辦公用品管理制度范本
辦公用品管理制度范本
為規(guī)范公司辦公用品的申購(gòu)、入庫、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序,使之管理有序,責(zé)任明確,節(jié)儉節(jié)約,避免浪費(fèi),需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。學(xué)習(xí)啦小編為你整理了辦公用品管理制度范本,希望你喜歡。
辦公用品管理制度范本一
為規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公用品的采購(gòu)、保管、領(lǐng)取和使用,既節(jié)約開支、減少浪費(fèi),又保證各項(xiàng)工作的正常開展,特制定本制度。
一、辦公用品的分類
本制度所規(guī)定的辦公用品分為一般辦公用品和特殊辦公用品兩類。一般辦公用品指達(dá)不到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的低值易耗品,包括日常辦公文具、衛(wèi)生用具等;特殊辦公用品指屬于政府采購(gòu)范圍的物品。
二、辦公用品的采購(gòu)
1、一般辦公用品,由黨政辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)、管理、發(fā)放,任何部門和個(gè)人均不得私自采購(gòu)。
2、特殊辦公用品,鎮(zhèn)需用部門填寫申購(gòu)單,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由鎮(zhèn)會(huì)計(jì)核算中心按照有關(guān)規(guī)定到縣政府采購(gòu)中心辦理采購(gòu)手續(xù),黨政辦公室統(tǒng)一領(lǐng)回發(fā)放。
3、一般辦公用品采購(gòu)程序:需用部門提出申請(qǐng)→相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批→黨政辦匯總、擬采購(gòu)清單→機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、鎮(zhèn)長(zhǎng)審核→黨政辦采購(gòu)、發(fā)放、管理→采購(gòu)人在發(fā)票上經(jīng)手簽字→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、鎮(zhèn)長(zhǎng)審核→財(cái)務(wù)核銷。
4、采購(gòu)時(shí)間安排在每月月初,申購(gòu)部門需在前一月月底將申購(gòu)單送至黨政辦公室;如臨時(shí)需要且黨政辦公室無庫存的,急用現(xiàn)買零散性采購(gòu)實(shí)行雙人采購(gòu)制度。
5、采購(gòu)人員須盡職盡責(zé),本著厲行節(jié)約的原則,認(rèn)真做好市場(chǎng)調(diào)查,充分掌握所需購(gòu)物品的性能、價(jià)格等情況,力求貨比三家,購(gòu)得質(zhì)優(yōu)價(jià)廉商品。
三、辦公用品的發(fā)放和領(lǐng)取
1、一般辦公用品可根據(jù)工作需要,由使用部門工作人員直接到辦公室領(lǐng)取。 領(lǐng)取人在領(lǐng)用辦公用品時(shí)需在《辦公用品領(lǐng)取登記表》上寫明日期、物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容并簽字。特殊辦公用品領(lǐng)取需由使用部門負(fù)責(zé)人簽字。
2、黨政辦公室要認(rèn)真做好新購(gòu)物品入庫前的檢查、驗(yàn)收工作,要建立辦公用品管理臺(tái)帳,做到入庫有手續(xù)、發(fā)放有登記。
四、辦公用品的使用
1、辦公用品應(yīng)為辦公所用,不得據(jù)為已有,挪作私用。
2、要愛護(hù)辦公設(shè)備和相關(guān)物品,不得隨意丟棄廢置,嚴(yán)格執(zhí)行注銷制度。要認(rèn)真遵守操作規(guī)程,最大限度延長(zhǎng)物品使用年限。
3、文件材料的印制要有科學(xué)性和計(jì)劃性,印制前要認(rèn)真做好校對(duì)、檢查等工作,避免不必要的浪費(fèi)。
4、高檔耐用辦公用品在使用中出現(xiàn)故障時(shí),由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)聯(lián)系退換、維修事宜;因使用不當(dāng),人為造成設(shè)備損壞的,直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。
辦公用品管理制度范本二
為更好的控制辦公消耗成本,規(guī)范公司辦公用品的發(fā)放、領(lǐng)用和管理工作,倡導(dǎo)節(jié)儉高效的風(fēng)格,特制定本規(guī)定。
第一條 辦公用品分類及領(lǐng)用
一、耐用辦公用品
1、范疇:計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、剪紙刀、直尺、卷尺、起釘器等;
2、耐用辦公用品已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放,原則上不再增補(bǔ),若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。人為損壞或者遺失不再補(bǔ)領(lǐng),員工離職時(shí)須照折舊價(jià)賠償。
二、低值易耗辦公用品的領(lǐng)用:
1、易耗辦公用品分為兩部分:部門所需用品和個(gè)人所需用品。
