高校畢業(yè)生檔案如何管理
在大學(xué)畢業(yè)之后，很多人關(guān)心的一個問題就是自己的畢業(yè)檔案要轉(zhuǎn)到哪里去?那些畢業(yè)檔案又有誰來管理?那么下面就讓學(xué)習(xí)啦小編來告訴你高校畢業(yè)生檔案應(yīng)該如何管理。
高校畢業(yè)生檔案管理的方法：
1、畢業(yè)生畢業(yè)后，檔案材料由所在學(xué)院負責(zé)整理歸檔，并集中移交至學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心。學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心負責(zé)寄發(fā)已派遣和升學(xué)的畢業(yè)生檔案，并負責(zé)按學(xué)院分類留存未派遣畢業(yè)生檔案。
2、畢業(yè)生在檔案留存學(xué)校期間要求進行派遣的，由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心負責(zé)辦理派遣手續(xù)，并憑《報到證》白聯(lián)及時寄發(fā)畢業(yè)生檔案。
3、畢業(yè)生檔案留存在學(xué)校的期限原則上為半年，留存期間畢業(yè)生所在學(xué)院應(yīng)負責(zé)掌握畢業(yè)生就業(yè)狀況，協(xié)助及時對其進行派遣。特殊情況可申請將檔案留存兩年，逾期將全部派遣回生源地，并將其檔案寄至生源地人才服務(wù)中心，其后一切責(zé)任由畢業(yè)生自行承擔(dān)。畢業(yè)生檔案留存學(xué)校期間，學(xué)校不向畢業(yè)生個人出具任何與檔案有關(guān)的證明材料。
4、畢業(yè)生檔案由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)中心通過機要交通轉(zhuǎn)遞方式統(tǒng)一寄發(fā)。
5、任何單位如需查閱畢業(yè)生檔案，必須開具相關(guān)介紹信，嚴格履行登記手續(xù)。畢業(yè)生檔案原則上不得外借，特殊情形需要外借的，需由畢業(yè)生所在學(xué)院出示書面申請，由學(xué)工副書記簽字審批，并加蓋學(xué)院黨委公章。借閱人必須限期歸還，且嚴禁擅自轉(zhuǎn)借他人。
怎樣管理高校畢業(yè)生檔案？
1、新生入學(xué)一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導(dǎo)員;個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導(dǎo)員，期間不允許學(xué)生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。
2、大學(xué)期間，在校學(xué)生檔案由輔導(dǎo)員直接管理，并負責(zé)將大學(xué)期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學(xué)籍變動時，學(xué)生檔案直接在輔導(dǎo)員之間進行轉(zhuǎn)交。
3、學(xué)生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導(dǎo)員負責(zé)按學(xué)生檔案內(nèi)容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心。由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機要方式轉(zhuǎn)出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。
4、中途轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變動的學(xué)生檔案，由輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心進行備案，再以機要形式轉(zhuǎn)出。退學(xué)的學(xué)生檔案直接轉(zhuǎn)至生源地檔案主管部門。
5、學(xué)生因升學(xué)、公務(wù)員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學(xué)生可持調(diào)檔函通知輔導(dǎo)員進行調(diào)閱。如檔案需要提前轉(zhuǎn)出調(diào)閱，需由輔導(dǎo)員將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案后，以機要方式轉(zhuǎn)出。輔導(dǎo)員不得直接將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人寄發(fā)或攜帶。大學(xué)畢業(yè)時的檔案材料可由輔導(dǎo)員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業(yè)離校時，補充檔案由輔導(dǎo)員移交至大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以機要方式轉(zhuǎn)至錄取學(xué)?；騿挝粰n案管理部門，再與原始檔案合并存檔。
6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導(dǎo)員統(tǒng)一移交檔案，由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)按期轉(zhuǎn)至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉(zhuǎn)寄按時到達，畢業(yè)生本人要負責(zé)填寫檔案轉(zhuǎn)寄的地址和接收單位，輔導(dǎo)員和就業(yè)部門負責(zé)核查。
