商務(wù)郵件寫作中常被忽視的細(xì)節(jié)

　　作為現(xiàn)代商務(wù)重要的溝通手段之一,商務(wù)英語電子郵件的寫作愈來愈受到人們的重視。據(jù)調(diào)查,88%的因特網(wǎng)用戶使用電子郵件,而在商務(wù)場合中約有90%的員工利用電子郵件來聯(lián)系公務(wù)。提高商務(wù)電子郵件的質(zhì)量,亦即意味著減少誤解、成功溝通。下面來看看商務(wù)郵件寫作中有哪些常被忽視的細(xì)節(jié)，我們應(yīng)該避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

　　商務(wù)郵件寫作中常被忽視的細(xì)節(jié)

　　1. Write a meaningful subject line “主題”要有意義

　　在把你的郵件發(fā)送出去之前，你要檢查一下郵件主題是否能夠準(zhǔn)確概括郵件的正文內(nèi)容。如果你的主題寫得很模糊，或者主題欄是空的話，那么很有可能對方壓根就不會打開你的郵件。

　　我們來看一個(gè)例子：

　　Subject: Important! Read Immediately!!!

　　簡評：你認(rèn)為很重要的事情在別人看來卻未必如此，你在郵件主題欄里大喊大叫只會讓對方覺得你很傲慢，且不專業(yè)。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息)，讓對方在沒打開你郵件之前就知道你大概要說什么。上面這個(gè)主題可以這樣改：

　　Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

　　簡評：如果你的郵件內(nèi)容真的很重要且緊急，那么不妨把主題寫得具體些，同時(shí)，嘗試主題首字母大寫，這樣可以引起對方的重視。

　　2. Identify yourself clearly 選擇一個(gè)專業(yè)的郵箱地址

　　試想一下，假設(shè)你是會議的主辦方，在會議開始的前一天，你收到這樣一封郵件：

　　To: Bruce Blinderson

　　From: FuZzYkltTy2000@hotmail.com

　　Subject: [Blank]

　　Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

　　簡評：收到這樣一封郵件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改：

　　To: Bruce Blinderson

　　From: m.ponsybil@gmail.com

　　Subject: Conference absence, Sept. 10

　　Dear Mr. Bruce,

　　This is Morris Ponsybil from…

　　簡評：這封郵件的郵箱地址更專業(yè)，收信人可以把郵箱地址和寫信人的真實(shí)身份聯(lián)系起來。

　　3. Distinguish between formal and informal situations 語言風(fēng)格得當(dāng)

　　郵件有正式和非正式之分。如果你是寫給和自己比較熟的同事，那么在郵件里用一些表情符號(smilies 如 ：P 等)，縮寫(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和網(wǎng)絡(luò)語言可以使你的郵件充滿個(gè)性，增進(jìn)你與對方的感情。但是如果你是寫給你的上司，或者不太熟的客戶，那么在語言風(fēng)格的拿捏上就要謹(jǐn)慎了。