禮貌原則在商務(wù)信函的體現(xiàn)

　　　　隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)交流不斷增多，商務(wù)信函逐漸成為開(kāi)展對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)的一種重要手段。在商務(wù)信函的來(lái)往中，雙方的觀點(diǎn)得以表達(dá)，信息得以共享，想法得以溝通。商務(wù)信函能夠在買(mǎi)賣(mài)雙方中搭建橋梁，使合作在交流中得以實(shí)現(xiàn)。而商務(wù)信函的特點(diǎn)和功能決定了商業(yè)信函必須注重禮貌策略的表現(xiàn)。

一、突出對(duì)方本位

　　1、以對(duì)方為重的態(tài)度

　　在商務(wù)信函寫(xiě)作過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)從對(duì)方利益出發(fā)，考慮對(duì)方的處境，使對(duì)方感到自己的處境被理解，自己的地位受到尊重，從而有力的促成合作。因此，在商務(wù)信函的寫(xiě)作過(guò)程中，要盡量使用第二人稱代詞you和your，而較少用第一人稱代詞I， we， my和our，即所謂的your attitude。例如：

　　第一句：Your active participation in this conference will be highly appreciated.

　　第二句：We will highly appreciate your active participation in this conference.

　　第一句沒(méi)有站在對(duì)方立場(chǎng)表達(dá)觀點(diǎn)。“我們認(rèn)為”這種語(yǔ)氣是以自我為中心，沒(méi)有令對(duì)方感覺(jué)到尊重和重視。而第二句則以對(duì)方為中心，充分考慮了對(duì)方的感受，是禮貌原則的良好應(yīng)用。需要注意的是，在收信人有過(guò)失時(shí)，刻意使用you，實(shí)際上強(qiáng)調(diào)了對(duì)方的錯(cuò)誤，使對(duì)方面子上過(guò)不去，而多用we和I卻更能體現(xiàn)your attitude的內(nèi)涵。

　　2、肯定態(tài)度的應(yīng)用

　　一封撰寫(xiě)成功的商務(wù)信函，一定持有一種肯定的態(tài)度。人們更傾向于接受肯定的事物，所以在寫(xiě)信時(shí)可以將否定態(tài)度轉(zhuǎn)化為肯定態(tài)度，以便緩和語(yǔ)氣。如：

　　第一句：We make no refunds after 3-month guarantee has run out.

　　第二句：We can only make refunds during the 3-month guarantee period.

　　上面兩句表達(dá)的意思是一樣的，但是收信人更傾向于第二句，因?yàn)榈诙浣o了對(duì)方肯定的答復(fù)。在商務(wù)信函寫(xiě)作中，我們應(yīng)當(dāng)采取一種肯定的態(tài)度，這有助于你和你的公司建立起與收信人的良好關(guān)系。

　　二、詞匯的運(yùn)用，使用禮貌語(yǔ)言

　　1、選用積極意義的詞語(yǔ)

　　一封在語(yǔ)言上經(jīng)過(guò)周密考慮的信函不僅能傳遞信息，而且能夠傳遞情感，還能體現(xiàn)出我方客氣周到的態(tài)度。在商務(wù)信函中應(yīng)當(dāng)選用積極意義的詞語(yǔ)，如pleased， satisfy， obliged， welcome等。特別是在有關(guān)催款、投訴、索賠等信函中，即便我方無(wú)過(guò)錯(cuò)，也要對(duì)對(duì)方的積極努力給予肯定與贊揚(yáng)，做到周到得體。例如：

　　第一句：I would appreciate having your reply by July 1st so that we can arrange the meeting.

　　第二句：You kind invitation this time is most welcome.

