政府采購檔案管理規(guī)章制度范本
政府要加強(qiáng)對(duì)采購單干的有效管理，避免丟失或泄露相關(guān)信息，就需要制定一些相應(yīng)的檔案管理制度。以下是小編整理的政府采購檔案管理內(nèi)容，希望對(duì)大家有幫助!
政府采購檔案管理制度范本篇一
一、目的
為規(guī)范政府采購代理資料的分類組卷及歸檔內(nèi)容，嚴(yán)格政府采購代理資料的管理，制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于公司所有政府采購代理資料的歸檔管理。
三、組卷及歸檔要求
1、以項(xiàng)目工程組卷歸檔
2、卷內(nèi)文件按相應(yīng)的時(shí)間或序號(hào)依次歸檔
3、文件紙張大小為A4。字跡使用不易褪色的筆書寫。
4、首卷應(yīng)列入總目錄、各分卷分冊(cè)的目錄，各分卷分冊(cè)另加本卷、冊(cè)的目錄。
5、封面、封底紙張由辦公室統(tǒng)一提供。
6、按國家檔案管理規(guī)定要求分冊(cè)裝冊(cè)。
四、政府采購檔案具體包括：
(一)政府采購預(yù)算執(zhí)行文件
1、政府采購預(yù)算表;
2、政府采購計(jì)劃申報(bào)表和審核表;
3、有關(guān)政府采購預(yù)算和計(jì)劃的其他資料。
(二)政府采購前期準(zhǔn)備文件
1、委托代理采購協(xié)議書;
2、核準(zhǔn)采購進(jìn)口產(chǎn)品的相關(guān)審批資料;
3、自行組織采購的申請(qǐng)及批復(fù)資料;
4、采購方式變更申請(qǐng)及批復(fù);
5、采購文件及采購人確認(rèn)記錄，包括評(píng)標(biāo)辦法、評(píng)標(biāo)細(xì)則、評(píng)標(biāo)紀(jì)律等有關(guān)文件、資料;
6、采購公告、資格預(yù)審公告及其變更事項(xiàng);
7、獲取采購文件或資格預(yù)審文件的供應(yīng)商名單登記表;
8、專家咨詢論證會(huì)記錄;
9、已發(fā)出采購文件或資格預(yù)審文件的澄清、修改說明和答疑記錄;
10、供應(yīng)商資格審查情況報(bào)告;
11、評(píng)審專家名單及抽取記錄;
12、庫外專家使用備案審核表。
(三)政府采購開標(biāo)(含談判、詢價(jià))文件
1、采購響應(yīng)文件及有關(guān)資料等;
2、在遞交采購響應(yīng)文件截止時(shí)間前供應(yīng)商對(duì)遞交的采購響應(yīng)文件進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄;
3、采購項(xiàng)目樣品送達(dá)記錄;
4、接受供應(yīng)商投標(biāo)或談判的記錄;
5、開標(biāo)一覽表;
6、開標(biāo)(談判、詢價(jià))過程有關(guān)記錄;
7、開標(biāo)(談判、詢價(jià))過程中其他需要記載的事項(xiàng)。
(四)政府采購評(píng)審文件
1、評(píng)審專家簽到表及現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員簽到表;
2、評(píng)審專家評(píng)審工作底稿等評(píng)審過程記錄;
3、供應(yīng)商的書面澄清記錄;
4、評(píng)標(biāo)或談判報(bào)告，包括無效供應(yīng)商名單及說明、中標(biāo)(成交)候選供應(yīng)商名單等;
5、經(jīng)監(jiān)督人員簽字的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督審查記錄;
6、評(píng)審過程中其他需要記載的事項(xiàng)。
(五)政府采購中標(biāo)(成交)文件
1、采購人對(duì)采購結(jié)果的確認(rèn)意見;
2、中標(biāo)或成交通知書;
3、采購結(jié)果公告(公示)記錄(含報(bào)刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等);
4、公證書;
5、與中標(biāo)(成交)相關(guān)的其他文件資料。
(六)政府采購合同文件
1、政府采購合同;
2、政府采購合同依法補(bǔ)充、修改、中止或終止等相關(guān)記錄。
(七)政府采購驗(yàn)收及結(jié)算文件
1、項(xiàng)目驗(yàn)收記錄;
2、政府采購項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收單或抽查報(bào)告等有關(guān)資料;
3、發(fā)票復(fù)印件及附件;
4、其他驗(yàn)收文件資料。
(八)其他文件
1、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù);
2、供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)記錄及投訴處理決定等;
3、采購過程中的音像資料;
4、其他需要存檔的資料。