7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門，也可向?qū)W校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學(xué)校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉(zhuǎn)回生源地檔案主管部門。
8、學(xué)生檔案是學(xué)生成長軌跡的真實記載，其管理和轉(zhuǎn)接是非常嚴肅的事情。檔案外轉(zhuǎn)必須由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心登記備案，規(guī)范密封，并以機要方式轉(zhuǎn)出，其它部門或個人不得擅自處置。
9、畢業(yè)生暫留學(xué)校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務(wù)。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補辦，補辦內(nèi)容僅限大學(xué)期間檔案。
10、未盡事宜由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)解釋。
高校畢業(yè)生要注意哪些問題？
一、有關(guān)就業(yè)協(xié)議書
就業(yè)協(xié)議書》是為了明確畢業(yè)生、用人單位、學(xué)校三方在畢業(yè)生就業(yè)工作中的權(quán)利和義務(wù)，經(jīng)協(xié)商簽定的協(xié)議。在相當(dāng)長的一段時間里，《就業(yè)協(xié)議書》在就業(yè)計劃中是非常嚴肅的，學(xué)生就業(yè)按就業(yè)協(xié)議辦理。隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，就業(yè)觀點的日益變化，大量新的問題涌現(xiàn)出來，如簽了就業(yè)協(xié)議書，但人不去報到，或是簽了就業(yè)書，等到畢業(yè)時，該單位沒有了，還有的學(xué)生簽了就業(yè)協(xié)議書，但一報到就發(fā)現(xiàn)單位不是他想象的，提出解約，不同意解約就一走了之,等等。就業(yè)協(xié)議書的約束力在減弱，但國家教育部仍在使用，所以，在實際過程中要注意正確使用好《就業(yè)協(xié)議書》。
學(xué)校是憑《就業(yè)協(xié)議書》來派遣的。學(xué)校依據(jù)《就業(yè)協(xié)議書》的內(nèi)容開出《畢業(yè)生就業(yè)報到證》和《戶口遷移證》，同時轉(zhuǎn)移學(xué)生檔案。一般學(xué)校會要求學(xué)生在規(guī)定的日期(如每年6月底)上交《就業(yè)協(xié)議書》，學(xué)校再以《就業(yè)協(xié)議書》為依據(jù)進行派遣，如果超過這一時限，學(xué)校會把學(xué)生的關(guān)系和檔案一并派回原籍。
不想回原籍的學(xué)生都必須十分清楚自己是否符合要去的地方的落戶條件。如杭州，本科以上學(xué)歷、大專學(xué)歷緊缺專業(yè)或具備其它特殊條件的畢業(yè)生可進杭落戶。有那么一部分學(xué)生，雖已在杭找好工作，但不符合進杭落戶條件，結(jié)果戶口落不下來，變成口袋戶口。
如果你不符合進這個城市的落戶條件，又想進這個城市工作，可以先將關(guān)系返回原籍，在原籍落戶，在原籍人才中心存放人事檔案，然后出來工作，等條件成熟以后再辦理人才引進，這樣，你就不會遇到一些不必要遇到的麻煩，如出國政審，考研證明，結(jié)婚證明等沒地方去辦理。
二、報到證
報到證有什么用：
1、到接收單位報到的憑證;
2、證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學(xué)生;
3、干部身份證明;
4、憑報到證以及其它有關(guān)材料辦理戶口手續(xù)。
現(xiàn)在看，前三點都不重要，第四點才重要，所以報到證不要丟失。
三、戶口遷移證
來到學(xué)校讀書，戶口從原籍遷到學(xué)校，但在學(xué)校是臨時性的，畢業(yè)后都應(yīng)該遷出。戶口遷移證，是學(xué)生畢業(yè)時其戶口從學(xué)校所在地派出所遷出的證明，不能丟失，不管到哪里，你要在規(guī)定時間內(nèi)把戶口落下來，不要把《戶口遷移證》一直放在口袋里。
四、檔案
真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可復(fù)制，一定要重視自己的檔案。
根據(jù)經(jīng)驗，最好將檔案轉(zhuǎn)遞給各級人才交流機構(gòu)，因為他們是管理檔案的專門機構(gòu)。檔案存放在人才交流中心，即安全又方便。在這里，提醒大家在檔案轉(zhuǎn)遞時要注意幾點：
1、在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權(quán)之前，不要把檔案轉(zhuǎn)入這個單位，應(yīng)該把檔案轉(zhuǎn)遞到這個單位所在地的人才交流中心去。我們經(jīng)常碰到一些沒有檔案管理權(quán)的單位在接收檔案，個別單位會把學(xué)生的檔案弄丟了或是扣住不放。
