商業(yè)信函，簡稱商函，國外稱為郵件廣告或DM廣告。它是以信函為載體，將客戶所需發(fā)布的商務(wù)性信息廣告，通過郵寄的方式，直接傳遞到客戶所指定的目標(biāo)對(duì)象手中的一種廣告形式。小編為大家整理了如何寫商務(wù)信函，希望對(duì)你有幫助哦!

　　(一)結(jié)構(gòu)

　　國際商貿(mào)信函較私人社交信和一般公事信復(fù)雜，一封完整的英文商貿(mào)信函可以包括13個(gè)部分：

　　1、信頭(The Letter Head);

　　2、案號(hào)和日期(The Reference and Date);

　　3、封內(nèi)地址(The Inside Address);

　　4、經(jīng)辦者行(The Attention Line);

　　5、稱呼(The Salutation);

　　6、事由行(The Subject Line);

　　7、信的正文(The Body of Letter);

　　8、結(jié)束禮詞(The Complimentary Close);

　　9、簽名(The Signature);

　　10、擬稿人和打字員姓名首寫字母(Initials);

　　11、附件(Enclosure);

　　12、抄送(Carbon Copy Notation);

　　13、附言(Postscript)

　　(二)格式

　　國際商貿(mào)信函是從事國際商務(wù)活動(dòng)的重要聯(lián)系工具，在打字、書寫時(shí)應(yīng)遵循國際上往來信函的通用格式，不可按自己的習(xí)慣任意為之?，F(xiàn)在國際商業(yè)書信通用的排列格式主要有三種：齊列式(The Block Style)、縮行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

　　1、 齊列式。除信箋上部已印好的信頭外，2、 凡用打字機(jī)打出的部分均自

　　信箋的左線邊緣向右打出，各行左緣起始處完全排齊，因而稱為齊列式，采取這種格式既便于打字，又整齊美觀，是現(xiàn)今最通用、最流行的英文書信格式。

　　2、縮行式。用縮行式排列的信函，其主要特點(diǎn)是：日期排在信箋的右上方;封內(nèi)地址，按昔日習(xí)慣，下一行要比上一行往右縮進(jìn)2~3個(gè)字母，但現(xiàn)代書信也常按齊列式沿左線邊緣排齊;信的正文，每段開頭大約向后縮進(jìn)3~5個(gè)字母，一般與稱呼行Dear后稱呼排齊。

　　3、混合式?；旌鲜郊嬗旋R列式和縮行式的特點(diǎn)，大部分項(xiàng)目按齊列式

　　格式排列，但日期和結(jié)束禮詞的排列同于縮行式，即日期可置于信箋右上方，結(jié)束禮詞放在正文下的右邊或居中，事由行多與左線邊緣排齊，但也可居中。

　　(三)信封的寫法

　　在寄往國外信函的信封上，書寫收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于國內(nèi)信封的寫法，其主要特點(diǎn)是|：1、寄信人姓名、地址寫在信封的左上角，商貿(mào)機(jī)構(gòu)所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址寫在信封中央偏下位置，現(xiàn)在的流行寫法，除縮略語外，已不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);3、郵票貼在信封右上角，現(xiàn)國外來函大多已在右上角印妥郵資;4、寄信人和收信人姓名、地址現(xiàn)多用齊列式，也可用縮行式。其排列順序與漢語相反，先寫姓名，后寫地址，寫地址應(yīng)由小至大，即先寫機(jī)構(gòu)名稱，依次寫門牌、街道城市名、州(省)名及郵區(qū)代號(hào)，最后寫國名;5、關(guān)于信件類別，投遞方式及其他事項(xiàng)說明，寫在信封左邊寄信人地址下，或?qū)懺谧笙陆恰?/p>

　　如懷疑信件能否送交收件人，可在信封最下緣標(biāo)明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意為“無法投遞，請(qǐng)退交……”

