商務(wù)函電寫作標(biāo)準(zhǔn)及格式
商務(wù)函電是指在日常的商務(wù)往來中用以傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函、電訊文書。常用的商務(wù)信函主要有商洽函、詢問函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函和聯(lián)系函等。
一.商務(wù)信函的寫作需要注意以下幾點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn):
(1)準(zhǔn)確。商務(wù)信函的內(nèi)容多與雙方的利益有著直接的利害關(guān)系,因而要完整、精確的表達(dá)意思,用于乃至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都要做到準(zhǔn)確無誤,以免造成不必要的麻煩。
(2)簡(jiǎn)潔。在做到準(zhǔn)確、周到的前提下,應(yīng)用最少的文字表達(dá)真實(shí)的意思,不能拖沓冗長(zhǎng)。
(3)具體。信函所要交待的事項(xiàng)必須具體明確,尤其要注意需要對(duì)方答復(fù)或會(huì)對(duì)雙方關(guān)系產(chǎn)生影響的內(nèi)容,絕不能語言不詳。
(4)禮貌。要掌握禮貌、得體的文字表達(dá)方式,以有利于雙方保持良好的關(guān)系。
(5)體諒。要學(xué)會(huì)換位思考,能夠站在對(duì)方的立場(chǎng)上思考問題。這樣容易獲得對(duì)方的認(rèn)同,有利于雙方達(dá)成有效的溝通。
二.商務(wù)信函格式
商務(wù)信函一般由:信頭、編號(hào)和日期、封內(nèi)地址、稱呼、事由、信文、結(jié)尾敬語、簽署、附件、附言等組成。
信頭(Heading):指發(fā)信人的姓名(單位名稱)、地址和日期,一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。
地址:英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序:第一行寫門牌號(hào)碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時(shí)候。 日期的寫法,如1997年7月30日,英文為:July 30,1997(最為普遍); July 30th,1997;30th July,1997等。1997不可寫成97,以免引起歧義。 信內(nèi)地址:在一般的社交信中,信內(nèi)收信人的地址通常省略,但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對(duì)信頭的要求一樣,不必再寫日期。
稱呼(Salutation)是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方,要求從該行的頂格寫起,在稱呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式),也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用專指某個(gè)人。注意:Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn),前不加Dear,是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式(有時(shí)也可Dear Sirs)。寫給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
事由:在公務(wù)信函中,通常在稱呼與正文之間,有Re:或Subject:(事由)字樣。一般在信紙的中間,也可與“稱呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線、加粗等,以引起讀信人的注意,使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。 正文(Body of the Letter):位置在下面稱呼語隔一行,是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。
結(jié)束語:恭維性的,位置在正文下面一到兩行的地方,從正文的開頭偏右的位置,句末用逗號(hào),比較常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。
簽名:此項(xiàng)是必需的,結(jié)束語后的一到兩行后面,也是在信紙的中間偏右的位置開始寫,同時(shí),在結(jié)束語的正下方簽名下面要用機(jī)器打出簽名,以便于對(duì)方識(shí)別。還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面。