政府采購檔案管理制度范本篇二
第一條為加強(qiáng)政府集中采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指采購中心開展政府集中采購業(yè)務(wù)時(shí)，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關(guān)文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應(yīng)歸檔的基本資料有：
(一)采購辦下達(dá)的采購任務(wù)通知書;
(二)采購中心政府采購詢價(jià)記錄;
(三)政府采購紀(jì)要;
(四)已監(jiān)章的政府采購合同;
(五)其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。
第四條招標(biāo)采購檔案除包括第三條所列基本資料外，還應(yīng)包括：
(一)招標(biāo)公告(主要指公開招標(biāo)采購);
(二)招標(biāo)文件;
(三)投標(biāo)文件;
(四)開標(biāo)會(huì)議記錄。記錄內(nèi)容包括開標(biāo)參與人員、開標(biāo)時(shí)間、開標(biāo)地點(diǎn)、唱標(biāo)記錄等;
(五)中標(biāo)情況公示。
第五條邀請(qǐng)了相關(guān)專家評(píng)標(biāo)的招標(biāo)項(xiàng)目除包括第三條、第四條所有資料外，還應(yīng)包括：
(一)參與評(píng)標(biāo)的專家記錄;
(二)評(píng)標(biāo)辦法;
(三)評(píng)標(biāo)記錄。記錄內(nèi)容包括評(píng)標(biāo)參與人員、評(píng)標(biāo)時(shí)間、評(píng)標(biāo)地點(diǎn)、評(píng)標(biāo)程序、評(píng)標(biāo)結(jié)果等。
第六條采購中心工作人員在采購活動(dòng)中，應(yīng)注意采購活動(dòng)資料的收集與整理，避免出現(xiàn)資料遺失現(xiàn)象。采購活動(dòng)各環(huán)節(jié)工作移交時(shí)，要核對(duì)上一工作環(huán)節(jié)有關(guān)資料是否齊全。每一個(gè)項(xiàng)目完成后，負(fù)責(zé)最后采購環(huán)節(jié)的人員應(yīng)主動(dòng)將收集完畢的業(yè)務(wù)資料移交檔案管理人員。
第七條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴(yán)禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第八條對(duì)于達(dá)到保存期限應(yīng)于銷毀的檔案，檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)中心主任批準(zhǔn)后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊(cè)，采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行。
政府采購檔案管理制度范本篇三
第一條為加強(qiáng)政府采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指開展政府采購業(yè)務(wù)時(shí)(包括集中和分散)，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關(guān)文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應(yīng)歸檔的基本資料有：
(一)領(lǐng)導(dǎo)批示、政府投資計(jì)劃;
(二)采購申請(qǐng);
(三)采購方式批復(fù)書;
(四)招標(biāo)文件和投標(biāo)文件;
(五)在財(cái)政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的招標(biāo)公告;
(六)評(píng)委抽取登記表
(七)供應(yīng)商投標(biāo)情況登記表;
(八)評(píng)標(biāo)委員會(huì)及監(jiān)督人員(競(jìng)爭(zhēng)性談判小組，詢價(jià)小組)簽到表;
(九)評(píng)標(biāo)專家及監(jiān)督人員簽字確認(rèn)的評(píng)標(biāo)報(bào)告(內(nèi)容包括：評(píng)標(biāo)時(shí)間、評(píng)標(biāo)地點(diǎn)、評(píng)標(biāo)程序、評(píng)標(biāo)結(jié)果、評(píng)委打分表、商務(wù)、符合性、技術(shù)審查表、評(píng)審專家質(zhì)疑表;
(十)在財(cái)政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的中標(biāo)公示;
