如何建立一支成功的工作團隊
要建立一個成功的工作團隊,你和團隊成功都必須經(jīng)過下列四個學習階段:
不知不覺
在這個階段,團隊成功并不知道自己的能力不足,而且也不覺得需要改變。你的職責就是讓他們相信舊的做事方法已經(jīng)無用武之地了。
后知后覺
成功點出部屬能力的不足之后,他們會請你提出更新、更有力的方法來解決問題,完成工作。你的答案當然是自我管理的工作團隊了。
增強能力
在這個階段,你的部屬已經(jīng)懂得你所傳授的團隊運作技巧,但是還不能運用自如。他們覺得自己笨手笨腳,如臨深淵,戒慎恐懼。所以你的角色不能再象傳統(tǒng)的經(jīng)理人,而是要轉(zhuǎn)變成教練的角色。既然已經(jīng)教他們怎么做,他們就要勇敢去做,而你就放手讓他們?nèi)プ霭?
出神入化
現(xiàn)在你教給團隊成員的技巧,已經(jīng)變成他們的習慣,成為行動的一部分。此時,你的角色要再度轉(zhuǎn)換。你的隊員不再需要教練,他們需要的是一位促成者或協(xié)調(diào)者。
要帶領你自己和團隊成員度過這四個學習階段,你需要具備各種管理技巧;同時也需要高層主管的協(xié)助。如果上層主管不支持你和你的工作團隊,你一定會失敗。甚至高層主管也應該負起某些責任。他們必須在言語和行動上支持工作團隊,提供必要的訓練與資源,并排除任何可能開倒車的政策或架構(gòu)。比方說,誰的辦公室有觀景窗、有專屬廁所、有可以讀取所有電腦資料的密碼?有哪些人會被直呼其名,有哪些人會倍受禮遇?
讓我們再仔細檢視兼具團隊領導者與成員的你和成員所需經(jīng)過的四個階段。每一個階段都有必須完成的任務,在完成這些任務后才能進入下一個階段。有的時候,工作團隊會同時處在兩個階段,沒關系。有時候,就算投入相當?shù)臅r間和精力后,工作團隊退步都不算是失敗。要有耐心,重復行得通的,修改行不通的,再加上堅韌毅力,成功的關鍵就掌握在你手里。
第一階段:不知不覺
在我國,自從實行市場經(jīng)濟以來,每天都有為數(shù)不少的國有企業(yè)倒閉、被收購、被撤并。由此也造成了大量的下崗失業(yè)人員,隨著我國加入了WTO以后,來自國外的跨國企業(yè)也大舉進入。提別是美國金融風暴所帶來的影響已經(jīng)使得歐美各國危機重重。今年正在召開的兩會中,******的政府工作報告首次將GDP增速降低到8 以下??梢灶A料,未來的競爭環(huán)境將越來越激烈。作為打工一族,同樣存在很大的生存壓力。由此,讓你的成員明了公司對這些外在環(huán)境變遷的因應之道。就算公司狀況良好,重點還是一樣:標榜工作保障的慣例已經(jīng)走入歷史。企業(yè)必須提高生產(chǎn)力,才能在世界市場立足,而員工也必須學習新的技能、培養(yǎng)新的工作習慣,才不會被淘汰。
經(jīng)理人也必須有所改變。他們能力的表現(xiàn)已經(jīng)不再是靠技術(shù)和產(chǎn)能,而是在于其態(tài)度、價值觀、和推陳出新的解決方案。他們也必須學習快速采取行動,以帶領他們的工作團隊動作迅速。因為變化已經(jīng)司空見慣;今天最佳的經(jīng)理人就是引領變化的人。他們創(chuàng)造了快速、明智、有效率的決策團隊。當團隊成員能完全替其主管代行職務時,這個工作團隊最能發(fā)揮功效。簡而言之,最佳經(jīng)理人會培育部屬逐漸接手他的工作,而后再去開發(fā)新的工作領域,以滿足市場的需求。目前普及的電腦,在四十年前需花五百萬美元和整整一層樓面的空間才做得到。你能想象再過十年后,又會變出什么新花樣嗎?
第二階段:后知后覺
這是建立工作團隊的起步階段。團隊成員知道必須改變舊有的習慣,學習新技能(技術(shù)上和行為上),以便在世界市場中,保持競爭力。他們期待你來引導與示范。這個階段做得愈好,以后的問題就會愈少。
你在這個階段的職責是扮演傳統(tǒng)經(jīng)理人的角色:教導部屬新技術(shù)。告訴他們要做什么,讓他們照著指令去做。不過,要特別注意:你的成員同時也期待你成為團隊的典范。雖然你是他們的領導者,你還是得扮演好團隊成員的角色。在團隊成員第一次開會時,你就必須建立起團隊的行為規(guī)范。在你的引導下,成員應該共同建立并遵守團體的行為準則。建立什么樣的準則,倒不是那么重要,重要的是這個舉動所代表的意義:誠實、信任、信心,不耍詐、負責任,及共享團隊的成就榮耀。
但是,仍然有些標準一定要強制執(zhí)行。例如,每次開會至少要在會議召開前48小時或一個星期之內(nèi),發(fā)出議程。每次團隊會議一定都要準時開始(對準時的人才公平),準時結(jié)束(因為大家還有其它的事要做)。開會時,每個人一定要積極參與,這一點非常重要。如果成員共有七位,只有四位積極發(fā)言,其余三位就只有聽令的份了。強調(diào)每個人積極參與的重要性,并善用你團隊領導的地位,鼓勵大家要多多參與。要求每一個人對一個問題,至少要發(fā)表一次意見,尤其是在初期的團隊會議時。進行下一個主題之前,點名要求尚未發(fā)表意見的人發(fā)言。簡單的一句“劉工程師,你對這個案子有什么看法?”就會發(fā)揮作用。
在你設法讓大家踴躍發(fā)言時,須先訂定一些基本的談話禮儀,要求成員遵守:
沒有所謂的蠢問題
世界上根本就沒有所謂的蠢問題或笨點子。每位成員都要尊重各種不同的看法。
不允許做任何負面評價
只要參與過任何組織嚴謹?shù)捏w育團隊,都會明了這一點:體育團隊的成員都被嚴格禁止,不準批評或以任何方式羞辱隊友。雖然他們可能很想說:“你這個笨蛋!為什么不把球拿好!”可是卻必須說:“別擔心,我們下一次會做得更好。”對體育團隊運作有用的準則,也可適用到其它性質(zhì)的團隊上。只允許并鼓勵成員彼此正面的溝通,才能提升大家的士氣,并且讓每位成員覺得有整隊的人在背后支持著他。
發(fā)問的目的必須是在分清問題
有些團隊規(guī)定只能詢問那些有助于澄清對方意思的問題。而有些則要求,只能針對開會中提出的方案或建議,作分清原意的發(fā)言。