　　(四)具體內(nèi)容

　　建立貿(mào)易關(guān)系

　　建立貿(mào)易關(guān)系(Establishing Business Relations)是雙方業(yè)務(wù)往來的基礎(chǔ)，要擴(kuò)大貿(mào)易往來，就必須在鞏固發(fā)展已有的業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷物色新的貿(mào)易對(duì)象，不斷拓展業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　建立貿(mào)易關(guān)系的方法大體(如廣告、函電等)來建立聯(lián)系。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中，后者由于傳播速度快，擴(kuò)散面廣而被廣泛采用。無論采用哪種方法，都必須事先做好市場調(diào)研，市場調(diào)研一般著重這幾個(gè)方面：1、該市場的商業(yè)習(xí)慣，海關(guān)條例，特別是習(xí)慣作法和付款條件;2、進(jìn)出口機(jī)構(gòu)及其國內(nèi)商業(yè)聯(lián)絡(luò)途徑;3、市場購買力，消費(fèi)者的興趣、愛好;4、同類商品的競爭情況;5、貿(mào)易制度、關(guān)稅制度和進(jìn)出口管制條例;6、港口條件、地理、社會(huì)、政治情況。

　　新的貿(mào)易對(duì)象的名稱、地址，一般可以從這幾個(gè)方面來獲得：1、代理商、推銷小組的推薦;2、現(xiàn)有來往的銀行或客戶的介紹;3、貿(mào)促會(huì)和商會(huì)的介紹;4、駐外使館商務(wù)處的介紹;5、各種傳播媒體。在與新的貿(mào)易對(duì)象聯(lián)系前，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行資信調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括資金情況，經(jīng)營能力、商業(yè)信譽(yù)等等。

　　建立貿(mào)易關(guān)系的函電，可以介紹本機(jī)構(gòu)所經(jīng)營的業(yè)務(wù)，寄送商品目錄、價(jià)格表及樣品等。為了促進(jìn)交易，也可以詢問對(duì)方的愿望和要求。

　　建立貿(mào)易關(guān)系的函電，必須熱情誠懇，除注意禮貌外，不必過于謙虛，一定要給對(duì)方留下一個(gè)良好的印象。

　　1、詢盤

　　詢盤又稱詢價(jià)。指交易一方欲購買或出售某種商品，向另一方發(fā)出的探詢買賣該商品及有關(guān)交易條件的一種表示。按詢盤的內(nèi)容可分為一般函詢和具體詢盤。一般詢盤是買方僅僅為了了解情況向賣方要商品目錄本、價(jià)目單、樣本、形式發(fā)標(biāo)(作報(bào)價(jià)單用)，等等。具體詢盤是買方有做買賣的要求，指定商品要求賣方報(bào)盤。

　　詢盤可以口頭發(fā)出，也可采用書面形式，或通過電報(bào)、電傳等。通常由買方發(fā)出。買方的詢盤只表示一個(gè)意愿，沒有必須購買的義務(wù);賣方也沒有必須回答的義務(wù)。但一般賣方要盡快答復(fù)，向買方開盤或正式報(bào)盤。買方的詢盤往往不限于一個(gè)對(duì)象，可同時(shí)向幾個(gè)客戶發(fā)出，選擇條件最優(yōu)惠者供進(jìn)一步磋商時(shí)參考。

　　詢盤也可以由賣方了出，旨在主動(dòng)探詢客商對(duì)某種商品是否有需求。詢盤是聯(lián)系客戶的一種方法，也是了解市場行情的一種手段。

　　一般來講，寫詢價(jià)函的目的是為了解情況，而其讀者又需馬上了解信函的內(nèi)容。因此，語言的表達(dá)要以簡單、清楚和切題為原則。最好在信的開頭就寫出你想問的問題，但一定要把詢問的問題和要求寫清楚、具體，而且要彬彬有禮。詢價(jià)函一般包括：1、商品的大體情況(General Information);2、商品目錄(Catalogue);3、價(jià)目單(Price-list)和數(shù)量(Quantity);4、樣品或樣本(Samples);5、款式、型號(hào)(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交貨時(shí)間(Shipment)。

