、協(xié)議,及債權債務文件;

  10.領導參加相關會議的講話稿;參加會議帶回的有關材料等;

  11.其他有保存利用價值的文件材料。

  (二)保管期限

  1.保管期限種類分為永久、30年、10年;

  2.會計檔案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;

  3.凡對公司有長遠保存價值的檔案列為永久;

  4.對在一定時間內有利用價值的檔案列為10年;

  5.凡介于永久或10年期限之間的檔案其保管期限一律30年。

  二、立檔單位

  形成全宗的單位,稱為立檔單位,又稱“全宗構成者”。構成立檔單位的主要條件有:

  1、可以獨立行使職權,并能主要以自己的名義對外行文;

  2、是一個會計單位或經濟核算單位,自己可以編造預算或財務計劃;

  3、設有專門管理人事的機構或人員,并有一定的人事任免權。

  三、國家檔案全宗的含義

  國家檔案全宗是指歸檔國家所有的,由國家統(tǒng)一管理的一切檔案財富的總和。國家檔案全宗(國家全部檔案)這個概念,主要包括兩個問題:一是它的實質,二是它的構成。

  國家檔案全宗的實質,是解決檔案的所有權和國家檔案管理原則的問題。國家檔案全宗的構成有以下三部分:

  1、中華人民共和國時期的檔案

  2、革命歷史檔案

  3、舊政權時期的檔案

  中華人民共和國時期的檔案,包括建國以來黨和國家的各個機關、部門、團體、企事業(yè)單位的檔案,以及由國家征集或個人捐贈的某些著名人物形成的檔案。 革命歷史檔案,主要是從1919年五四運動到1949年中華人民共和國成立以前,整個新民主主義革命時期內,中國共產黨及其領導下的人民政權、軍隊、企事業(yè)單位、社會組織、革命活動家所形成的檔案。 舊政權時期的檔案,包括歷代王朝、中華民國、北洋軍伐和日偽時期所有機關、部門、企業(yè)、事業(yè)單位、反動黨、團、會道門的檔案,以及社會組織、私營企業(yè)、私立學校、官僚資本企業(yè)和國家所接收的外國在華的侵略性機關、團體、企業(yè)單位的檔案。

  四、檔案工作的內容

  檔案工作,簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案,為黨和國家各項工作服務的工作。它的基本內容包括:檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。這是關于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法,通常稱為檔案工作“七個環(huán)節(jié)”。 檔案業(yè)務六項工作解釋:

  1、檔案收集工作,就是把分散在各機關內部職能部門和個人手中的文件材料,按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾,它是檔案工作的起點,是檔案工作的第一個環(huán)節(jié),也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內容。

  2、檔案整理工作,是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進行分類、組合、排列和編目,使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管和利用。

  3、檔案鑒定工作,是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據檔案對今后各方面可能起的作用,通過甄別檔案的價值,確定期保管期限,把已失去價值的檔案剔除銷毀。

  4、檔案保管工作,是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因,檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務,就是克服與限制損毀檔案的各種因素,努力延長檔案的壽命,維護檔案的完整與安全。

  5、檔案的統(tǒng)計工作,是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式,揭示檔案和檔案工作的有關情況。

  6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求,需要為提供檔案準備好直接的輔助手段,并通過各種方式實際地提供檔案和有關資料,這就形成了檔案的編目和提供利用工作。

  五、檔案工作的性質

  檔案工作是一項很重要的專門事業(yè),是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設,開展歷史研究,進行各項工作必要條件。做好檔案工作,不僅是當前工作的需要,而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。其基本性質是:

  1、檔案工作是一項管理性的科學性的工作

  一方面,就總的檔案工作看來,檔案工作是專門負責管理歷史文獻——檔案的一種獨立的專業(yè),屬于國家科學文化事業(yè)的組成部分。另一方面,從特定的部門、一定單位的檔案工作來看,它又是某種工作管理的組成部分。檔案,就其保存和流轉歸宿的程序,可以分作檔案室階段和檔案館階段。檔案室保存的檔案,是本單位職能活動的歷史記錄,檔案室工作既是檔案事業(yè)的組成部分,又是機關或單位秘書工作的一部分。

  2、檔案工作是一項服務性的條件性的工作

  從檔案工作同其他工作的關系來說,它屬于一項服務性的、條件性的工作。檔案工作雖然也是一項研究性的工作,但是檔案部門研究檔案、進行編著等活動,其主要目的還是為了更好地適應各界的利用需要,為黨和國家各項工作提供檔案材料。 檔案工作的服務性,是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。