　　第一句中的would appreciate，第二句中的You kind invitation都傳遞出了寫(xiě)信方客氣和周到的態(tài)度，能夠使人更樂(lè)于接受，從而更有利于雙方的交流合作。

　　與此相反， no， cannot， claim， complaint ，inefficiency等消極詞匯應(yīng)盡量避免出現(xiàn)。過(guò)于直白地加以否定，會(huì)令對(duì)方深感不悅，甚至?xí)箤?duì)方失去合作的興趣。所以，在商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作中，應(yīng)盡量減少消極詞匯的使用，使語(yǔ)氣更加委婉。例如：“Thank you for calling our attention to the late arrival of the samples.”更深刻的體現(xiàn)了得體原則，而 “We have received your complaint about the late arrival of the samples.”則沒(méi)有。

　　2、注意情態(tài)動(dòng)詞的使用

　　商務(wù)信函往來(lái)多數(shù)是咨詢信息，洽談業(yè)務(wù)，情態(tài)動(dòng)詞使用頻繁。情態(tài)動(dòng)詞的恰當(dāng)使用常常可以使句子的語(yǔ)氣更加緩和，使對(duì)方容易接受，實(shí)現(xiàn)理想的交流。

　　例如：We would like to suggest alternative where there are shipmens available.

　　在這一句中“，would like”表達(dá)出了一種客氣、請(qǐng)求的語(yǔ)氣，使對(duì)方更易于接受。而情態(tài)動(dòng)詞的使用，在語(yǔ)氣上就委婉得多，顯得禮貌得體。例如：I should be very much obliged if you would arrange a seat on the same flight for the 18th September.

　　情態(tài)動(dòng)詞can，could， will和would一般情況下可以通用，但could和would與can和will相比之下更有禮貌，所以在商務(wù)英語(yǔ)信函中，could和would常被使用，語(yǔ)氣較緩和。例如：Could you possibly forward your suggestions further more?

　　三、委婉語(yǔ)氣的運(yùn)用

　　語(yǔ)氣能表達(dá)出作者的態(tài)度、情感。友好而客氣的語(yǔ)氣能給對(duì)方留下一種禮貌的印象，從而有力的促進(jìn)合作意向的達(dá)成。

　　1、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的正確使用

　　被動(dòng)語(yǔ)態(tài)在英語(yǔ)中適用范圍較廣，在英語(yǔ)商務(wù)信函中，作用更加重要。被動(dòng)語(yǔ)態(tài)只強(qiáng)調(diào)動(dòng)作的接受者，所以，更能體現(xiàn)出我方的禮貌態(tài)度。例如：

　　第一句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that you only shipped 920 cartons against 1000 cartons.

　　第二句：Upon taking delivery of the cargo， we have found that 920cartons were shipped against 1000 cartons.

　　第一句中，通過(guò)使用you only shipped而直接表達(dá)了對(duì)收信人的責(zé)備，但如果過(guò)錯(cuò)是由于代理人造成的，這樣的句式就容易使對(duì)方受到傷害。在第二句中，被動(dòng)語(yǔ)態(tài)的使用沒(méi)有指出動(dòng)作的執(zhí)行著，沒(méi)有追究責(zé)任，只是想要盡早的解決問(wèn)題，這樣使人更易于接受。

　　2、疑問(wèn)句型的正確使用

　　相比陳述句，疑問(wèn)句型是通過(guò)詢問(wèn)別人的意愿來(lái)表達(dá)請(qǐng)求，語(yǔ)氣上更加委婉。例如：

　　第一句：Quote us CIF 5%New York.

　　第二句：We request you to quote us CIF 5%New York.

　　第三句：Could you quote us CIF 5%New York?

　　第一句使用命令語(yǔ)氣過(guò)強(qiáng)，容易使讀信人不悅，因?yàn)樗`背了商務(wù)交往中的平等原則。第二句的語(yǔ)調(diào)比較溫和，但表達(dá)直接。第三句用疑問(wèn)句型表達(dá)同樣的意思，語(yǔ)氣客氣，禮貌得體。

　　3、條件句型的正確使用

　　條件句型的正確使用能使語(yǔ)氣更加友好得體，能夠協(xié)商、試探地提出我方的建議。例如：

　　第一句：If any of the items listed in the dialogue meets your interest， please let us you’re your specific inquiry ，and quotation will be forwarded without delay.

　　第二句：We attach a list of the contents of Case No.71 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice.

　　以上兩句均使用if條件句，語(yǔ)氣友好，委婉得體，具有更大的協(xié)商空間，讓讀信人感到被尊重，更易于接受，從而大大提高合作的可能性。