公司法務(wù)在公司被訴時應(yīng)做什么
法務(wù)是指在企業(yè)、事業(yè)單位、政府部門等法人和非法人組織內(nèi)部專門負(fù)責(zé)處理法律事務(wù)的工作人員。下面由學(xué)習(xí)啦小編為你詳細(xì)介紹公司法務(wù)的相關(guān)法律知識。
公司法務(wù)在公司被訴時的注意事項
假如你是公司法務(wù)，在遇到公司被訴的情況該怎么辦呢?
1、仔細(xì)閱讀原告提交的訴狀
深呼吸幾次，找個安靜的角落，認(rèn)真閱讀原告的訴狀。第一遍閱讀的時候，先大致瀏覽，了解原告起訴的具體訴由，如果看到你認(rèn)為不合理的地方，先不要著急，因為原告陳述的可能并不都是真實(shí)的情況。完成第一遍的閱讀后，你需要接著再逐句閱讀第二遍。記住，在你匯報訴訟情況的時候，業(yè)務(wù)部門問你的第一個問題肯定是“這起案件起訴的是什么事情?”
你要帶著這個問題閱讀訴狀。要反復(fù)確認(rèn)訴狀中的當(dāng)事人的確是你所在的公司，而不是拼寫錯誤或者類似名稱的其他公司/機(jī)構(gòu)，同時需要檢查訴狀在送達(dá)時是不是存在錯誤?；叵胍幌拢姘傅暮贤欠翊嬖谥俨没蛘呒m紛解決的固定步驟，如有，那原告是否遵循了這些規(guī)定?類似的錯誤常常會出現(xiàn)，而這些錯誤會給你的公司提供更多的應(yīng)訴準(zhǔn)備時間。
公司法務(wù)在公司被訴時應(yīng)做什么
2、準(zhǔn)備一份簡要的案情說明
這份案情說明能有效地幫助你集中注意力解決案件的核心問題，這份說明當(dāng)中應(yīng)當(dāng)包含以下基本信息：案件當(dāng)事人、法院所在地、主審法官、原告的訴由、原告主張的賠償(金錢賠償?shù)臄?shù)額、是否申請禁止令等)。你還可以開始羅列你所在公司的辯護(hù)理由和主要依據(jù)。
3、確定關(guān)鍵書面文件和證人
在撰寫案情說明的時候，你可以順便列出一份與案件有關(guān)的或出現(xiàn)在訴狀里的關(guān)鍵文件清單，包括合同、電子郵件、ppt等等，并依照這份清單盡早收集所有文件。如果訴狀里提及任何具體的公司雇員，那你還需要著手列出一份關(guān)鍵證人名單。如果訴狀本身未提出具體的公司雇員，那你需要認(rèn)真考慮一下與案情有關(guān)的業(yè)務(wù)部門，該部門中有哪些人可以幫助你確定涉案的關(guān)鍵證人，并幫助你查找、收集所有關(guān)鍵的書面文件。
4、公司內(nèi)部的訴訟證據(jù)保留
這件事一定要馬上做!現(xiàn)在的訴訟很多時候更像是在證據(jù)開示環(huán)節(jié)的一個“抓小辮子”的游戲，而不是當(dāng)庭就實(shí)質(zhì) 性的法律問題進(jìn)行辯論。在公司內(nèi)部進(jìn)行訴訟證據(jù)保全(litigation hold)就顯得至關(guān)重要。充分利用你在第3步準(zhǔn)備好的列表，確定你要聯(lián)系哪些公司雇員，以確保能“一個不漏地”通知他們保留與案件有關(guān)的重要文件，這里所說的重要文件包括紙質(zhì)文件、電子文件、草稿、日程安排、即時通訊軟件里的信息等等。
你應(yīng)該在平時準(zhǔn)備好一份格式化的《訴訟證據(jù)保留通知》。在訴訟證據(jù)保留階段，你應(yīng)該盡可能多地保留所有證據(jù)。公司法務(wù)需要把握訴訟證據(jù)保留的方向。隨著案情的發(fā)展，公司法務(wù)還要不斷更新、修改需要進(jìn)行訴訟證據(jù)保留的部門及雇員名單，定期(每月或每季度)提醒相關(guān)人員注意案件相關(guān)文件的保存，甚至應(yīng)該要求他們發(fā)送回執(zhí)，明確自己已經(jīng)收到《訴訟證據(jù)保留通知》并理解自己的相關(guān)義務(wù)。
5、誰需要了解案件情況和進(jìn)展?
