摘要：幾個月前，我給一家公司做了為期三天的自我管理培訓，目的是教會員工如何安排自己的工作和時間，如何制定務實的計劃并予以遵循，如何設定目標并激勵自己去達到它們。

　　最近我常常接受邀請到企業(yè)做一些專題培訓。主管們抱怨得最多的是：千里馬難尋——員工的素質(zhì)不高，工作被動。這讓我想起一部美國電影的場面：監(jiān)獄發(fā)生暴動，新聞記者訪問州長有什么改善措施，州長回答道：“我們的監(jiān)獄永遠不會變得更好，除非進來的犯人的素質(zhì)可以提高。”認同這種態(tài)度的管理者，常常把員工的失敗歸咎于員工的個人問題，而很少檢討自己管理工作中的失誤。

　　失誤一：管理者和員工都不清楚該職位的工作職責和內(nèi)容是什么

　　一位新上任的部門經(jīng)理，三個月內(nèi)換了幾任秘書，每一個秘書都對接手的人抱怨說這位經(jīng)理太難侍候，不知道怎樣才能讓他滿意。有一天，這位經(jīng)理問我到哪里才能招到一個好秘書。我問他：你認為一個好秘書應該做些什么工作?他說：應該盡職盡責，自覺主動地做好份內(nèi)工作。

　　我請他將秘書的職責和份內(nèi)工作一點一點地寫出來，這位經(jīng)理寫了幾點便寫不下去了。他才發(fā)現(xiàn)，連他自己也不知道秘書該干些什么，因此，他請的秘書常常閑著不知道干什么也是很正常的。

　　我建議這位經(jīng)理去請教一些資深經(jīng)理，將秘書每天、每周、每月的例行工作列成一張職責表，而且將一些可能會出現(xiàn)的問題也寫出來，然后，拿著這份職責表跟秘書探討能否勝任，遇到問題如何解決。

　　管理者的基本責任是：列出下屬員工的工作職責表，它告訴員工你對他的工作期望是什么，同時你也清楚，你對員工的工作期望是什么。

　　失誤二：管理者不了解員工在做什么，對員工產(chǎn)生猜忌

　　在辦公室里，我們常常會遇到這樣一幕：

　　上司：我真不知道你一天到晚都在忙些什么，交代那么點兒小事都做不好。

　　下屬：我在做……

　　上司：什么?!這些事要花那么長的時間?!

　　為了避免這種場面發(fā)生，我總是要求下屬寫工作日記，即每天下班前花15分鐘將當天所做的事用流水帳的方式記錄下來。尤其是做行政事務性工作的員工。我喜歡跟他們說以下這番話：

　　好記性不如爛筆頭。因為行政工作大多是瑣碎單調(diào)而且是重復的，每天忙忙碌碌，卻見不到成效，不像做業(yè)務，有數(shù)據(jù)可以說明成績。如果做對了99件事，沒有人會提起，但做錯了一件事，大家便會牢牢記住。假如大家問你到底忙些什么，你真的還想不起來多少。因此，寫工作日記尤其重要。開始的日子我會定期看工作日記，假設我對某位員工的工作表現(xiàn)不滿，我會通過閱讀他的工作日記，知道他的問題所在，再找他談話。

　　例如某件事上司估計只需一個小時便可完成，但在工作日記上下屬花了兩個小時，這種情況一般只有四種可能性：也許上司估計錯誤——如果不及時搞清楚，上司便容易對下屬產(chǎn)生偏見;也許下屬的做事方法不對，效率有待提升——要著重提高下屬的能力和技巧;也許有特殊情況發(fā)生——這只是偶然的;也許下屬撒謊——到底是因為另有苦衷，還是態(tài)度有問題。

　　開始的日子都會有些不習慣，尤其是一些較為清閑的員工，因為他們的工作日記實在沒多少好寫的，不再容易蒙混了只好主動積極地找事干，為的是讓工作日記寫起來不至于太難看。至于忙碌的員工則會寫得很爽快，時間長了養(yǎng)成工作習慣，既幫助記憶，又有利于做計劃和總結(jié)。

