負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生的原因
當(dāng)?shù)赇佪敊C(jī)時(shí)，商品的當(dāng)前系統(tǒng)庫(kù)存小于銷(xiāo)售數(shù)量時(shí)，會(huì)使系統(tǒng)產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存，庫(kù)存高會(huì)對(duì)貨物金錢(qián)造成積壓。下面學(xué)習(xí)啦給大家分析負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生的原因，希望能幫到大家。
負(fù)庫(kù)存產(chǎn)生的原因
1、出入庫(kù)單據(jù)差錯(cuò)
1)收貨差錯(cuò)(數(shù)量錯(cuò)、晚入庫(kù))
首先需要保證入庫(kù)單據(jù)輸入的即時(shí)性，這必須要在管理上限定，例如前面兄臺(tái)所說(shuō)的在收貨點(diǎn)設(shè)立收貨電腦，必須先錄入收貨單據(jù)，然后憑借打印出的收貨單據(jù)來(lái)作為供應(yīng)商結(jié)算憑證，這就可以保證了錄入的即時(shí)性，至于錄入錯(cuò)誤，如果數(shù)量錄入錯(cuò)了的話(huà)，則打印出的收貨單據(jù)總金額會(huì)和供應(yīng)商送貨憑證不符，立刻就可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)然，也可以將供應(yīng)商送貨憑證上總金額錄入，與計(jì)算出的作對(duì)比，然后自動(dòng)提示。
2)退廠(chǎng)、調(diào)撥、配送、領(lǐng)用、損益等其他庫(kù)存操作類(lèi)單據(jù)數(shù)量出錯(cuò)(出庫(kù)數(shù)量輸入多了或入庫(kù)數(shù)量輸入少了)
對(duì)于這一類(lèi)的操作，如果是連鎖體系內(nèi)部的配送、調(diào)撥等因?yàn)橛惺肇浄降尿?yàn)貨過(guò)程，所以錯(cuò)誤都可以即時(shí)發(fā)現(xiàn);而對(duì)于和供應(yīng)商、批發(fā)商之間的退廠(chǎng)、批發(fā)等操作，則因?yàn)橐蛴螕?jù)作結(jié)算憑證，所以也能發(fā)現(xiàn);對(duì)于損益等操作則應(yīng)根據(jù)損益金額來(lái)確定審核權(quán)限，例如超過(guò)300元的必須由部門(mén)經(jīng)理審核，這樣就可以嚴(yán)格報(bào)損機(jī)制，盡量減少錯(cuò)誤。
2、盤(pán)點(diǎn)差錯(cuò)：盤(pán)點(diǎn)的差錯(cuò)體現(xiàn)在幾個(gè)環(huán)節(jié)，我們以抄表盤(pán)為例。
盤(pán)點(diǎn)前首先要注意商品歸位問(wèn)題,需要將賣(mài)場(chǎng)內(nèi)散放、堆頭、花車(chē)內(nèi)的商品先歸位到原位，或在商品主區(qū)域下貼上堆頭的位置，避免漏盤(pán)等現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，對(duì)于系統(tǒng)要支持對(duì)于已售未提、自動(dòng)累加等功能的支持。
1)首先是空白盤(pán)點(diǎn)表抄錯(cuò)：
對(duì)于這個(gè)環(huán)節(jié)，如果有商品定位管理，則可以分貨架按從上到下，從左到右的順序打印出來(lái)，如果沒(méi)有定位管理，則可以考慮采購(gòu)1-2臺(tái)盤(pán)點(diǎn)機(jī)，然后在盤(pán)點(diǎn)前按照貨架順序從上到下，從左到右將商品掃描進(jìn)去，再按此順序打印出空白盤(pán)點(diǎn)表來(lái)，這樣就可以避免抄空白盤(pán)點(diǎn)表的錯(cuò)誤。這就要求系統(tǒng)能夠分貨架導(dǎo)入盤(pán)點(diǎn)機(jī)的掃描定位表，后面還要用于盤(pán)點(diǎn)表錄入的時(shí)候。
2)漏盤(pán)、錯(cuò)盤(pán)：
因?yàn)榍懊嬉炎隽松唐窔w位，并按照商品的定位順序打印出了空白盤(pán)點(diǎn)表，所以漏盤(pán)和錯(cuò)盤(pán)的現(xiàn)象可以大大減少。
