Word文檔應(yīng)用怎么寫期末評語總結(jié)
Word文檔應(yīng)用怎么寫期末評語總結(jié)
期末考試結(jié)束后，班主任一般都要統(tǒng)計分數(shù)，寫期末評語。但是那么多的學(xué)生，一個一個的寫，很麻煩，如果能利用電腦Word來完成就再好不過了。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于Word應(yīng)用寫期末評語總結(jié)，希望對您有所幫助。
Word應(yīng)用寫期末評語總結(jié)
讓我想想具體的步驟：首先把“期末考試成績表.xls”的姓名和各科成績粘貼到WORD中生成一張表格，在表格中插入“評語”列，把一些常用的評語添加到自動圖文集，每個學(xué)生的評語都從自動圖文集中選擇即可;每個學(xué)生的成績單用“郵件合并”功能生成;最后用“中文信封向?qū)?rdquo;生成所有的信封，全自動進行，我可省事了。
說干就干。我啟動EXCEL，打開“期末考試成績表.xls”，用鼠標拖拉選擇姓名、各科成績和總分，點鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選“復(fù)制”，接著啟動WORD，新建一文檔，命名為“數(shù)據(jù)源.doc”，點鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選“粘貼”，這時所有學(xué)生的各科成績及總分都被復(fù)制過來，形成一個表格;在表格中插入“評語”一列;執(zhí)行“插入/自動圖文集/自動圖文集”命令，彈出對話框如圖1所示。
圖1
在文本框中輸入常用的評語類詞匯，如“熱愛學(xué)習(xí)，勤于思考”、“能積極參加學(xué)校組織的各項文體活動”等，然后按“添加”按鈕，重復(fù)這一過程，把可能用到的、能概括所有學(xué)生特點的詞匯都添加到自動圖文集中;然后點擊“顯示工具欄”按鈕。下面讓我們來享受勞動的果實吧!把光標移到第一個學(xué)生的評語欄中，用鼠標點擊“自動圖文集”工具欄中“所有詞條”按鈕，在下拉菜單中選擇“正文”，啊!我們剛才輸入的評語詞條都在里面，如圖2所示。
圖2
我們選中一個詞條，它就會自動出現(xiàn)在當前光標處。我們針對每一個學(xué)生的具體特點，來挑選多個詞條，組成一個評語，真是太方便了!不過對于特殊情況，還是要敲敲鍵盤書寫一下。
下面該把成績和評語“放”入成績單了。新建一文檔，命名為“主文檔.doc”，把頁面紙張設(shè)為“A4”，在第一行用二號字輸入“成績單”，執(zhí)行“插入/文本框/橫排”命令，鼠標指針變?yōu)槭中?，拖拉出一個文本框，重復(fù)以上步驟，再拖拉出兩個文本框，用鼠標調(diào)整三個文本框的大小，使它們正好布滿一個頁面。在第一個文本框中用三號字輸入“尊敬的家長：您的孩子”，在第二個文本框中拖拉出一個兩行八列的表格，在第一行表格中輸入各個學(xué)科及“總分”，在第三個文本框中輸入新學(xué)期注意事項，然后執(zhí)行“工具/郵件合并”命令，彈出“郵件合并幫助器”，如圖3所示。
圖3
郵件合并一共有三步，第一步是創(chuàng)建主文檔：單擊“創(chuàng)建”按鈕，在彈出的列表框中選“套用信函”，接著點擊“活動按鈕”。第二步是獲取數(shù)據(jù)源：點擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在下拉列表中選“打開數(shù)據(jù)源”，打開文檔“數(shù)據(jù)源.doc”，此時會打開“郵件合并工具欄”。注意：主文檔與數(shù)據(jù)源的區(qū)別，主文檔中保存的是成績單中共同的東西，如新學(xué)期注意事項，數(shù)據(jù)源中則是變化的內(nèi)容，如學(xué)生的成績。下面讓我們在主文檔中插入合并域，在第一個文本框中點擊“郵件合并工具欄”中的“插入合并域”按鈕，插入“姓名”、“評語”，在第二個文本框中分別插入“語文”等各域。調(diào)整好各文本框中的字體及字號的大小，點擊郵件合并工具欄中“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕(第一排第三個按鈕)，哇!第一個學(xué)生的姓名及各科成績都顯示出來了!此時應(yīng)根據(jù)版面調(diào)整一下字號的大小。第三步是合并數(shù)據(jù)和文檔，在郵件合并工具欄中點擊“合并到打印機”。只聽“刷刷”的聲音，所有學(xué)生的成績單很快都打印出來。
最后我們來制作信封。
執(zhí)行“工具/中文信封向?qū)?rdquo;命令，彈出“信封制作向?qū)?rdquo;對話框，點擊“下一步”，選擇標準信封樣式。在下拉列表框中根據(jù)實際信封大小來選擇，這里我們選“普通信封3：(176*125毫米)”，點擊“下一步”，點擊“以此信封為模板，生成多個信封”單選框，在下拉列表框中選“MicrosoftExcel2000”，單擊“完成”按鈕。這時將自動生成一個新的文檔，命名為“信封”，我們將窗口切換到該窗口，可以看到郵件合并工具欄也同時被打開了。
此時信封樣式已經(jīng)定義好了，寫在信封上的學(xué)生的家庭地址和收信人姓名應(yīng)放在名為“中文信封地址.xls”的電子表格中，中文信封地址.xls已由系統(tǒng)生成，是一張只有關(guān)鍵字而沒有數(shù)據(jù)的空表，關(guān)鍵字依次是收信人郵編、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務(wù)、發(fā)信人地址、發(fā)信人姓名、發(fā)信人郵編，我們打開學(xué)籍表.xls，把郵政編碼、家庭住址、家長姓名等各列數(shù)據(jù)分別復(fù)制到中文信封地址.xls中，并把發(fā)信人地址填為“棗陽市七中”，發(fā)信人姓名填好，郵政編碼填為“441200”。把窗口切換到“信封.doc”，點擊郵件合并工具欄中的“合并至打印機”按鈕，然后在打印機中放入信封，不一會兒，70多個信封就被打出來了。
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