2、部門所需用品包括:傳真紙、復(fù)(寫)印紙、打印紙、檔案袋、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、白板筆等;
3、個(gè)人所需用品包括:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、圖釘、橡皮擦、涂改液、電池、便簽紙等4、個(gè)人所需易耗辦公用品用量標(biāo)準(zhǔn)原則上為每人一件,具體可依據(jù)每月平均用量以及崗位特點(diǎn)進(jìn)行合理調(diào)整。
三、公共辦公用品(設(shè)施):
1、范疇:復(fù)印件、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、塑膜機(jī)、辦公桌、椅子、茶幾等;
2、公共辦公用品(設(shè)施)以部門為領(lǐng)用單位,由部門分管副總簽發(fā)實(shí)施采購(gòu)和領(lǐng)用。四、物品領(lǐng)用發(fā)放時(shí)間:原則上,不予全部發(fā)放所申報(bào)的辦公用品,提倡隨用、隨發(fā);
五、領(lǐng)用方法:
1、由各部門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用辦公用品,并簽收《辦公用品領(lǐng)用登記表》;若部門領(lǐng)用超出需求計(jì)劃,須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可發(fā)放。
2、部分辦公用品(如油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、尺子、訂書機(jī)、電話機(jī)、各種電腦墨盒)實(shí)行以舊換新原則。
3.易耗品可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù)),經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如圓珠筆/筆芯每月每人發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間和數(shù)量;
4、公共辦公用品(設(shè)施)移交時(shí)如有故障或損壞,應(yīng)以舊換新,如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償,自購(gòu);
第二條 辦公用品計(jì)劃與采購(gòu)
1、各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況,每月25日前,填寫好次月的《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》;經(jīng)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后報(bào)綜合部行政處。
2、行政處查對(duì)辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃與辦公用品臺(tái)賬和庫存,提報(bào)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)行政負(fù)責(zé)人審簽后實(shí)施采購(gòu)。
3、采購(gòu)單位價(jià)值500元以上辦公用品時(shí),須報(bào)請(qǐng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。特殊辦公用品可以經(jīng)綜合部同意授權(quán)各部門自行采購(gòu)。
4、對(duì)未列入采購(gòu)申請(qǐng)表的臨時(shí)性辦公用品,原則上不作采購(gòu),因臨時(shí)急需的需分管副總審批再做采購(gòu),否則推移至下月進(jìn)行。
第三條 辦公用品臺(tái)賬管理
1、行政處負(fù)責(zé)辦公用品管理人員必須以良好的態(tài)度、秉公辦事,不得顧私情、圖私欲,須做到嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真登記和審查;
2、一切辦公用品領(lǐng)用都需領(lǐng)用者簽收《辦公用品領(lǐng)用登記表》,未能及時(shí)登記的再時(shí)候須督促領(lǐng)用者補(bǔ)辦登記手續(xù);
3、辦公用品由采購(gòu)部統(tǒng)一向批發(fā)商采購(gòu),除正常辦公用品外,如部門有特殊需求,經(jīng)綜合部同意授權(quán)后,方可自行采購(gòu).單件超過500元的物品采購(gòu)由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)購(gòu)買;
4、每月26日后(至月底)為辦公用品盤點(diǎn)期,原則上不再安排物品領(lǐng)用。特殊情況下的領(lǐng)用需要分管副總審批。盤點(diǎn)期間,綜合部辦公用品負(fù)責(zé)人落實(shí)物品領(lǐng)用登記情況,填寫《月辦公用品領(lǐng)用匯總表》,核算部門領(lǐng)用數(shù)量和月末庫存。5、綜合部依據(jù)每月25日各部門提交的《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》和《月辦公用品領(lǐng)用匯總表》,在月底前核算出下月公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單。
6、新進(jìn)人員入職,由該部門向綜合部提請(qǐng)辦公用品的申領(lǐng);人員離職,應(yīng)將剩余用品一并交綜合部.