3)條碼錄入錯(cuò)、漏錄：
因?yàn)榍懊嬲f(shuō)了，空白盤(pán)點(diǎn)表已經(jīng)按照實(shí)現(xiàn)掃描定位好的順序打印出來(lái)了，所以輸入的時(shí)候先輸入貨架號(hào)，然后顯示當(dāng)初打印的順序，最后直接錄入數(shù)量即可，不存在錯(cuò)碼和漏錄的問(wèn)題。當(dāng)然，為了防止對(duì)錯(cuò)行，要求每錄入5-7行用目光核對(duì)一次。
4)數(shù)量錄入錯(cuò)誤：
可設(shè)定一個(gè)統(tǒng)計(jì)員，對(duì)每張盤(pán)點(diǎn)表上的商品數(shù)量，在最下面人工統(tǒng)計(jì)出一個(gè)合計(jì)數(shù)，然后盤(pán)點(diǎn)表錄入的時(shí)候底下顯示合計(jì)數(shù)，錄完一頁(yè)就檢查一下是否正確，當(dāng)然，盤(pán)點(diǎn)表要支持分頁(yè)顯示和錄入。
5)盤(pán)點(diǎn)數(shù)量錯(cuò)誤：
設(shè)定商品的復(fù)盤(pán)警戒限，當(dāng)最后調(diào)整的時(shí)候，如果報(bào)損數(shù)超過(guò)復(fù)盤(pán)警戒，則以紅色顯示，并集中打印出來(lái)作復(fù)盤(pán)單，對(duì)這些商品進(jìn)行復(fù)盤(pán)。對(duì)于升益的商品，則一定要進(jìn)行復(fù)盤(pán)。
6)高頻率、小區(qū)域的部分盤(pán)點(diǎn)方法是減少盤(pán)點(diǎn)錯(cuò)誤的最好方法，大規(guī)模的盤(pán)點(diǎn)是很容易造成工作失誤的，不說(shuō)別的，光是商品歸位和點(diǎn)數(shù)就已經(jīng)夠吐血的了。
3、銷(xiāo)售錯(cuò)品、商品丟失：
除了加強(qiáng)收銀員培訓(xùn)和保安防損以外沒(méi)有別的方法，當(dāng)然，對(duì)于貴重商品應(yīng)建立抽盤(pán)制度，特別是小便利店，這樣可以即時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題。
4、保質(zhì)到期：
保質(zhì)到期需要進(jìn)行報(bào)損或退貨，不過(guò)如果軟件支持按保質(zhì)期最近先出的庫(kù)存管理方式(和核算方式是先進(jìn)先出還是移動(dòng)平均沒(méi)有關(guān)系)和理貨員每日按保質(zhì)期整理商品的管理制度，則可以較為有效的控制商品到期的問(wèn)題。
5、生鮮加工和損耗：
這是一個(gè)大問(wèn)題，我們來(lái)按業(yè)界的幾種處理模式來(lái)分析一下，當(dāng)然，只討論自營(yíng)生鮮。
1)二次加工處理法：
就是使用商品加工單來(lái)錄入原材料品種和數(shù)量以及最后的成品品種和數(shù)量，對(duì)原材料記錄成本加工移轉(zhuǎn)出庫(kù)，對(duì)成品記錄加工成本入庫(kù)，保證成本的平衡。當(dāng)然，可以對(duì)成品預(yù)先定義配方表，然后自動(dòng)預(yù)估出消耗的原材料，并通過(guò)原材料盤(pán)點(diǎn)來(lái)產(chǎn)生加工損耗成本。這方法多用于超大型的超市和配送加工中心，管理成本要求較高。
2)盤(pán)點(diǎn)倒推法：
就是不作商品加工單，成品銷(xiāo)售時(shí)也不扣減庫(kù)存，而是實(shí)行每日盤(pán)點(diǎn)制度，盤(pán)點(diǎn)時(shí)根據(jù)原材料消耗(就是盤(pán)點(diǎn)差異)和剩余成品數(shù)、已銷(xiāo)成品數(shù)來(lái)自動(dòng)生成一張成品加工單，作加工成本移轉(zhuǎn)，然后再處理成品銷(xiāo)售成本。當(dāng)一種原料用于多種成品時(shí)需要進(jìn)行加權(quán)平均分?jǐn)偂?/p>
3)實(shí)時(shí)成本移轉(zhuǎn)：