如果案件標(biāo)的很小，那只需要幾個人知道即可。但如果是一起重大訴訟案件，那公司法務(wù)就應(yīng)該及時通知首席執(zhí)行官(CEO)和首席財務(wù)官(CFO)以及其他公司董事會成員、全體高管層。作為公司法務(wù)，你要時刻牢記：公司高管通常無法從法律層面充分了解案件情況。因此，你可能需要給他們提供一些有關(guān)訴訟程序及相關(guān)法律法規(guī)的基本介紹，以免高管層緊張過度。同時，由于訴訟案件的高度公開化，媒體也會高度關(guān)注一些他們感興趣的案件。
比如，媒體就特別關(guān)注那些員工起訴公司的勞資糾紛案件。因此，除非案件非常簡單或標(biāo)的很小，公司法務(wù)應(yīng)該與公司的公關(guān)團(tuán)隊及時溝通，以便他們了解案件的最新進(jìn)展。事先準(zhǔn)備好一份媒體聲明，會在關(guān)鍵時刻起到“救命”的作用。如果你所在的公司是一家上市企業(yè)，你還需要立刻通知投資者關(guān)系團(tuán)隊以及披露委員會，可能還要著手準(zhǔn)備做重大訴訟披露。
6、確定訴由是否在公司投保范圍之內(nèi)
作為公司法務(wù)，在充分了解案件的訴由之后，你還需要和保險經(jīng)紀(jì)或者公司內(nèi)部負(fù)責(zé)保險條款的團(tuán)隊坐下來仔細(xì)研究，原告的訴由是否在公司投保的范圍之內(nèi)，比如董事及高管責(zé)任險、錯誤與遺漏責(zé)任險、商業(yè)綜合責(zé)任險(CGL)等。仔細(xì)檢查公司所有的保險條款。同時還要注意，保險公司是否承保并不是以原告在訴狀中列明的所謂訴由為準(zhǔn)，而是以訴由所涉及的事實(shí)問題為準(zhǔn)。
因此，不要僅僅因為訴狀里的那些大標(biāo)題列明的訴由看起來不屬于承保范圍，就武斷地認(rèn)為眼下的訴訟與公司投保的范圍無關(guān)。如果案件或訴狀中出現(xiàn)了任何在你看來應(yīng)該觸發(fā)保險責(zé)任的案件事實(shí)，那就立刻與保險公司或公司內(nèi)部的保險團(tuán)隊取得聯(lián)系。
7、選聘外部律師
除非你的公司決定所有訴訟案件都由法務(wù)部自行代理，你都會需要聘請外部律師。你可能要根據(jù)法務(wù)部已有的“外部律師庫”選擇律師，但這個選擇不應(yīng)該是“一拍腦袋”的決定，而是需要考慮很多因素，包括法院所在地、原告的起訴依據(jù)是否是某些特別法，原告的代理律師是誰，案件涉及的標(biāo)的有多大等等。如果眼下法院已經(jīng)簽發(fā)了臨時禁止令(TRO)，那你就沒有反復(fù)思考的時間，你要做的就是馬上聘請外部律師、馬上開始行動。
但如果你有時間，那就要反復(fù)權(quán)衡哪家律師事務(wù)所才是眼下案件的最佳選擇。如果時間充裕、條件許可，你需要盡可能啟動正式的招投標(biāo)過程，以便你充分比較多家律師事務(wù)所的優(yōu)勢、費(fèi)率。
此外，在招投標(biāo)過程中，律師事務(wù)所通常還會提出初步的訴訟策略——即便你最后沒有選擇這家律師事務(wù)所，他們提出的策略你也可以拿來就用。
8、案件能否直接和解，或者用其他方式迅速解決?
即便是原告已經(jīng)向法院提起訴訟、法院已經(jīng)立案，也不等于案件不能通過和解迅速解決。我在執(zhí)業(yè)生涯里遇到過好幾起案件，就是通過一兩通電話就把雙方當(dāng)事人的糾紛徹底解決了，當(dāng)然這種情況通常是由于雙方當(dāng)事人在某些重要的案件事實(shí)上存在誤會，所以只要充分地溝通可以解決問題。
在開始啟動“訴訟”這臺“碾壓機(jī)”之前，作為公司法務(wù)，有必要花些時間仔細(xì)思考案件是否可以通過和解或其他方式迅速解決，比如，這起案件對于原告來說，和解能否作為有一定吸引力的解決方案?或者原告起訴是不是僅僅是因為你的公司拖欠了某筆款項，如果及時支付就能很快解決?
9、誰是客戶?
