怎樣利用Word批量打印獎狀和信封

　　對于打印獎狀，通常我們所采用的方法是將姓名和獲幾等獎位置空著，等到獎狀打印完畢再用手工填寫;或者是分別在每張電子獎狀上更改名字等信息再打印。這兩種方法都費(fèi)時費(fèi)力，我們可以用郵件合并法來實(shí)現(xiàn)批量打印下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的如何利用Word批量打印獎狀和信封，希望大家能夠從中有所收獲!

　　利用Word批量打印獎狀和信封的具體方法

　　批量打印獎狀的方法：

　　一、建立獎狀模板

　　首先利用Word制作一個獎狀模板并保存為“獎狀.doc”，將其中班級、姓名、獲獎類別先空出，確保打印輸出后的格式與獎狀紙相符。

　　二、用Excel建立獲獎數(shù)據(jù)庫

　　在Excel表格中輸入獲獎人以及獲幾等獎等相關(guān)信息并保存為“獎狀數(shù)據(jù).xls”。

　　三、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫與獎狀

　　打開“獎狀.doc”，依次選擇視圖→工具欄→郵件合并，在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”，并選擇“獎狀數(shù)據(jù).xls”，打開后選擇相應(yīng)的工作簿，默認(rèn)為sheetl，并按確定。

　　將鼠標(biāo)定位到需要插入班組的地方，單擊“插入域”，在彈出的對話框中選擇“班級”，并按“插入”。同樣的方法完成姓名、項目、等第的插入。

　　四、預(yù)覽并打印

　　選擇“查看合并數(shù)據(jù)”，然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果，選擇“合并到新文檔”可以生成一個包含所有獎狀的Word文檔，這時就可以批量打印了。

　　利用郵件合并功能可以非常方便地將Excel數(shù)據(jù)與Word文檔關(guān)聯(lián)起來，如果數(shù)據(jù)有變動，只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能，還可以非常方便地制作和打印成績單、工資條等。

　　批量打印信封的方法：

　　很多學(xué)校在開學(xué)之前都要給學(xué)生寄錄取通知書，考完試后還要給學(xué)生寄成績單，教務(wù)處需要打印大量的信封。其實(shí)利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來批量打印信封，一起來看看吧。

　　1、準(zhǔn)備階段

　　(1)新建一Excel文件“新生名單”，將新生名單的各項信息導(dǎo)入或直接輸入，如：郵政編碼、通訊地址、姓名等。

　　(2)新建一Word文件“信封”，調(diào)用菜單“工具→信函與郵件→中文信封向?qū)?rdquo;，打開“信封制作向?qū)?rdquo;對話框(沒有此功能需用Office XP源盤來安裝)，根據(jù)向?qū)崾驹O(shè)計一個信封，設(shè)置好字體、字號(如圖所示)。

　　2、調(diào)用數(shù)據(jù)

　　(1)在“信封”文件中，調(diào)用菜單“視圖→郵件合并”，顯示郵件合并工具欄，點(diǎn)擊[打開數(shù)據(jù)源]工具按鈕，按提示選擇新建的Excel文件“新生名單”，選擇sheet1。

　　(2)選擇“000000”(代表郵政編碼)，點(diǎn)擊郵件合并工具欄[插入域]按鈕，在對話框中選擇插入“郵政編碼”，“000000”被“《郵政編碼》”所代替。然后進(jìn)行同樣操作，替換“地址”、“姓名”。

　　(3)點(diǎn)擊郵件合并工具欄[查看合并數(shù)據(jù)圖標(biāo)]按鈕，會顯示“新生名單”中的學(xué)生數(shù)據(jù)。

　　3、打印信封

　　很多學(xué)校期末都都要給學(xué)生寄成績通知單，教務(wù)處需要打印大量的信封。利用Word XP與Excel XP可以協(xié)作來批量打印信封，一起來看看吧。