制訂商品配方表，銷(xiāo)售時(shí)根據(jù)配方表直接扣減原料成本，產(chǎn)生預(yù)估銷(xiāo)售成本，等定期盤(pán)點(diǎn)的時(shí)候?qū)︻A(yù)估成本和實(shí)盤(pán)成本的差額作損耗處理。這種方法對(duì)配方表的合理性要求較高，否則容易產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存。其實(shí)這種方法多用于處理捆綁商品和包裝商品，在零售的時(shí)候，如果一種條碼對(duì)應(yīng)多種包裝，則應(yīng)當(dāng)作一碼多品處理，應(yīng)彈出選擇，如果大包裝碼和小分拆開(kāi)的小包裝碼不同那就應(yīng)直接用包裝碼銷(xiāo)售，銷(xiāo)售的時(shí)候按包裝內(nèi)容來(lái)直接扣減最小單位庫(kù)存。當(dāng)然捆綁商品也是一樣，只不過(guò)是按捆綁配方表來(lái)扣減被捆綁商品庫(kù)存而已。
4)零庫(kù)存法：
一種盤(pán)點(diǎn)倒推法的簡(jiǎn)化方法，就是每日不盤(pán)點(diǎn)商品庫(kù)存，而是假設(shè)商品盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存=0，則一次性將庫(kù)存成本全部結(jié)轉(zhuǎn)為銷(xiāo)售成本，當(dāng)然剩余的幾天如果沒(méi)有進(jìn)貨只有銷(xiāo)售的話(huà)，這幾天的銷(xiāo)售成本都是0，因?yàn)橐呀?jīng)在第一天都結(jié)轉(zhuǎn)過(guò)去了，這種方法其實(shí)對(duì)于日配生鮮來(lái)說(shuō)是完全可行的，因?yàn)榭偭渴瞧胶獾?，就是?duì)于幾天進(jìn)一次貨的商品來(lái)說(shuō)其實(shí)也是可行的，雖然銷(xiāo)售成本和毛利分配按日來(lái)看不大均勻，但按月來(lái)看則是完全均衡的。這適用于管理的簡(jiǎn)化。當(dāng)然，一種優(yōu)化的處理方法是日均分?jǐn)偡?，就是指定該商品的進(jìn)貨周期，例如3天，則每日分?jǐn)偝杀镜?/3，這樣就會(huì)分?jǐn)偟妮^為均衡，當(dāng)然對(duì)軟件要求就更高了。
5)對(duì)于豬的加工其實(shí)也很好理解，準(zhǔn)確的說(shuō)其本質(zhì)就是多種成品(豬蹄、豬肉等)共用一種原材料(生豬)，如果你們是配送中心加工則用第一種二次加工法，如果是賣(mài)場(chǎng)內(nèi)現(xiàn)賣(mài)現(xiàn)砍，那后面的三種方法都可以，只不過(guò)對(duì)于該原材料(生豬)成本在各成品中的分配要按成品的售價(jià)金額作加權(quán)平均分配而已。至于魚(yú)丸，如果你們?cè)瓉?lái)是盤(pán)點(diǎn)報(bào)損的話(huà)，那用盤(pán)點(diǎn)倒推法就可以了，不要對(duì)原料損耗作報(bào)損，而是應(yīng)記錄為加工成本轉(zhuǎn)出，這是不同的財(cái)務(wù)科目，而且會(huì)影響基于損耗率的考核。
綜上所述，根據(jù)不同的應(yīng)用情況和管理水平可選擇不同的方法來(lái)控制生鮮的成本和負(fù)庫(kù)存，其實(shí)除了實(shí)時(shí)成本移轉(zhuǎn)法會(huì)產(chǎn)生生鮮負(fù)庫(kù)存外，其他都是根據(jù)實(shí)盤(pán)和損耗倒推的，都不會(huì)產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存。其中零成本法是綜合管理成本最低的方法，也比較有效，建議使用。
產(chǎn)生負(fù)庫(kù)存怎么辦
1、首先應(yīng)建立每日負(fù)庫(kù)處理流程：
對(duì)于商品設(shè)定負(fù)庫(kù)警戒限，對(duì)于負(fù)庫(kù)超標(biāo)的商品分商品部類(lèi)打印出來(lái)。首先檢查是否有進(jìn)貨單據(jù)沒(méi)有錄入，然后檢查退廠(chǎng)、報(bào)損等單據(jù)，最好你的系統(tǒng)能支持在雙擊負(fù)庫(kù)查詢(xún)中某一行的時(shí)候顯示出本日(或2日)內(nèi)的庫(kù)存出入明細(xì)，這樣方便核對(duì)。排除這些情況后則應(yīng)對(duì)這些負(fù)庫(kù)商品進(jìn)行抽盤(pán)，及時(shí)調(diào)整。
2、負(fù)庫(kù)銷(xiāo)售的成本處理：
