提升工作效率的十種辦法最快
提升工作效率的十種辦法最快
要想提高自己的工作效率,就必須提升自己的工作能力。那如何讓我們變得更有效率?下面小編幫大家找了十種提升工作效率的方法，希望能幫助大家減輕負(fù)擔(dān)。
提升工作效率的十種辦法
一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)，減少錯誤的機會
你必須理清的問題包括：我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源?
二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。
在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進(jìn)度，而且會因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對方要求的目標(biāo)?
三、主動提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實在是沒道理。”但是有沒有可能問題是出在你自己身上?你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸嵡闆r? 如果你不說出來，老板就會以為你有時間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實是需要被提醒的。
你當(dāng)然不可能同時完成這么多的工作，為什么不主動地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點，討論的過 程中必須時時站在主管的立場思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不應(yīng)該自己承受問題。
四、報告時要有自己的觀點，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報告時，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬一老板問起來，答不出來，該怎么辦?”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰· 維佛所進(jìn)行的研究，有10%到15%的人在面對老板時會有恐懼的心理，而且如果向老板報告時手中的數(shù)據(jù)不夠多，感到恐懼的人數(shù)比例又會更多。
其實，這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會變得沒有重點，如果又缺乏解釋，對于老板一點幫助也沒有。“內(nèi)容精簡，切中要點，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問多位資深主管對于簡報內(nèi)容的要求時，所得出的普遍性結(jié)論。
你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋，一定要有自己的觀點，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時，要能精準(zhǔn)地掌控時間。
五、簡報時增加互動的機會，可縮短簡報的內(nèi)容與報告的時間
真正成功的簡報在于清楚而正確地傳達(dá)信息，創(chuàng)造溝通與對話的機會，進(jìn)而讓對方因為你的簡報內(nèi)容而改變思維、決策或是行動。因此，重點不在于簡報，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話，試圖影響對方。
在做任何的簡報之前，你必須思考以下三點原則：希望聽眾聽完簡報之后記得哪些重點?聽眾會有什么樣的感受?你希望他們聽完簡報之后有什么樣的決定?
接下來就是實際的制作問題了。最好的開始方式，就是把聽眾想知道的重點轉(zhuǎn)換為問題，這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡報的過程不應(yīng)只有你一個人在說話，提出問題，可以讓你和觀眾有互動的機會。這樣一來，50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡報內(nèi)容，其余的時間應(yīng)該是與聽眾互動。
六、有效過濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的 過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除 25%的信件。
七、郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信的時間并增加對方響應(yīng)的機會
“最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實施“追求簡單”的研究計劃時，一位資深主管對于電子郵件使用習(xí)慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節(jié)省對方的時間。該怎么做呢?你必須：1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過20個字就應(yīng)換行。3、如果超過3行必須空行。
八、當(dāng)沒有溝通的可能時，不要浪費時間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒有溝通的可能時，這時候你就不必再浪費時間或精神做無謂的溝通或是嘗試改變。這時你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。
九、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來自你解決問題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問題?是無法依照原定計劃完成，還是無法掌控情況，對于未來感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當(dāng)你在爭取預(yù)算時，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題，作為你說服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強調(diào)你的單位或是部門的需求，你爭取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問題，達(dá)成目標(biāo)。所以，你的重點在于老板所擔(dān)心的問題，而不是預(yù)算數(shù)字。
當(dāng)你第一次提出要求時，最重要的是讓老板了解你的提案，會議時間越短越好，最好不要超過15分鐘的時間。千萬不要在第一次提案的時候就直接要求需要多少預(yù)算，這樣通常不會有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機會。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機會可高達(dá)八成以上。
十、專注工作本身，而不是業(yè)績評量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
你要做的只有以下兩件事情：
1、至少每個月詢問你的主管：“我做得如何?”盡量提出具體的問題，例如：“老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見?”“我想會議流程非常順暢，你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎?”