(十一)中標(biāo)(成交)通知書和未中標(biāo)(成交)通知書;
(十二)政府采購合同;
(十三)驗(yàn)收單或驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、文件;
(十四)書面詢問或質(zhì)疑和詢問答復(fù)、質(zhì)疑處理決定;
(十五)歷次資金支付申請(qǐng)書;
(十六)其它應(yīng)保存的有關(guān)資料。
第四條政府采購檔案管理人員，應(yīng)注意采購活動(dòng)資料的收集與整理，要認(rèn)真核對(duì)資料是否齊全，避免出現(xiàn)資料遺失漏報(bào)現(xiàn)象。每一個(gè)采購項(xiàng)目結(jié)束后，要及時(shí)催促采購中心和采購單位將評(píng)標(biāo)資料和合同報(bào)我辦歸檔。
第五條檔案管理人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及本制度的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行政府采購業(yè)務(wù)檔案的歸集和管理。
第六條檔案管理人員應(yīng)建立檔案檢索工具，方便查找;歸檔資料必須按照采購項(xiàng)目歸檔目錄要求，排列順序，填寫清楚;歸檔的項(xiàng)目資料必須齊全完整，案卷質(zhì)量要符合有關(guān)部門制定的案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)資料不全項(xiàng)目，檔案管理人員有權(quán)拒絕接受。
第七條檔案管理人員要完善檔案交接手續(xù)，建立檔案借閱登記簿，保證檔案的完整，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，政府集中采購檔案一律不準(zhǔn)向外借出。
第八條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴(yán)禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第九條對(duì)于達(dá)到保存期限應(yīng)于銷毀的檔案，檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊(cè)，采用粉碎或焚燒的方式進(jìn)行。
政府采購檔案管理制度范本篇四
為全面貫徹落實(shí)《深圳市政府采購中心政府采購項(xiàng)目檔案管理辦法》，規(guī)范和強(qiáng)化政府采購項(xiàng)目檔案管理工作，2016年下半年，中心開始試行采購項(xiàng)目檔案管理電子化系統(tǒng)，經(jīng)過近一年的梳理和改進(jìn)，電子化系統(tǒng)日臻完善。
一、細(xì)化流程管理，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)源頭審核
設(shè)立檔案資料電子文件檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)行項(xiàng)目文件資料、操作流程標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)檔案管理與履約評(píng)價(jià)、合同公示以及供應(yīng)商庫管理等工作的銜接和交叉，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫在信息管理和利用中的作用，切實(shí)做到采購項(xiàng)目檔案利用價(jià)值最大化，增加政務(wù)工作透明度;配備專職崗位人員進(jìn)行管理，提高檔案資料時(shí)效性，同時(shí)確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。
二、統(tǒng)一集中管理，加大檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管控
建立在線審批權(quán)限審批模式，包括檔案借閱、歸還、保存等環(huán)節(jié)的監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)從檔案接收到檔案借閱的全范圍覆蓋的分級(jí)控制;設(shè)立權(quán)限認(rèn)證、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)隔離等功能項(xiàng)，規(guī)范檔案開放程序，確保所有采購項(xiàng)目檔案文件按照既定流程和審批制度實(shí)現(xiàn)對(duì)外查詢和調(diào)檔服務(wù)功能。
檔案管理電子化系統(tǒng)的啟用，標(biāo)志著政府采購項(xiàng)目檔案管理朝無紙化辦公邁出扎實(shí)一步，更是中心踐行革弊鼎新 砥礪前行的新舉措。
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