如何縮小word文檔格式不影響運(yùn)行
在編輯的Word文檔插入大量圖片后，導(dǎo)致編輯速度嚴(yán)重下降，即便調(diào)整了圖片大小，整個(gè)文件大小也沒(méi)什么變化。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來(lái)的關(guān)于縮小word文檔，希望對(duì)您有所幫助。
縮小word文檔
轉(zhuǎn)換圖形文件格式
同樣一幅圖片，采用不同的圖形文件格式存儲(chǔ)，其容量大小有一定的差距，最多可以相差幾倍以上。因此，在向word文檔中添加圖片時(shí)，應(yīng)該盡量選用容量最小的文件格式。很多圖形處理軟件如photoshop、coreldraw等均支持多種圖形文件格式，因此可以先將一些采用較大的文件格式存儲(chǔ)的圖形文件在圖形處理軟件中打開(kāi)后，再另外存儲(chǔ)為較小格式的文件。從筆者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，由于coreldraw支持存儲(chǔ)的文件格式是壓縮形式的，容量非常小，因此先在coreldraw中打開(kāi)圖形再轉(zhuǎn)貼到word文檔中后，整個(gè)文檔文件的容量會(huì)相應(yīng)地減小。這種方法對(duì)于矢量圖的處理比較有效，對(duì)于點(diǎn)位圖(如*.jpg格式文件)效果要差一些。
采用選擇性粘貼
不少用戶在往word文檔中添加圖片時(shí)，一律是先用軟件打開(kāi)圖片再?gòu)?fù)制再粘貼。這樣的結(jié)果，一方面增加了文檔的大小，另一方面是對(duì)圖片進(jìn)行修改和其它處理時(shí)往往會(huì)自動(dòng)打開(kāi)原來(lái)的軟件，比較容易死機(jī)(筆者的經(jīng)驗(yàn))。原來(lái)，當(dāng)采用粘貼命令時(shí)，文檔中增加的內(nèi)容除了我們所需要的圖片本身，還有許多與圖片和軟件有關(guān)的信息，并且word還自動(dòng)在圖片和原來(lái)軟件中創(chuàng)建了鏈接。而選用選擇性粘貼圖片，則只往文檔中添加圖片本身，大大減少文件規(guī)模。上文所提到的3.2mb的文檔，當(dāng)采用選擇性粘貼處理圖片時(shí)，減小至2.2mb,效果還是很不錯(cuò)的。
對(duì)圖片進(jìn)行處理
圖片的質(zhì)量和圖片文件的大小是大致成正比的。圖片的質(zhì)量要求越高，圖片文件的規(guī)模就越大。因此，在一些對(duì)圖片質(zhì)量要求不是特別高，但對(duì)文檔規(guī)模大小有一定限制的場(chǎng)合，如普通黑白打印的學(xué)術(shù)論文文檔，我們可以采用適當(dāng)降低圖片質(zhì)量(確保不失真或失真很小)的辦法來(lái)減小文檔規(guī)模。一種具體操作方法如下：首先在photoshop5.0中打開(kāi)此圖片(如果不是photoshop文件格式，先轉(zhuǎn)換)在“image”菜單中選擇“image size”。之后填入自己設(shè)定的參數(shù)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)圖片容量隨之變化。為了寶貴的磁盤(pán)資源，把圖片搞小一點(diǎn)吧。
用“另存為”命令
在word的“文件”菜單中有一個(gè)“另存為”命令。巧妙地利用它，也可以使包含圖片的文檔規(guī)模減小。在文檔編輯完成后，用“編輯”中的“全選”選定整個(gè)文檔，復(fù)制文檔內(nèi)容。然后在word中新開(kāi)文檔，粘貼，再另存為新的文檔。打開(kāi)看看，新文檔是不是減小了很多啊?原來(lái)在舊的文檔中除了我們需要的文檔內(nèi)容外，還有一些用戶編輯過(guò)程中的記錄信息。當(dāng)另存為新文檔后，新文檔中不再包含這些記錄信息，因此文檔規(guī)模就減小了。用這種辦法有時(shí)可使文檔減小一半以上。