負(fù)庫(kù)銷(xiāo)售時(shí)必須要作暫估成本處理，這涉及到兩個(gè)因素，就是暫估成本的所屬供應(yīng)商和成本價(jià)，對(duì)于不同的核算方法可選擇不同的方式，對(duì)于平均類(lèi)算法(日平均、移動(dòng)平均)，多使用當(dāng)前平均成本價(jià)，而對(duì)于批次核算法(先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、精確批次)則多使用最新進(jìn)價(jià)或合同進(jìn)價(jià)作為預(yù)估成本價(jià)，供應(yīng)商帳號(hào)最好是設(shè)立專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)負(fù)庫(kù)供應(yīng)商帳號(hào)，這樣一來(lái)方便查詢(xún)，二來(lái)不會(huì)導(dǎo)致供應(yīng)商報(bào)表上出現(xiàn)出庫(kù)>進(jìn)貨的異常情況。
在入庫(kù)的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)有負(fù)庫(kù)存，應(yīng)作負(fù)庫(kù)成本沖減更正，就是將原來(lái)的負(fù)庫(kù)銷(xiāo)售成本更正成新的真正的入庫(kù)供應(yīng)商和成本價(jià)，然后用新成本重新記錄銷(xiāo)售成本。
正確理解庫(kù)存控制
在談到所謂"庫(kù)存控制"的時(shí)候，很多人將其理解為"倉(cāng)儲(chǔ)管理"，這實(shí)際上是個(gè)很大的曲解。
傳統(tǒng)的狹義觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為，庫(kù)存控制主要是針對(duì)倉(cāng)庫(kù)的物料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、數(shù)據(jù)處理、保管、發(fā)放等，通過(guò)執(zhí)行防腐、溫濕度控制等手段，達(dá)到使保管的實(shí)物庫(kù)存保持最佳狀態(tài)的目的。這只是庫(kù)存控制的一種表現(xiàn)形式，或者可以定義為實(shí)物庫(kù)存控制。那么，如何從廣義的角度去理解庫(kù)存控制呢?庫(kù)存控制應(yīng)該是為了達(dá)到公司的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，特別是現(xiàn)金流運(yùn)作，通過(guò)優(yōu)化整個(gè)需求與供應(yīng)鏈管理流程(DSCM)，合理設(shè)置ERP控制策略，并輔之以相應(yīng)的信息處理手段、工具，從而實(shí)現(xiàn)在保證及時(shí)交貨的前提下，盡可能降低庫(kù)存水平，減少庫(kù)存積壓與報(bào)廢、貶值的風(fēng)險(xiǎn)。從這個(gè)意義上講，實(shí)物庫(kù)存控制僅僅是實(shí)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)目標(biāo)的一種手段，或者僅僅是整個(gè)庫(kù)存控制的一個(gè)必要的環(huán)節(jié);從組織功能的角度講，實(shí)物庫(kù)存控制主要是倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)的責(zé)任，而廣義的庫(kù)存控制應(yīng)該是整個(gè)需求與供應(yīng)鏈管理部門(mén)，乃至整個(gè)公司的責(zé)任。
為什么直到現(xiàn)在還有很多人對(duì)庫(kù)存控制的理解僅僅局限于實(shí)物庫(kù)存控制呢?以下兩方面的原因是不可忽視的：
第一、我們的企業(yè)不重視庫(kù)存控制。特別是那些效益比較好的企業(yè)，只要有錢(qián)賺，就很少有人去考慮庫(kù)存周轉(zhuǎn)的問(wèn)題。庫(kù)存控制被簡(jiǎn)單地理解為倉(cāng)儲(chǔ)管理，除非到了沒(méi)錢(qián)花的時(shí)候，才可能有人去看庫(kù)存問(wèn)題，而看的結(jié)果也往往是很簡(jiǎn)單，采購(gòu)買(mǎi)多了，或者是倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的工作沒(méi)有做好。