  3、檔案工作是一項政治性的工作

  檔案工作的政治性表現(xiàn)在檔案為誰所有,為誰服務,受到什么階級利益的制約。在我國,檔案工作不是一般的服務性行業(yè),它是鞏固人民民主專政、維護國家機密和歷史財富的重要陣地之一。在當前的社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)中,檔案工作必須把工作重點切實地轉移到為經濟建設服務的中心上來。

  檔案工作的機要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。檔案工作的機要性,是由檔案本身的特點以及國家利益所決定的。古今中外任何國家的檔案工作都有一定的保密要求。

  檔案管理基礎知識二:

  六、檔案工作的基本原則

  為了適應社會主義事業(yè)發(fā)展的需要,統(tǒng)一指導全國檔案工作,在長期的實踐過程中,逐步地形成和確定了我國檔案工作的基本原則,這個基本原則是:“檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于社會各方面的利用”。

  這一原則的基本思想包括三個方面:

  第一、確立了檔案工作的組織原則和管理體制----統(tǒng)一領導、分級管理,即以前常說的“集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案。”檔案工作的統(tǒng)一領導,是社會主義社會的必然產物,它以社會主義的經濟、政治制度為前提,并為它們的鞏固、發(fā)展提供服務。具體地講,就是:

  1、各單位各種門類和載體的檔案,均由本單位檔案室集中管理;檔案中需要長遠保存的,由各級檔案館集中保管。

  2、全國檔案工作,由各級檔案行政管理部門統(tǒng)一地、分層負責地進行指導和監(jiān)督。

  3、全國檔案工作統(tǒng)一于黨的領導。

  第二、提出了檔案管理的基本要求-----維護檔案的完整與安全。維護檔案的完整,有兩個方面的含義:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全,不使應該集中保存的檔案殘缺短少;另一方面,從質量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護檔案的有機聯(lián)系,不能人為地割裂分散,或者零亂堆砌。維護檔案的安全,也有兩方面的含義:一方面,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要維護檔案免遭意外的破壞,不失密。

  第三、體現(xiàn)了檔案工作的根本目的,規(guī)定了檔案工作的主要標準----便于社會各方面的利用。社會各方面利用檔案,是檔案工作的出發(fā)點,并且支配檔案工作的全過程。

  七、檔案室的性質

  檔案室是管理本單位形成的檔案,并提供檔案為本單位各項工作服務的工作機構。檔案室工作是一項專門工作,具有自己的特殊性質。

  1、檔案室工作是史料性工作,是維護單位歷史真實面貌的重要工作。

  檔案是單位各方面工作活動的真實記錄。它記述了黨和政府的方針政策和人們進行工作的思想意圖,成功的經驗和失敗的教訓,反映了一定歷史階段的社會政治、經濟和文化狀況。檔案室的工作就是收集和管理這些檔案,維護檔案的完整和安全,使檔案再現(xiàn)當時的歷史面貌,從而保障單位歷史的延續(xù)和發(fā)展。 2、檔案室工作是條件性工作,是提高單位工作效率和工作質量的重要條件。 各單位的工作,是延續(xù)不斷地進行,檔案是前人智慧的結晶,今天的工作要借鑒過去的經驗,一個人的記憶有限,要靠查考檔案。制訂計劃、總結工作、執(zhí)行政策、處理各種問題等,都要查考檔案。檔案室為單位工作人員提供科學的依據和準確的信息,減少無效勞動和重復勞動。

  3、檔案室是服務性的工作,是單位業(yè)務工作的組成部分。

  檔案室工作,一方面為單位工作服務,另一方面為有關單位提供材料,當然首先是為本單位的領導工作服務。為領導提供過去的工作情況、材料、數(shù)據,以便領導查考,幫助領導及時地作出決策,處理問題。其次,各業(yè)務部門在進行工作中,也都需要查考利用檔案。在許多專業(yè)主管機關,檔案室是一個必不可少的業(yè)務環(huán)節(jié),本身就是業(yè)務活動不可分割的一部分。比如公安機關、檢察院、法院形成的訴訟、案件檔案,是立案審判過程的記錄和反映,是進行審判工作的工具。

  4、檔案室工作是社會各項事業(yè)同檔案工作聯(lián)系的紐帶之一。

  社會各項事業(yè)同檔案工作是性質、對象、任務不同的工作,但是,無論哪一個部門,哪一個行業(yè)的工作,必須產生檔案、利用檔案。所以,社會各項事業(yè)同檔案工作有著必然的聯(lián)系,檔案室工作正是維系這種聯(lián)系的紐帶。各級檔案行政管理部門通過這個紐帶,可以將監(jiān)督、指導的職責在各單位落實,使社會各項事業(yè)的活動記錄,研究成果得到安全維護,社會各部門、各行業(yè)也可以通過這個紐帶了解檔案工作、認識檔案工作。從而支持檔案工作。