以上介紹的幾種方法，有些大家已經(jīng)很熟悉了，有些可能還比較陌生，何不試試呢?如果您有更好更有效的方法，希望也向大家公開(kāi)。
一、將大文檔拆分為幾個(gè)小部分
將文檔的一部分剪切下來(lái)，粘貼到一個(gè)新文檔中，然后分別保存各個(gè)部分。如果要按順序打印這些文件，你可以使用IncludeText域連接這些文檔，步驟如下：
1.打開(kāi)原文檔第一部的小文檔，把插入點(diǎn)移至末尾，然后單擊“插入”→“域”命令，系統(tǒng)彈出“域”對(duì)話框。
2.在“類別”列表框中，單擊“鏈接和引用”，然后在“域名”框中單擊“IncludeText”，此時(shí)“IncludeText T”出現(xiàn)在“域代碼”框中，再在“IncludeText”后空一個(gè)空格，輸入需要的路徑和文件名稱。如果其中包含較長(zhǎng)的帶空格文件名，請(qǐng)用半角引號(hào)引住，而且在指定路徑時(shí)，需要以雙反斜杠替代單反斜杠。例如，我們可以鍵入“" C:\My Documents\縮小Word文檔.doc"”(如圖1)，“確定”按鈕。
另外，把大文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔，然后將其組成部分保存為單獨(dú)的子文檔。原理同將大文檔拆分為幾個(gè)小部分，不再贅述。如果不想把大文檔進(jìn)行分割，則以下的方法也有助于縮小大文檔的大小。
二、將嵌入對(duì)象轉(zhuǎn)換為圖形
Word對(duì)圖形的處理有三種方式，即嵌入、插入和鏈接方式，不同的方式對(duì)Word文檔字節(jié)數(shù)的影響不同。嵌入對(duì)象是插入文件(目標(biāo)文件)的信息(對(duì)象)，嵌入之后，對(duì)象會(huì)變成目標(biāo)文件的一部分。雙擊嵌入的對(duì)象，會(huì)在創(chuàng)建它的源程序中打開(kāi)此對(duì)象，這時(shí)對(duì)嵌入對(duì)象做出的任何修改都會(huì)反映到目標(biāo)文件中。這雖然方便了你的編輯工作，但卻增大了文檔的尺寸。因?yàn)檫@不僅需要Word記錄圖形信息，還要記錄與圖形相關(guān)聯(lián)的源程序信息。為縮小文檔的尺寸，你可以將嵌入的對(duì)象轉(zhuǎn)換為圖形，因?yàn)榇藭r(shí)Word只需要記錄圖形信息：在Word文檔中，單擊要轉(zhuǎn)換的嵌入對(duì)象，按下Ctrl+Shift+F9組合鍵。
將嵌入對(duì)象轉(zhuǎn)換為圖形的過(guò)程是不可逆的，在將嵌入對(duì)象轉(zhuǎn)換為圖形后，你不能再用創(chuàng)建它的源程序修改它，只能在Word中對(duì)其進(jìn)行編輯操作。那么怎樣在文檔中創(chuàng)建嵌入對(duì)象呢?要?jiǎng)?chuàng)建新的嵌入對(duì)象，步驟如下：
1.在Word文檔中，單擊要放置嵌入對(duì)象的地方。
2.單擊“插入”→“對(duì)象”→“新建”選項(xiàng)卡，單擊“對(duì)象類型”列表框中的要?jiǎng)?chuàng)建的對(duì)象類型。如果要以圖標(biāo)的方式顯示嵌入對(duì)象(例如，如果其他人要聯(lián)機(jī)查看文檔)，請(qǐng)選中“顯示為圖標(biāo)”復(fù)選框(如圖3)。
3.單擊“確定”。
三、另存文檔
為了在另存文檔時(shí)更有效地縮小文檔的尺寸，請(qǐng)先關(guān)閉“快速保存”功能：?jiǎn)螕?ldquo;工具”→“選項(xiàng)” →“保存”，清除“快速保存”。如果選中了“快速保存”復(fù)選框，則在保存文檔時(shí)，Word是將對(duì)文檔所做的修改附加到文檔尾部，并不是將所做的修改(包括刪除信息)合并到文檔中，從而可以加快保存文檔的速度，節(jié)省時(shí)間，但卻增大了文檔的字節(jié)數(shù)。
在關(guān)閉了“快速保存”功能后，要另存文檔，步驟如下：
