使用word2007的郵件合并功能發(fā)送郵件的方法
使用word2007的郵件合并功能發(fā)送郵件的方法
郵件合并算得上是Word中很有幫助的一項(xiàng)特性，而很多人都還沒(méi)有使用過(guò)它，因?yàn)樗麄兌疾恢缿?yīng)該如何操作。它聽起來(lái)似乎有些陌生難懂，但實(shí)際上是非常簡(jiǎn)單易用的。那么下面就由學(xué)習(xí)啦小編為您分享下使用Word2007郵件合并功能發(fā)送郵件的技巧，希望能幫助您。
使用郵件合并功能發(fā)送郵件的步驟如下：
步驟一：設(shè)置電子郵件主文檔
步驟二：?jiǎn)?dòng) Word。
步驟三：在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“開始郵件合并”。
步驟四：?jiǎn)螕?ldquo;電子郵件”。
步驟五：將電子郵件文檔連接到地址列表
步驟六：要將信息合并到電子郵件主文檔中，必須將文檔連接到地址列表，它也稱為數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件。如果還沒(méi)有數(shù)據(jù)文件，則可在郵件合并過(guò)程中創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)文件。
步驟七：選擇數(shù)據(jù)文件
步驟八：在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中，單擊“選擇收件人”，在下拉菜單中選擇“從outlook聯(lián)系人中選擇....."
步驟九：會(huì)彈出outlook的聯(lián)系人文件夾信息, 如下圖顯示我的聯(lián)系人總數(shù)為1300個(gè)。
步驟十：點(diǎn)擊”確定“后，會(huì)彈出所有的聯(lián)系人列表：
步驟十一：調(diào)整收件人列表或項(xiàng)列表
步驟十二：要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集，必須學(xué)會(huì)活用”篩選“功能：
步驟十三：篩選記錄 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄，這種方法十分有用。篩選列表后，可以使用復(fù)選框包含和排除記錄。
要篩選記錄，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：
1)在“調(diào)整收件人列表”下，單擊“篩選”。
2)在“篩選和排序”對(duì)話框的“篩選記錄”選項(xiàng)卡上，選擇要用于篩選的條件。
例如，如果要只為將公司名稱中包含廈門的地址生成電子郵件，則可在“域”列表中單擊“公司”，在“比較”列表中單擊“包含”，然后在“比較對(duì)象”列表中單擊“廈門”即可。
3)要進(jìn)一步調(diào)整篩選，可單擊“與”或“或”，并選擇更多條件。
例如，要只為擔(dān)任經(jīng)理職務(wù)的朋友發(fā)送電子郵件，則可篩選“公司”域包含“廈門”并且“職務(wù)”域包含“經(jīng)理”的記錄。如下圖所示：
步驟十四：將稱為郵件合并域的占位符添加到電子郵件文檔中
步驟十五：將電子郵件主文檔連接到地址列表后，即可開始鍵入郵件的文本并添加占位符，這些占位符指明在每封郵件內(nèi)顯示唯一信息的位置。
步驟十六：占位符(如地址和問(wèn)候語(yǔ))稱為“郵件合并”域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題對(duì)應(yīng)。
步驟十七：通過(guò)在電子郵件主文檔中放置域，即表示您想讓特定類別的信息(如姓名或地址)在該位置顯示。
步驟十八：您可將數(shù)據(jù)文件中的任何列標(biāo)題作為域添加到電子郵件主文檔中。這為您設(shè)計(jì)電子郵件提供了靈活性。例如：
步驟十九：假定您要給每位朋友寄送抬頭為其獨(dú)特的尊稱，則可以在郵件的稱呼欄插入“昵稱”域;(當(dāng)然前提是在建立人脈資料庫(kù)時(shí)這個(gè)字段針對(duì)每個(gè)人都填入個(gè)性化的昵稱)
步驟二十：預(yù)覽并完成合并
步驟二十一：在電子郵件主文檔中添加域后，即可開始預(yù)覽合并結(jié)果。如果對(duì)預(yù)覽滿意，則可完成合并。
步驟二十二：要進(jìn)行預(yù)覽，請(qǐng)?jiān)?ldquo;郵件”選項(xiàng)卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作：
步驟二十三：?jiǎn)螕?ldquo;預(yù)覽結(jié)果”。
步驟二十四：使用“預(yù)覽結(jié)果”組中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕逐頁(yè)查看每封電子郵件。
步驟二十五：通過(guò)單擊“查找收件人”來(lái)預(yù)覽某個(gè)特定文檔。
步驟二十六：完成合并發(fā)送電子郵件
1)在“郵件”選項(xiàng)卡上，單擊“完成并合并”，然后單擊“發(fā)送電子郵件”。
2)在“收件人”框中，選擇用于存儲(chǔ)收件人電子郵件地址的域的名稱。
3)在“主題行”框中，鍵入郵件的主題行,比如,我寫的是"道別!from:旅程無(wú)限"
4)在“郵件格式”框中，單擊“HTML”或“純文本”，將文檔作為電子郵件正文發(fā)送，或單擊“附件”，將文檔作為附件發(fā)送。
步驟二十七：至此,用word2007的郵件合并功能發(fā)送個(gè)性化郵件即大功告成。
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