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Word打印運(yùn)用的技巧

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Word打印運(yùn)用的技巧

  Office一族常常進(jìn)行文本的打印,在打印前常常需要對文件進(jìn)行審閱修改,這時(shí)候只要點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印預(yù)覽”,然后在打開的預(yù)覽窗口中就可以知道打印設(shè)置是否合理。如果此時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,就關(guān)閉預(yù)覽窗口,回到文檔中進(jìn)行相應(yīng)編輯操作。實(shí)際上,在默認(rèn)的情況下,預(yù)覽窗口中鼠標(biāo)指針就是一個(gè)放大鏡的形狀,它就相當(dāng)于點(diǎn)擊放大功能,所以,單擊文檔會(huì)將文檔放大顯示。因此,只要單擊工具欄上“放大鏡”按鈕,那么鼠標(biāo)指針就會(huì)由放大鏡形狀變成光標(biāo),這時(shí)就可以進(jìn)行文檔修改了。

  有時(shí)后,在打印文檔時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)在最后一頁只有短短的一行或幾行,既浪費(fèi)打印紙又不美觀。有一個(gè)簡單的方法可以避免出現(xiàn)這種現(xiàn)象。點(diǎn)擊“文件→打印預(yù)覽”,在打開的預(yù)覽窗口中點(diǎn)擊工具欄中的“縮小字體填充”按鈕,Word就會(huì)自動(dòng)縮小文檔中所使用的每種字體的字號(hào),并把最后頁中的那幾行并入到前面的頁中。

  在單位辦公常常會(huì)遇到一個(gè)文檔由多人合作編輯,這時(shí)就會(huì)用到批注功能。通常情況下,批注是可以直接打印出來的。但是當(dāng)文檔已經(jīng)編輯完成后,批注也就沒有什么用處了。如果在打印的時(shí)候不想打印那些批注,也用不著逐個(gè)刪除文檔中的批注。只要在“打印”對話框中在“打印內(nèi)容”的列表中選擇“文檔”就可以了。

  有時(shí)候編輯文檔常常要插入一些分節(jié)符,將文檔并成若干章節(jié),并在各個(gè)小節(jié)中分別設(shè)置頁碼。但在打印時(shí),可能會(huì)出現(xiàn)只打印第二節(jié)的第二頁到第五節(jié)的第三頁。那么,此時(shí),點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印”,打開那個(gè)“打印”對話框。選中“頁碼范圍”單選項(xiàng),在后面的輸入框中輸入“p2s2-p3s5”就可以了,如下圖所示。字母“p”后面的數(shù)字表示頁碼,而字母“s”后面的數(shù)字表示節(jié)號(hào)。

  如果要打印第二節(jié)全部的內(nèi)容,那么在輸入框中直接輸入“s2”就行了。如果輸入“s2,s5”,那么打印的就是第二節(jié)和第五節(jié)的全部內(nèi)容了。當(dāng)然,如果只打印第三節(jié)的第二頁到第七頁的內(nèi)容,輸入“p2s3-p7s3”就可以了。

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