　　2、報(bào)盤、遞盤、還盤和接受

　　報(bào)盤(Offer)又稱發(fā)盤。是商業(yè)交易磋商中買賣雙方必經(jīng)的過程。通常是一方先向另一方提出某種交易條件(如：商品名稱、數(shù)量、規(guī)格、交貨期以及付款條件等)，而另一方愿接受此條件，即交易合同成立。賣方的Offer稱為Selling Offer，買方的Offer，稱為Buying Offer。報(bào)盤有實(shí)盤(Firm Offer)和虛盤(Non-firm Offer)兩種形式。實(shí)盤又稱“不可撤銷的發(fā)盤”，指由發(fā)盤人向受盤人提出完整、明確、肯定的交易條件，并愿在一定期限內(nèi)按所提條件與受盤人達(dá)成交易的一種肯定表示。虛盤是賣方所作的非承諾性表示。往往附有保留條件，它沒有買方只要接受就可以成交的權(quán)限。

　　還盤(Counter Offer)又稱還價(jià)。指交易一方收到對(duì)方報(bào)盤后，不同意或不完全同意報(bào)盤中的內(nèi)容，但又有意達(dá)成交易，為進(jìn)一步洽商，便向?qū)Ψ教岢鲂碌臈l件，修改條件或其他要求，均稱為還盤。

　　遞盤(Bid)又稱遞價(jià)，出價(jià)。在商品交易中，如賣方手中貨少，行市又看漲，或?qū)Ξ?dāng)前市場情況不清楚，再則是不知買方有無誠意購買，賣方常要求買方先遞價(jià)，連續(xù)收到各地客戶遞價(jià)之后，以便集中對(duì)比，然后決定與誰成交，這樣比較主動(dòng)。

　　接受(Acceptance)指買方在實(shí)盤有效期內(nèi)無條件地完全同意報(bào)盤的全部內(nèi)容，并同意據(jù)此訂立合同的一種表示。接受一經(jīng)發(fā)出，不能任意撤銷。

　　3、訂貨

　　訂貨是買方向賣方提出的要求，要求賣方按定單所列的各項(xiàng)條件供貨。定單的取得，大致有兩種情形：1、經(jīng)賣方報(bào)盤，或買方的還盤，最后由買方接受而成效，由買方制定定單發(fā)給賣方;2、買方根據(jù)賣方事先所送的產(chǎn)品目錄、價(jià)目表、甚至樣品，直接定貨(或稱定購)。

　　定貨可隨時(shí)以書信的形式寫成，亦可用事先印妥格式的定單。定單或定貨書信一經(jīng)賣方確認(rèn)，一般就成為對(duì)買賣雙方都有法律約束力的合同。因此，它們的制定或撰號(hào)必須準(zhǔn)確和清楚，以免引起不可更正的麻煩。

　　訂貨同詢盤和報(bào)盤一樣，可采用電話、電報(bào)或書信方式提出，以電話或電報(bào)方式提出者，通常均另以書面確認(rèn)之。

　　另外，賣方接到買方的訂單后應(yīng)認(rèn)收。認(rèn)收時(shí)，最好重復(fù)一下訂單的條件。有時(shí)賣方因某種原因不能接受買方的訂單。在這種情況下，可選用三種方法：1、送上代用品;2、還盤;3、拒絕接受。

　　采用送上代用品的方法要特別慎重，因客戶可能對(duì)代用品不滿意而拒收。如送代用品，事先未獲得客戶同意，其貨物最好用試銷方式，并負(fù)責(zé)往返運(yùn)費(fèi)。拒絕接受訂單是在確實(shí)無他選擇時(shí)再用。此種信函必須非常仔細(xì)繕寫，而且要為友誼和今后交易留有余地。最好采用還盤的方法或勸說買主接受。