  5、檔案室工作是國家檔案事業(yè)的基礎。

  在整個國家檔案事業(yè)中,檔案室工作處于一個相當重要的地位。檔案室保管的檔案是國家檔案事業(yè)的物質基礎。全國檔案室保存檔案的總和,是國家全部檔案的主要組成部分。整個國家檔案的完整程度和延續(xù)積累,首先取決于檔案室,它是國家檔案資源延續(xù)和國家檔案文化財富積累的主要源泉。檔案室工作是國家檔案事業(yè)的工作基礎。在全國檔案事業(yè)管理體系中,檔案室保存的檔案數(shù)量最多,發(fā)揮的現(xiàn)實作用最大,而且檔案室機構和從業(yè)人員也最多,因此,檔案室工作的質量和水平,對整個國家檔案工作的質量和水平有著重要的影響。檔案室工作是國家檔案館工作發(fā)展的前提。從檔案事業(yè)發(fā)展史上看,檔案室先于檔案館產生??梢哉f,沒有檔案室工作的不斷發(fā)展,就沒有國家檔案館的產生和發(fā)展。正是無數(shù)個檔案室源源不斷地向國家檔案館輸送補充檔案,檔案館工作才有可能在不斷豐富館藏的基礎上提高和發(fā)展。

  八、檔案室的地位

  檔案室的各單位中的地位,既不是凌駕于各業(yè)務部門之上的特殊地位,也不是處在可有可無的低微地位,而是處在單位辦公室(秘書科)內的與各業(yè)務部門有密切聯(lián)系的地位。

  九、檔案室的任務

  檔案室工作,是為了集中統(tǒng)一管理單位在工作活動中形成的全部檔案而建立起來的一項專門業(yè)務?!稒n案法》、《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》,對檔案室的任務都作了明確規(guī)定,其基本任務有五個方面:

  1、貫徹執(zhí)行黨和國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。檔案室是國家檔案事業(yè)的基層組織,必須遵守黨和國家關于檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,依法從事本單位的檔案工作,這是做好檔案室工作的基本前提。同時,為了貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策,檔案室還應該采取一系列有效的措施,建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度,使本單位的檔案工作有章可循,從而將本單位的檔案工作納入國家檔案事業(yè)法治建設的軌道,這是開展檔案室工作的基本保證。

  2、對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監(jiān)督和指導。檔案室的檔案,來源于本單位文書部門和業(yè)務部門,案卷質量的高低,與文書部門和業(yè)務部門有直接關系。為使本單位文書部門和業(yè)務部門的文件材料的形成、積累、歸檔工作符合檔案工作的要求,檔案室應對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督指導,以保證歸檔案卷的質量,這是國家賦予檔案室的權力。

  3、集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案,積極提供利用。檔案室應該是集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案的信息中心。因此,要創(chuàng)造良好的基礎和物質條件,確保檔案的完整與安全。管理是手段,利用是目的。檔案室工作的根本目的,就是充分發(fā)揮檔案的作用,為單位領導決策和各項工作服務。檔案室工作是否有效,是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞,直接影響檔案室的發(fā)展,影響單位工作效益的提高。如果檔案室只起“一把鎖”的作用,就得不到領導和業(yè)務人員的重視與支持。檔案室要根據本單位工作利用檔案的特點,編制各種檢索工具和參考資料,開展各種利用工作,變被動服務為主動服務。

  4、對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。按照檔案工作統(tǒng)一領導、分級管理的原則,各專業(yè)主管機關的檔案部門,除管理好本單位的檔案外,還應負責對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和指導。

  5、依法向檔案館移交檔案?!稒n案法》第十一條明確規(guī)定“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定,定期向檔案館移交檔案。”檔案室保存的檔案,一方面,它是本單位形成的,對本單位有用,要在本單位保存;另一方面,它又是國家的,對國家各項工作有用,又需要移交給國家檔案館保存,在更大的范圍為社會各方面當前和長遠的需要服務。按照《機關檔案工作條例規(guī)定》,“省級以上機關應將永久保存的檔案在本機關保存二十年左右;省轄市(州、盟)和縣級以下機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右,連同目錄數(shù)據庫軟盤、案卷目錄(一式三份)和有關的檢索工具、參考資料,一并向有關的檔案館移交。一個機關的全部檔案是不可分割的整體,應統(tǒng)一向一個檔案館移交。” 檔案室不僅要按照移交范圍向檔案館移交檔案,而且移交的檔案要符合一定的質量要求。
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