　　當員工養(yǎng)成這種良好的工作習慣后，可以讓他們來幫助訓練新員工。這樣做，管理者可以得到雙重回報。那些員工不僅更加強化寫工作日記這種習慣，還能夠幫助公司對其他人現(xiàn)身說法，說明這種習慣給自己帶來的好處。同樣重要的是，也許因為自己曾經(jīng)有過種種不習慣的經(jīng)歷，他們將會懂得如何來幫助新員工。

　　失誤三：工作目標和內(nèi)容不切實際，讓員工產(chǎn)生挫折感

　　我們訂的工作目標和內(nèi)容要合乎實際。有一個例子讓我印象非常深刻，三年前，我在壽險新人培訓班上擔任主講老師，我注意到一個很秀氣的女孩子總是坐在前面的位子，眼中充滿了興奮。但一個星期后我在路上見到她時，卻發(fā)現(xiàn)她垂頭喪氣，我問她發(fā)生了什么事，她說她不想做保險了，因為她沒辦法忍受每天要見20個客戶的挫折感受。她的主管在聽完一位臺灣的推銷高手的講演后，要求她們用一種強勢的推銷方式，不管對方如何拒絕，都要堅持推銷，而且不到20個決不罷手。主管相信最后客戶會屈服在業(yè)務員的“天纏功(天天纏住客戶的功夫)”下。

　　我后來找到了這位主管，和他一起討論這種方法是否適合他的下屬以及利弊，最后我們同意放棄這種不切實際的推銷方式，而讓業(yè)務員每天只找四個準客戶談話。并輔導業(yè)務員適當?shù)耐其N方式，那就是：在適當?shù)臅r間和適當?shù)牡攸c與適當?shù)娜俗鲞m當?shù)耐其N，業(yè)務員的功力體現(xiàn)在尋找或創(chuàng)造這“適當”二字上。

　　現(xiàn)在這位女孩子已經(jīng)是一位業(yè)務高手了，而且晉升為公司的高級主管?；叵胍幌拢牟拍墚敵鹾苡锌赡芫鸵驗槟切┎磺袑嶋H的目標和內(nèi)容而被抹煞了。

　　要知道工作目標和內(nèi)容是否切合實際，是否偏高或偏低，管理者要切實追蹤下屬的工作效果，定期與下屬面談或召開部門例會，聽取下屬的工作總結(jié)、存在問題以及所需支持，并根據(jù)下屬的經(jīng)驗和能力加以調(diào)整。

　　失誤四：沒有培養(yǎng)員工的自我管理技能

　　幾個月前，我給一家公司做了為期三天的自我管理培訓，目的是教會員工如何安排自己的工作和時間，如何制定務實的計劃并予以遵循，如何設定目標并激勵自己去達到它們。

　　有一個年輕人非常認真，不但用錄音機把三天的課程錄下來，每逢下課總是抓緊機會跟我探討昨天的課程內(nèi)容。

　　培訓結(jié)束后，我在跟這家公司的老總交談的過程中提到這位年輕人，我認為這么好學的人肯定很有潛質(zhì)，誰知道老總說，這個人差一點被他的主管炒掉，他是剛畢業(yè)的大學生，工作不主動，好幾次把項目交給他，過了好些天都沒見他怎么動手，他的主管氣得只好交給別人做了。

　　類似這樣的事在企業(yè)中時有發(fā)生，管理者可能認為員工缺乏工作動力和責任心，其實這些往往不是本質(zhì)問題。員工缺乏的是自我管理的技能。

　　當員工確實清楚工作職責和內(nèi)容后，管理者會認為他理所當然應該出色完成任務，因為他們有一定的工作經(jīng)驗或教育程度。

　　有趣的是，現(xiàn)今出色的管理者通常沒有受過什么訓練，他們憑著自身的才能和自律一路過來，他們表現(xiàn)出比一般人要多一些天賦的才能往往就是自我管理的才能，在管理者看來易如反掌的事，下屬可能不知如何處置。作為管理者，不但要培養(yǎng)耐性，而且要有包容下屬在錯誤中學習的雅量，更要幫助員工培養(yǎng)自我管理的技能。