Word工具欄如何當管理工具使用
Word工具欄如何當管理工具使用
一般學(xué)校的教導(dǎo)主任電腦中存放了大量學(xué)校Word文檔資料，他迫切希望能方便地分類管理這些資料，以便查找。其實，利用一個小小的工具欄就可以達到這一目的。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于Word工具欄巧當管理工具，希望對您有所幫助。
Word工具欄巧當管理工具
1.新建工具欄
打開Word，依次點擊“工具→自定義”，彈出“自定義”窗口，選中“工具欄”標簽。點擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”窗口，在“工具欄名稱”中輸入“各年級資料”后點擊“確定”按鈕。現(xiàn)在，Word會自動啟用“各年級資料”工具欄，在編輯區(qū)就可以看到該工具欄。
2.添加第一級分類
點擊“自定義”中的“命令”選項卡，在“類別”欄中選中“新菜單”，然后選取右側(cè)“命令”窗口中的“新菜單”，將它拖到“各年級資料”工具欄之中(圖1)，連續(xù)拖入三次用于表示三個年級。拖入的新菜單數(shù)量可依據(jù)各校的年級數(shù)量而定。
3.為新菜單重新命名
在打開“自定義”窗口的同時，右鍵點擊“各年級資料”中的第一個“新菜單”，在“命名”中輸入“初一年級”(圖2)。接著按上述方法將其他兩個“新菜單”分別命名為“初二年級”、“初三年級”。
4.添加第二級分類
同樣在“自定義”窗口打開的情況下，單擊“初一年級”會出現(xiàn)預(yù)留區(qū)域，把“命令”窗口下的“新菜單”拖到該預(yù)留區(qū)域。如果初一有三個班級的話，那么就拖入三次“新菜單”，接著把“新菜單”依次改名為“初一(1)”、“初一(2)”……改名后效果如圖3所示。
5.把資料歸類到班級
完成上述設(shè)置后，我們就可以把各班的資料進行歸類管理了。在此以把初一(1)班的花名冊文件(該文檔應(yīng)事先編輯好)歸類到“初一(1)”的“花名冊”下為例。
在“自定義”窗口的“類別”中選取“插入”，在右側(cè)“命令”中找到“文件”項，把它拖入“初一(1)”的預(yù)留區(qū)域，右鍵點擊剛才拖入的“文件”，命名為“花名冊”。接著右鍵點擊“花名冊”，選擇“分配超鏈接”后點擊“打開”，定位到“花名冊”文件即可。
現(xiàn)在，點擊“花名冊”就會打開“花名冊”文件(圖4)。其他文件鏈接的設(shè)置方法相同。
通過這樣的方法，我們就可建立一個分類工具欄，通過這個已經(jīng)分好類的工具欄，我們可以十分方便地分類管理學(xué)校的各個部門、班級的各類資料，查找起來比以前方便多了，而不用在眾多的文件夾中去一一尋找了。
提示：不同的應(yīng)用點，相同的解決辦法，大家可以使用相同的辦法管理不同種類的文件資源。
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