公司法務(wù)通常會把“公司”作為一個整體當(dāng)作自己的客戶。從公司法務(wù)的職能定位上看，這樣認(rèn)為無可厚非。但從處理案件的角度來看，誰有權(quán)決定案件的走向，比如是否可以和解、以什么條款達(dá)成和解，以及案件的預(yù)算、調(diào)解機(jī)制、證據(jù)開示環(huán)節(jié)這些問題，誰才是公司法務(wù)真正的“客戶”。
你需要某一個具體的業(yè)務(wù)部門、甚至是一個具體的人作為你的“客戶”。同時，你需要和公司高管合作，一起去確定這位“客戶”的合適人選，并在高管的幫助下，跨部門地與“客戶”建立良好、緊密的合作關(guān)系。
10、是否會出現(xiàn)保密問題?
如今，訴訟是一個高度公開化的過程。從準(zhǔn)備應(yīng)訴階段，公司法務(wù)就需要識別案件中可能會涉及的敏感商業(yè)秘密，比如價格信息或者合同條款;同時，還要針對那些在案件進(jìn)行過程中可能對公司聲譽(yù)造成負(fù)面影響的因素做好相應(yīng)準(zhǔn)備。
案件涉及的合同當(dāng)中可能會包含一些保密條款，如果你認(rèn)為原告已經(jīng)違反了這些條款，比如在訴狀中披露某些保密信息，那你應(yīng)該盡快向法院申請保護(hù)令，以確保包含這些信息的文件不會被對外披露。對于保密信息一定要時刻繃緊神經(jīng)，而外聘律師在這方面往往無能為力。
這份清單的目的只是幫助剛剛收到訴狀的公司法務(wù)在做應(yīng)訴準(zhǔn)備的初期有條不紊地開展工作。當(dāng)然，在這份清單之外，還有很多需要公司法務(wù)考慮的細(xì)節(jié)，比如案件的成本/預(yù)算、是否提起反訴、是否需要在法務(wù)部內(nèi)部成立針對這起案件的項目組等等。
最后，最重要的是冷靜。對于所有商業(yè)公司來說，訴訟幾乎不可避免。在公司發(fā)展到某一個階段的時候，訴訟就必然發(fā)生。當(dāng)它真的發(fā)生的時候，你應(yīng)該抓住機(jī)會挺身而出，并成為處理案件過程中最冷靜客觀的中流砥柱。
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工作職責(zé)
合同文本的制定、修改，對客戶、員工、供應(yīng)商合同之?dāng)M定、修改、審核;處理及收集整理資料配合律師處理公司有關(guān)法律事務(wù);收集、分析與本公司業(yè)務(wù)相關(guān)之法律信息并結(jié)合公司情況提出專業(yè)意見，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出預(yù)防措施;為公司提供咨詢和法務(wù)意見書，提供客戶及員工的法律問題咨詢, 負(fù)責(zé)制訂公司的各類法律文件。
工作流程
1、合同類業(yè)務(wù)：擬定/送審/修改通知→當(dāng)事人溝通(合同目的、合同背景及要求)→合同擬定/審查/修改(目的性、完整性、明確性、合法性、風(fēng)險程度等方面)→提交成果----反饋(范本化/相關(guān)問題處理)。
2、咨詢類業(yè)務(wù)：咨詢請求→搜索信息(咨詢對象、事件背景、當(dāng)事人要求)→準(zhǔn)備答復(fù)(方式選擇、內(nèi)容整理)→答復(fù)----反饋(形成建議/意見)
3、建議、意見類業(yè)務(wù)：自主觀察/信息收集/反饋→思考(性質(zhì)劃分、如何應(yīng)對)→作出建議/提出意見(法律/管理角度)----反饋(制度化/移交其他部門)。
4、爭議處理/訴訟輔助類業(yè)務(wù)：部門反饋/公司指令→根據(jù)法律要求/律師工作指令收集整理材料→提供證據(jù)材料支持/法律支持→參與具體過程→結(jié)案/爭議進(jìn)展動態(tài)報告----反饋(規(guī)范化措施建議/預(yù)防意見)。
工作態(tài)度與目標(biāo)
預(yù)防風(fēng)險、謹(jǐn)慎處事仍將是法務(wù)工作的基本基調(diào)，爭取無爭無訴是法務(wù)工作的根本目標(biāo)。法務(wù)是一份“保守”的工作，傾向于低風(fēng)險操作，在保障公司利益的情況下追求效率。
多學(xué)多問多了解，多理解多溝通多配合是法務(wù)工作的基本方法。通過望、問、聽的方式來了解公司法律事務(wù)的運(yùn)作流程、獲得相關(guān)部門的理解與配合，關(guān)注問題，提出解決方案，不僅要做問題的發(fā)現(xiàn)者，更要做麻煩的解決者。
摸清各個部門風(fēng)險，理清各類工作流程。與同事們繼續(xù)保持良好的配合協(xié)同，在愉快的氛圍中完成工作使命，一同降低風(fēng)險，預(yù)防爭訴，提高效率。遇到法律問題可以及早的發(fā)現(xiàn)并提出，將法律風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。
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