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Word打印運用的技巧

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Word打印運用的技巧

  Office一族常常進行文本的打印,在打印前常常需要對文件進行審閱修改,這時候只要點擊菜單命令“文件→打印預覽”,然后在打開的預覽窗口中就可以知道打印設置是否合理。如果此時發(fā)現(xiàn)問題,就關閉預覽窗口,回到文檔中進行相應編輯操作。實際上,在默認的情況下,預覽窗口中鼠標指針就是一個放大鏡的形狀,它就相當于點擊放大功能,所以,單擊文檔會將文檔放大顯示。因此,只要單擊工具欄上“放大鏡”按鈕,那么鼠標指針就會由放大鏡形狀變成光標,這時就可以進行文檔修改了。

  有時后,在打印文檔時會發(fā)現(xiàn)在最后一頁只有短短的一行或幾行,既浪費打印紙又不美觀。有一個簡單的方法可以避免出現(xiàn)這種現(xiàn)象。點擊“文件→打印預覽”,在打開的預覽窗口中點擊工具欄中的“縮小字體填充”按鈕,Word就會自動縮小文檔中所使用的每種字體的字號,并把最后頁中的那幾行并入到前面的頁中。

  在單位辦公常常會遇到一個文檔由多人合作編輯,這時就會用到批注功能。通常情況下,批注是可以直接打印出來的。但是當文檔已經(jīng)編輯完成后,批注也就沒有什么用處了。如果在打印的時候不想打印那些批注,也用不著逐個刪除文檔中的批注。只要在“打印”對話框中在“打印內容”的列表中選擇“文檔”就可以了。

  有時候編輯文檔常常要插入一些分節(jié)符,將文檔并成若干章節(jié),并在各個小節(jié)中分別設置頁碼。但在打印時,可能會出現(xiàn)只打印第二節(jié)的第二頁到第五節(jié)的第三頁。那么,此時,點擊菜單命令“文件→打印”,打開那個“打印”對話框。選中“頁碼范圍”單選項,在后面的輸入框中輸入“p2s2-p3s5”就可以了,如下圖所示。字母“p”后面的數(shù)字表示頁碼,而字母“s”后面的數(shù)字表示節(jié)號。

  如果要打印第二節(jié)全部的內容,那么在輸入框中直接輸入“s2”就行了。如果輸入“s2,s5”,那么打印的就是第二節(jié)和第五節(jié)的全部內容了。當然,如果只打印第三節(jié)的第二頁到第七頁的內容,輸入“p2s3-p7s3”就可以了。

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