你應(yīng)該隨時和主管溝通自己的工作表現(xiàn)，而不是只有在每年一次的業(yè)績評量，這樣你可以事先知道自己的缺點在哪，及時做出改正，同時也可以了解主管的期望。
2、至少每個月詢問：“原先的工作安排有沒有必要調(diào)整?”也許你的目標(biāo)是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設(shè)定的目標(biāo)勢必做出調(diào)整，所以應(yīng)該隨時確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。
提高工作效率的十條好習(xí)慣
定義每日要事(MIT)
每日要事(Most Important Thing)，顧名思義就是你每天需要做的事情中最重要的那幾件。每天花幾分鐘定義好今天最重要的 3 – 5 件事情，能幫助提高你的整體效率——畢竟如果你連重要的事情是什么都分不清楚，更何談高效專注于重要的事情呢?
拒絕多線程工作
支持多線程工作可謂是如今許多設(shè)備的標(biāo)配，而人們的生活也逐漸受此影響，開始傾向于一心多用。不過科學(xué)家告訴我們，人類并不能如機器一般完美勝任「多線程操作」，每次專注于一件事情，更有助于高效地完成工作，并且減少錯誤幾率。
定制晨間例行規(guī)劃
對于許多人來說，如果每天早晨根據(jù)固定的、適合自己的安排來度過，就能比較順利的開始新的一天。如果你在早晨運動過，又吃了一份豐盛的早餐后，效率就會特別高，那么，請著重將晨間運動與美味早餐列進(jìn)晨間的例行規(guī)劃中，讓這些因素保持其積極作用。同理，你也可以相應(yīng)地定制午后規(guī)劃，或者晚間規(guī)劃。
簡化信息源，保證高效輸入
不得不說現(xiàn)在是個信息爆炸的時代，有些人手上放不下報紙，眼里也不錯過社交媒體的種種訊息，可鋪天蓋地而來的訊息哪里能都接收完整呢?不斷吸收的同時，也常常不經(jīng)意輸入了許多無關(guān)、無意義的資訊。
那么，如何讓信息輸入更加高效呢?首先，精簡各類信息源，留下最重要、最有價值的就好。其次，充分利用RSS 訂閱工具，如 Hootsuite 及其他支持離線閱讀的 App。
保持簡潔輸出
寫報告、寫郵件的時候，謹(jǐn)記簡潔之道，比起洋洋灑灑的美文，直擊重點才是最為高效的表達(dá)方式。寫郵件時，最好在 5 句話之內(nèi)表達(dá)清楚自己的意思。
做重要的事
在經(jīng)典作品《高效能人士的七個習(xí)慣》中，作者 Steven Covey 向人們展示了時間管理的四個象限——緊急又重要的、不緊急但重要的、緊急卻不重要的、以及不緊急也不重要的。而我們最應(yīng)該花時間的，正是那些不緊急但重要的事情，才能保證重要的事情有足夠的時間來完成，而非匆忙之間草草帶過。
集中處理同質(zhì)任務(wù)
簡言之，就是通過集中在某個時間處理同樣的事情，來避免自己原本的工作流程被打斷。即時查看那些時不時彈出的郵件、短信，不免會打斷自己的工作節(jié)奏。集中在規(guī)劃好的時間來統(tǒng)一查看，有助于提高效率。
刪減與委派
工作中每天要做的事情很多，然而有些是不必要的，可以刪減掉;有些是能夠借助工具、交由技術(shù)完成的;有些則是不需要你本人監(jiān)督的，可以移交給其他適合的人完成。
離線工作
聯(lián)網(wǎng)工作很方便、但也存在許多干擾因素。如果你容易查著資料、看個新聞就走神了，那么還是建議選擇離線工作來保證高效率。
最先做「最不想做的」
把最不想做、最容易拖延的事情安排在最前面。當(dāng)不想做的事情統(tǒng)統(tǒng)都完成后，它們也不會在你腦海里持續(xù)浮現(xiàn)干擾你的工作心情了。
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