商務(wù)信函寫作特點(diǎn)
商務(wù)信函寫作特點(diǎn)
寫商務(wù)信函就是要用最簡(jiǎn)單,最準(zhǔn)確的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)你的觀點(diǎn)讓對(duì)方理解。接下來(lái)學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了商務(wù)信函寫作特點(diǎn),希望對(duì)你有幫助哦!
商務(wù)信函寫作特點(diǎn):
1、口語(yǔ)化
每一封信函的往來(lái),都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的,所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解,以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”,于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下,每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎?只不過(guò)是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句,用我/我們做主語(yǔ),這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情,友好,就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單,自然,人性化。
2、語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)
由于您寫的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下,您寫這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的,您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的,勸說(shuō)性的,還是堅(jiān)決的,要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
3、禮貌
我們這里所說(shuō)的禮貌,并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮,多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流,那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求,也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友,不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。
特別要注意,當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí),我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí),請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿態(tài),您可以據(jù)理力爭(zhēng),說(shuō)明您的觀點(diǎn),但注意要講究禮節(jié)禮貌,避免用冒犯性的語(yǔ)言。
還要提醒一點(diǎn),中國(guó)人有句話叫做“過(guò)猶不及”。任何事情,一旦過(guò)了頭,效果反而不好。禮貌過(guò)了頭,可能會(huì)變成阿諛奉承,真誠(chéng)過(guò)了頭,也會(huì)變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”,才能達(dá)到預(yù)期的效果。
4、簡(jiǎn)潔
就象前面提到的,要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫信函,讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單,清楚,容易理解。用常見的單詞,避免生僻或者拼寫復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá),就不要用詞組。多用短句,因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。少?ldquo;and”,“but”,“however”,“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里,不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如,您前面寫了“goods have been sent”,那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
5、回復(fù)迅速及時(shí)
給買家的回復(fù),千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I家通常只看最先收到的幾封回復(fù),從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí),就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。
6、標(biāo)題
這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識(shí)到,事實(shí)上,E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分,您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過(guò)標(biāo)題來(lái)完成的。如果標(biāo)題沒有內(nèi)容,看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話,很多買家就會(huì)直接刪除。比如這樣的標(biāo)題“How are you?” ,“Can we work together?”,建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會(huì)顯得更加專業(yè)。
7、精確
當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí),比如時(shí)間,地點(diǎn),價(jià)格,貨號(hào)等等,盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚,更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
8、針對(duì)性
請(qǐng)?jiān)卩]件中寫上對(duì)方公司的名稱,或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門給他的,而不是那種群發(fā)的通函,從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然,如果您無(wú)法確定收信人的名字,那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。