第二、ERP的誤導(dǎo)，特別是一些國(guó)產(chǎn)所謂ERP的誤導(dǎo)。一些簡(jiǎn)單的進(jìn)銷(xiāo)存軟件被大言不慚地稱(chēng)之為ERP，企業(yè)上了他們的所謂ERP就可以降低多少庫(kù)存，似乎庫(kù)存控制就靠他們的小軟件就可以搞定了。即使像SAP、BAAN這些世界ERP領(lǐng)域的老大們，也在他們的功能模塊里面把簡(jiǎn)單的倉(cāng)儲(chǔ)管理功能定義為"庫(kù)存管理"或者"庫(kù)存控制"。這樣就使得本來(lái)就不太明白什么叫庫(kù)存控制的我們，更搞不清楚什么叫庫(kù)存控制了。
其實(shí)，從廣義地角度理解庫(kù)存控制，應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：
第一、庫(kù)存控制的根本目的。我們知道，所謂世界級(jí)制造的兩個(gè)關(guān)鍵考核指標(biāo)(KPI)就是，客戶(hù)滿(mǎn)意度以及庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，而這個(gè)庫(kù)存周轉(zhuǎn)率實(shí)際上就是庫(kù)存控制的根本目的所在。
第二、庫(kù)存控制的手段。庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的提高，單單靠所謂的實(shí)物庫(kù)存控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它應(yīng)該是整個(gè)需求與供應(yīng)鏈管理這個(gè)大流程流程的輸出，而這個(gè)大流程除了包括倉(cāng)儲(chǔ)管理這個(gè)環(huán)節(jié)之外，更重要的部分還包括：預(yù)測(cè)與訂單處理，生產(chǎn)計(jì)劃與控制，物料計(jì)劃與采購(gòu)控制，庫(kù)存計(jì)劃與預(yù)測(cè)本身，以及成品、原材料的配送與發(fā)貨的策略，甚至包括海關(guān)管理流程。而伴隨著需求與供應(yīng)鏈管理流程的整個(gè)過(guò)程，則是信息流與資金流的管理。也就是說(shuō)，庫(kù)存本身是貫穿于整個(gè)需求與供應(yīng)管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，要想達(dá)到庫(kù)存控制的根本目的，就必須控制好各個(gè)環(huán)節(jié)上的庫(kù)存，而不是僅僅管理好已經(jīng)到手的實(shí)物庫(kù)存。
第三、庫(kù)存控制的組織結(jié)構(gòu)與考核。既然庫(kù)存控制是整個(gè)需求與供應(yīng)鏈管理流程的輸出，要實(shí)現(xiàn)庫(kù)存控制的根本目的就必須要有一個(gè)與這個(gè)流程相適應(yīng)的合理的組織結(jié)構(gòu)。直到現(xiàn)在，我們可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)只有一個(gè)采購(gòu)部，采購(gòu)部下面管倉(cāng)庫(kù)。這是遠(yuǎn)不能適應(yīng)庫(kù)存控制要求的。從需求與供應(yīng)鏈的管理流程分析，我們知道，采購(gòu)與倉(cāng)儲(chǔ)管理都是典型的執(zhí)行部門(mén)，而庫(kù)存的控制應(yīng)該預(yù)防為主，執(zhí)行部門(mén)是很難去"預(yù)防庫(kù)存"的，原因很簡(jiǎn)單，他們的考核指標(biāo)在很大程度上是為了保證供應(yīng)(生產(chǎn)、客戶(hù))。如何根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立合理的需求與供應(yīng)鏈管理流程，從而設(shè)置與之相應(yīng)的合理的組織結(jié)構(gòu)，是一個(gè)值得我們很多企業(yè)探討的問(wèn)題。
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