　/4、裝運(yùn)

　　裝運(yùn)(Shipment)，裝運(yùn)條件是買賣合同中必不可少的一項(xiàng)重要條款。它包括裝運(yùn)時(shí)間、裝運(yùn)港、運(yùn)輸方式、裝卸時(shí)間、裝運(yùn)單據(jù)等。就外貿(mào)而言，裝運(yùn)大多數(shù)由遠(yuǎn)洋輪來承擔(dān)，即不定期貨船或是定期班輪。隨著國際貿(mào)易的迅速發(fā)展，集裝箱的使用為公路、鐵路和航空運(yùn)輸提供了高效率的運(yùn)輸形式，而且使海運(yùn)的運(yùn)費(fèi)降低了一半。

　　裝運(yùn)時(shí)間，即裝運(yùn)期通常是指貨物裝上運(yùn)輸工具的時(shí)間或期限。在按FOB、C&F和CIF價(jià)格條件成交的情況下，賣方的裝運(yùn)時(shí)間以提單上簽署的日期為依據(jù)，如提單日期在合同規(guī)定的裝運(yùn)期內(nèi)，賣方就履行了合同的交貨義務(wù)。但在FOB條件下，通常是由買方租船或派船或訂艙位，如買方未能在合同規(guī)定的期限內(nèi)履行派船或訂艙義務(wù)，買方應(yīng)承擔(dān)賣方由此而遭受的一切損失。

　　不管交易是按FOR、C&F還是CIF成交的，合同一般規(guī)定貨物裝運(yùn)完畢后，賣方必須立即向買方發(fā)出裝船通知(Shipping Advice)，其內(nèi)容包括合同號(hào)(或訂單)、商品名稱、數(shù)量、貨值、船名及啟航日期等。對(duì)于按FOB和C&F成交的交易，買方收到賣方的裝船通知后應(yīng)立即辦理保險(xiǎn)，并準(zhǔn)備接貨。如因賣方未及時(shí)發(fā)出裝船通知，致使買方未能及時(shí)辦理保險(xiǎn)，而在此期間貨物在運(yùn)輸途中遭到的損失，應(yīng)由賣方負(fù)責(zé)。

　　在對(duì)外貿(mào)易中，貨物裝運(yùn)后，賣方必須向買方提供裝運(yùn)單據(jù)，作為履行合同并提取貨款的依據(jù)。裝運(yùn)單據(jù)的種類和份數(shù)，在每筆具體交易中由買賣雙方商定。

　　裝運(yùn)前買方將裝運(yùn)要求以書面形式通知賣方洽辦，說明裝船方式，包裝規(guī)定和嘜頭等，稱為“裝運(yùn)須知”shipping instructions.

　　如果從一港至另一港無直達(dá)船，那就需要轉(zhuǎn)船。為了避免今后可能發(fā)生爭議，賣方應(yīng)先征得買方同意。因此，在合同中或信用證中必須制訂“允許轉(zhuǎn)船”的條款。

　　裝運(yùn)涉及面很廣，包括報(bào)關(guān)、預(yù)定艙位、租船等等。通常書寫有關(guān)裝運(yùn)的信函有幾種目的：催促早日裝運(yùn);修改裝船條款;寄發(fā)裝船通知;寄送裝船單據(jù)等等，趁通知買方貨已裝船的機(jī)會(huì)，賣方還可表達(dá)進(jìn)一步發(fā)展業(yè)務(wù)的愿望。

　　發(fā)出裝運(yùn)通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F價(jià)格條件下，一般須以電報(bào)通知買方，以便買方辦理保險(xiǎn)和準(zhǔn)備派船接受。