1.如果并沒(méi)有對(duì)文檔進(jìn)行任何修改，請(qǐng)做一個(gè)無(wú)謂的修改操作，比如可以插入一個(gè)回車鍵，再將其刪除。
2.單擊“文件” →“另存為”，如果要更改文檔名稱，鍵入新的文檔名稱后單擊“保存”。
另存文檔時(shí)，Word會(huì)將對(duì)文檔的修改合并到已存儲(chǔ)的工作結(jié)果中，從而縮小文檔的尺寸。
四、只嵌入所用字符
在Word文檔中嵌入TrueType字體是一種技術(shù)，它將一篇文檔和這篇文檔所包含的字體結(jié)合成一個(gè)文件，以便傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)上。嵌入字體保證了在傳輸?shù)奈募兴褂玫淖煮w能夠顯示在接收文件的計(jì)算機(jī)上。簡(jiǎn)體中文Office 2000中的大部分中文字體都能被嵌入到文檔中。如果要嵌入字體，步驟如下：
單擊“工具” →“選項(xiàng)” →“保存”選項(xiàng)卡，選中“嵌入TrueType字體”復(fù)選框。選中該復(fù)選框后，Word將創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，這樣，即使其他用戶打開(kāi)此文檔時(shí)，其計(jì)算機(jī)中沒(méi)有安裝創(chuàng)建此文檔的字體，仍可用這些字體來(lái)查看和打印文檔。不過(guò)，嵌入TrueType字體會(huì)增加文檔大小，此時(shí)為了能夠盡量減小文檔的尺寸，應(yīng)同時(shí)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框。該選項(xiàng)只嵌入文檔中使用的字體樣式，如果在文檔中只使用了一種TrueType字體的32個(gè)或更少的字符(例如，只用于一些符號(hào)或標(biāo)題)，則Word將只嵌入這些字符。
五、刪除文檔較早的版本
如果指定了Word在同一文件中保存文檔的一個(gè)或多個(gè)版本，這些版本將作為隱藏信息保存于文件中，以方便你以后進(jìn)行檢索，但這卻大大增大了文檔的字節(jié)數(shù)。為縮小文檔，你可以刪除文檔不需要保留的早期版本，步驟如下：
1.單擊“文件”→“版本”，選中刪除的文檔版本，單擊“刪除”按鈕(如圖2)。
2.單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉文檔版本對(duì)話框。
六、用鏈接方式代替插入圖形
鏈接對(duì)象是指在一個(gè)文件(源文件)中創(chuàng)建并插入到另外一個(gè)文件(目標(biāo)文件)中的信息(對(duì)象)，同時(shí)還保持了這兩個(gè)文件之間的鏈接。如果對(duì)源文件進(jìn)行了更新，則也可以更新目標(biāo)文件中的鏈接對(duì)象。鏈接對(duì)象不會(huì)成為目標(biāo)文件的一部分。與插入圖形相比，由于鏈接對(duì)象時(shí)，Word只需記錄鏈接對(duì)象的位置，而不需要記錄圖形信息，所以可以大大縮小文件的大小。要在文檔中建立鏈接，步驟如下：
1.在Word文檔中單擊需插入圖形的位置。
2.單擊“插入”→“圖片”→“來(lái)自文件”。
3.單擊要插入的圖片，然后單擊“插入”按鈕右邊的箭頭，單擊“鏈接文件”命令(如圖4)。
至此，我們就已在文檔中創(chuàng)建了鏈接對(duì)象。你可以在文檔中看到此圖片，但不能直接在文檔中對(duì)其進(jìn)行編輯。圖片可隨文檔一起打印，但如果破壞了鏈接，就無(wú)法看到或打印該圖片了。例如，如果將文檔復(fù)制到軟盤(pán)上，就會(huì)破壞鏈接。
默認(rèn)情況下，Word會(huì)將鏈接對(duì)象設(shè)置為自動(dòng)更新。你也可以根據(jù)需要，將鏈接對(duì)象設(shè)置為手動(dòng)更新。
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