第四條 辦公用品的維修及報(bào)廢
公司對(duì)辦公用品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各部門如有辦公用品損壞,不能使用的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。
1、對(duì)簡(jiǎn)單的可以自行維修處理但有保修期的辦公用品,且在保修期內(nèi)的,不得擅自自行處理,由采購(gòu)員聯(lián)系供貨單位進(jìn)行維修、維護(hù)。
2、對(duì)辦公桌椅等物品出現(xiàn)問題,必須由木工或內(nèi)行人員進(jìn)行維修處理,對(duì)電腦、打印機(jī)等出現(xiàn)問題先自行協(xié)調(diào)公司相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行檢查維修,公司內(nèi)部無法解決,需要由外部單位進(jìn)行維修的,必須形成請(qǐng)示報(bào)告,公司審批后由綜合部協(xié)調(diào)落實(shí)。
3、對(duì)確實(shí)不能維修的資產(chǎn)類辦公用品實(shí)行報(bào)廢處理:使用年限較長(zhǎng)經(jīng)過維修但無法維修好的,或無條件維修的,或可以維修但維修成本過高,經(jīng)相關(guān)部門對(duì)故障認(rèn)定后,可由辦公用品的使用人提出書面報(bào)廢申請(qǐng),由公司組織人員確認(rèn)報(bào)廢事項(xiàng)成立后簽字確定,報(bào)廢品原購(gòu)買價(jià)值單件超過2000元的,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、高值報(bào)廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)部門進(jìn)行回收,統(tǒng)一處理。
本規(guī)定自簽發(fā)之日起執(zhí)行,以往如有與此制度相抵觸者,以此為準(zhǔn)。本制度最終解釋權(quán)歸綜合部。
辦公用品管理制度范本三
為規(guī)范公司辦公用品的申購(gòu)、入庫、保管、發(fā)放、使用、報(bào)廢、盤存、交接程序,使之管理有序,責(zé)任明確,節(jié)儉節(jié)約,避免浪費(fèi),特制訂本制度。
一、辦公用品的分類。
按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品兩類。
其中低值易耗品主要指:簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風(fēng)扇、線插板、剪刀、釘書機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)、裝訂機(jī)、檔夾、裁紙刀、印泥等價(jià)值較低的日常用品;高值管理品為:電腦、打印機(jī)、文件柜、空調(diào)、相機(jī)、投影儀、辦公桌椅等價(jià)值較高的物品。
二、辦公用品的管理責(zé)任部門。
公司辦公用品的管理統(tǒng)一歸口為公司人事行政部。人事行政部應(yīng)當(dāng)于每月月初的1號(hào)-5號(hào)完成公司辦公用品使用計(jì)劃和上月辦公費(fèi)用報(bào)表上交公司總經(jīng)理審核。
辦公費(fèi)用報(bào)表分常規(guī)費(fèi)用和非常規(guī)費(fèi)用兩大類,其中常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用,月初需由各部門負(fù)責(zé)人(業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人)制定相應(yīng)的月支出計(jì)劃,當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定在月初的計(jì)劃經(jīng)費(fèi)之內(nèi),如有超支的,需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當(dāng)面解釋。非常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)高值管理品一項(xiàng),高值管理品不設(shè)月度計(jì)劃,根據(jù)實(shí)際需要情況通過正常審批程序購(gòu)置。人事行政部需于月初列出各部門的費(fèi)用支出詳細(xì)統(tǒng)計(jì)情況上交公司總經(jīng)理。
三、辦公用品的申請(qǐng)。
辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請(qǐng)需要填寫《辦公用品申請(qǐng)單》。公司辦公用品的申請(qǐng)資格人為主管及以上管理人員。各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要,及時(shí)地提出采買申請(qǐng)。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出,由主管統(tǒng)一進(jìn)行申請(qǐng)。
四、辦公用品的審批。
在填寫《辦公用品申請(qǐng)單》后,申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)將申請(qǐng)單交有審批權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。審批人是辦公管理費(fèi)用控制的責(zé)任人,其簽署的批準(zhǔn)意見對(duì)辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
公司賦予部門經(jīng)理及以上的管理人員以一定價(jià)值范圍的辦公用品請(qǐng)購(gòu)的審批權(quán)(鑒于目前由公司總經(jīng)理兼任業(yè)務(wù)部部門經(jīng)理的狀況,特下放審批權(quán)至業(yè)務(wù)主管一級(jí))。根據(jù)不同的層級(jí),劃分出不同類別辦公用品的審批權(quán)。業(yè)務(wù)主管和部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批屬于低值易耗品的辦公用品的申請(qǐng)。公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批公司各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請(qǐng)。對(duì)于所涉金額過大的(單品價(jià)值達(dá)到和超過5000元的),由副總經(jīng)理負(fù)責(zé)向公司總經(jīng)理申請(qǐng)審批。
五、辦公用品的采購(gòu)。
填寫的《辦公用品申請(qǐng)單》在得到批準(zhǔn)后,應(yīng)當(dāng)交到公司人事行政部由人事行政部統(tǒng)一采買。人事行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作,編制出常用辦公用品的價(jià)格表,把握好辦公用品的價(jià)格行情,做好供應(yīng)商的比較、甑選工作,盡最大可能控制好辦公用品的采購(gòu)成本。