2、要詢問清楚用人單位的性質(zhì)，如果是國家機關(guān)、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權(quán)的，可以接收檔案。其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構(gòu)是無人事管理權(quán)的，要通過人才交流中心來接收學(xué)生，學(xué)生的檔案要放到人才中心去。
3、檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，在離開學(xué)校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉(zhuǎn)到哪個地方去了。因為在現(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。而且檔案轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出比較麻煩，最好一步到位。
畢業(yè)生要怎樣對待自己的檔案？
目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象對檔案不了解，也不關(guān)心;甚至有的畢業(yè)幾年了，可檔案還在學(xué)校放著;還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，這里只作簡要說明。現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要你的人事檔案?？傊?，現(xiàn)實生活中，人事檔案仍具有不可替代的作用，我們應(yīng)給予足夠的重視，以免在日后的學(xué)習(xí)生活中造成不必要的煩惱和損失。同時，強調(diào)一點，由于國家相關(guān)政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學(xué)校保存兩年，這正是沒有搞清“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別。所以有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存，就無須再到人才交流機構(gòu)托管了。學(xué)校保存的只是你的“學(xué)籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的恰是你的人事檔案，如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)(以報道證人事部門簽署日期為準)一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構(gòu)批準轉(zhuǎn)正定級;本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年(以報道日期計)、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構(gòu)負責(zé)辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失。
保管人事檔案的機構(gòu)有哪些？
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構(gòu)托管人事關(guān)系。另外，各級人才交流機構(gòu)，如省人才、市人才、各區(qū)人才等，它們的區(qū)別只是所屬部門的不同，其它無任何區(qū)別。
畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞注意事項
真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可復(fù)制，一定要重視自己的檔案。
根據(jù)經(jīng)驗，最好將檔案轉(zhuǎn)遞給各級人才交流機構(gòu)，因為他們是管理檔案的專門機構(gòu)。檔案存放在人才交流中心，即安全又方便。在這里，提醒大家在檔案轉(zhuǎn)遞時要注意幾點：
1、在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權(quán)之前，不要把檔案轉(zhuǎn)入這個單位，應(yīng)該把檔案轉(zhuǎn)遞到這個單位所在地的人才交流中心去。我們經(jīng)常碰到一些沒有檔案管理權(quán)的單位在接收檔案，個別單位會把學(xué)生的檔案弄丟了或是扣住不放。
2、要詢問清楚用人單位的性質(zhì)，如果是國家機關(guān)、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權(quán)的，可以接收檔案。其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構(gòu)是無人事管理權(quán)的，要通過人才交流中心來接收學(xué)生，學(xué)生的檔案要放到人才中心去。
3、檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，在離開學(xué)校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉(zhuǎn)到哪個地方去了。因為在現(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。而且檔案轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出比較麻煩，最好一步到位。
看了高校畢業(yè)生檔案如何管理的人還看：
3.從文書工作與檔案管理教學(xué)特征看教學(xué)改革