　　交出裝運(yùn)通知，意味著合同的具體實(shí)現(xiàn)，雖然還不是交易的終結(jié)，但對(duì)買賣雙方都有重要意義。因此，除通知船已出運(yùn)，以及在FOB條件下貨物備妥通知買方派船以外，還可以利用這個(gè)機(jī)會(huì)，在通知出運(yùn)的同時(shí)，向客戶表示完成合同的愉快心情和繼續(xù)發(fā)展貿(mào)易的良好愿望，也可以對(duì)買方的合作表示感謝，還可以進(jìn)一步開展推銷活動(dòng)等等。

　5、支付

　　當(dāng)今世界的貿(mào)易活動(dòng)中，國家之間、企業(yè)之間經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生債權(quán)債務(wù)關(guān)系。賣方獲得一定的債權(quán)，買方負(fù)有一定的債務(wù)。這種債權(quán)債務(wù)關(guān)系必須在一定時(shí)期內(nèi)清算、結(jié)算。為實(shí)現(xiàn)債權(quán)債務(wù)的清償，賣方收入貨幣，買方支付貨幣，這些收付均通過一定的支付方式來實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在用得較多的國際貿(mào)易支付方式有三種：即匯付、托收和信用證。

　　(一)匯付(Remittance)

　　匯付是指付款人(買方)根據(jù)合同中約定的條件將貨款通過銀行匯寄給收款人(賣方)的支會(huì)方式。參與匯款業(yè)務(wù)的有四個(gè)當(dāng)事人，他們是：付款方、收款方、匯出行、即受付款方委托匯出的款項(xiàng)的銀行、匯入行，即受匯出行委托，解付匯款的銀行。如由付款方主動(dòng)向收款人匯付，稱為順匯法;如由收款方開出以付款人為抬頭的匯票，主動(dòng)向付款方索取，叫做逆匯法，又稱出票法。匯款時(shí)買方(付款人)可采用信匯、電匯、和票匯三種形式。

　　(二)托收(Collection)

　　托收是指由顧客委托銀行代為收了各種款項(xiàng)的業(yè)務(wù)。即出口商(賣方)開出以進(jìn)口商(買方)為抬頭的匯票，委托賣方所在地銀行(托收行)通過它在買方所在地的分行或代理行(代收行)，代為向買方收款。托收業(yè)務(wù)中涉及的當(dāng)事人有：委托人(出口商或收款人)、托收行，代收行和付款人(進(jìn)口商)。委托人與托收行之間、托收行與代收行之間都是委托代理關(guān)系，托收行和代收行對(duì)于會(huì)款人是否付款不承擔(dān)責(zé)任。托收是建立在商業(yè)信用上，風(fēng)險(xiǎn)較大。托收分為光票托收和跟單托收。

　　(三)信用證(Letter of Credit, 簡寫 L/C)

　　買賣雙方進(jìn)行貿(mào)易結(jié)算時(shí)，除非買方具有無可置疑的信譽(yù)或買賣雙方有著特殊的關(guān)系，否則，賣方不愿接受付款交單或承兌交單。因?yàn)橘u方擔(dān)心買方最后拒絕付款贖單，這時(shí)賣方雖然仍是貨主，但他可能收不到貨款，在承兌交單項(xiàng)下，買方已拿到單據(jù)，最后因某種原因無力支付，賣方就會(huì)受到嚴(yán)重的損失，所以，進(jìn)行國際貿(mào)易交會(huì)時(shí)，更多地采用信用證的方式。

　　信用證是以銀行信用為基礎(chǔ)，付款由銀行擔(dān)保。它是由進(jìn)口地銀行應(yīng)進(jìn)口商(買方)的請(qǐng)求，開給出口商(賣方)一種保證支付貨款的書面憑證。在這種憑證中開列了買方購貨所規(guī)定的條件，如貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨憑證等，只要賣方按所列條件會(huì)貨，就有權(quán)憑此證向開證行或其指定的銀行取得貨款。