人事行政部將根據(jù)公司日常辦公需要,對(duì)一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購(gòu)買,在辦公室保持一定庫存,以保證正常辦公需要的及時(shí)滿足,提高供給效率。
六、辦公用品的入庫管理
在供應(yīng)商送來所購(gòu)的辦公用品后,應(yīng)由人事行政部統(tǒng)一簽收、保管和發(fā)放。人事行政部應(yīng)當(dāng)將編制出的常用辦公用品的價(jià)格表交公司財(cái)務(wù)部保管,財(cái)務(wù)部在接相應(yīng)付款單據(jù)時(shí)應(yīng)當(dāng)再次核對(duì)相應(yīng)品種的單價(jià)和總金額及簽收人的簽字,確認(rèn)無誤的準(zhǔn)予付款。
七、辦公用品的保管。
備用的辦公用品由人事行政部統(tǒng)一保管。公司為人事行政部劃定相應(yīng)的存放區(qū)域,實(shí)行封閉保存。由各部門申請(qǐng)的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)放。
發(fā)放出去的辦公用品應(yīng)當(dāng)由人事行政部做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄,明確領(lǐng)用部門,領(lǐng)用人,領(lǐng)用日期。
對(duì)于大件管理品實(shí)行保管責(zé)任制,實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法,對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬。人事行政部將根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄。現(xiàn)階段的大件管理品范圍暫定為:電腦及其配件、電話機(jī)、電風(fēng)扇、計(jì)算器。
對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成的重大異常損耗,將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度,由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。(責(zé)任認(rèn)定分3等,含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任,分別對(duì)應(yīng)80%,50%,20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算按歷史采購(gòu)成本計(jì)算,根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限,在計(jì)提折舊后得出。如存在產(chǎn)品更新?lián)Q代,市面購(gòu)置價(jià)值降低的,也可以直接按重置成本計(jì)算,兩種賠償計(jì)算方式可以由賠償人選擇。)
實(shí)行定期盤存制。盤存頻率為一月/次,人事部將于每月的25號(hào)至31號(hào)內(nèi)抽取時(shí)間進(jìn)行大件管理品的盤存。盤存內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況,問題情況,并讓相應(yīng)的保管人簽字確定,以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題,處理問題。
八、辦公用品的領(lǐng)用。
各部門憑《辦公用品申請(qǐng)單》可以領(lǐng)用已采購(gòu)回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時(shí),領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在人事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是《辦公用品申請(qǐng)單》申請(qǐng)人,也可以是申請(qǐng)人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的,必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字,以明確保管責(zé)任。
在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí),人事行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)領(lǐng)取人做好登記記錄。
九、辦公用品的報(bào)廢。
公司對(duì)高值管理品的報(bào)廢實(shí)行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞,不能使用的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。
1、對(duì)簡(jiǎn)單問題的可以自行維修處理。但對(duì)有保修服務(wù)品,且在保修期內(nèi)的,不得擅自自行處理。
2、可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請(qǐng)單》至人事行政部統(tǒng)一進(jìn)行處理。
3、對(duì)維修不成的高值管理品實(shí)行報(bào)廢處理。報(bào)廢應(yīng)當(dāng)是在對(duì)可能維修的,在提交過維修申請(qǐng),經(jīng)過維修但無法修好的情況下,或者是對(duì)無條件維修的,經(jīng)過了人事行政部的故障認(rèn)定,方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》,經(jīng)人事行政部簽字確認(rèn)后報(bào)廢事項(xiàng)方為成立。報(bào)廢品原購(gòu)買價(jià)值單件超過1000元的,須報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理的批準(zhǔn);原購(gòu)買價(jià)值單件超過5000元的,須報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)。
4、高值報(bào)廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由人事行政部進(jìn)行回收處理,以求極可能的開源節(jié)流。
5、高值管理品在完成報(bào)廢程序后,應(yīng)當(dāng)從《高值管理品登記表》上核銷,核銷時(shí)應(yīng)做紅筆登記,并附上《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》。
十、辭職清退情況處理。
對(duì)于有提出辭職的員工,在辦理辭職手續(xù)時(shí),必須在辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取事項(xiàng)。
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3.文件管理制度范文