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編者按:生活中做任何事情,講究專注,才能提高效率。今天我們就來聊聊這“專注”這個老套的話題。
關(guān)于專注,是一個很老套的話題,以致于讓我不知道如何開篇。關(guān)于專注的書,關(guān)于專注的事,實在太多。
最近的里約奧運會,其實許多老去的運動員,許多時代的結(jié)束,都是「專注」這兩個最淋漓盡致最生動寫實的體現(xiàn)和代表。林李之后再無林李。33歲的超級丹已經(jīng)連續(xù)12年4次征戰(zhàn)奧運會,當(dāng)母親為林丹的比賽失誤而發(fā)出陣陣惋惜時,我更多的是看到這名運動員所關(guān)注的已不再是冠亞季軍的頭銜和榮譽,而是即使拖著極為疲憊的身軀,也能堅持到最后并發(fā)揮出極高的水平,打出讓觀眾和解說員為之激動的好球。
前面所提及的運動員賽場上和賽場下的十年如一日的堅持,是「專注」的其中一種詮釋。而今天想說的專注,是我們?nèi)粘9ぷ髦卸嗳蝿?wù)處理過程如何做到「專注」,目的是為了提升效率,增強記憶,強化事務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性。為什么要說這個呢?最近看完《番茄工作法》,因此決定在此做一些分享。
想必每一個人都經(jīng)歷過「快樂時光總是過得特別快」或者「抬頭一看時鐘,一個上午又過去了」,這是因為在這段時間里,我們的注意力都被集中在一件或很多件事情上,并持續(xù)不斷。同樣也會有人發(fā)出這樣的感嘆「感覺什么都沒做就過了大半天了」。這就是一個問題。當(dāng)我們覺得時間過得特別快,感覺自己特別專注于做某件或某些事情的時候,就會認(rèn)為自己很專注,很高效,其實這是一個誤區(qū)。這并不是真正意義的專注,這不過是被大量的任務(wù)積壓,造成忙碌而高效的假象。
實際生活和工作中不像體育運動員一樣只需專注于一件事情上?,F(xiàn)代人幾乎每分每秒都在進(jìn)行多任務(wù)并行處理的狀態(tài),這種現(xiàn)象是一個危險的信號,所反映出來的是實際任務(wù)完成的效率低下和工作時間不知為何地被動延長。我們都知道并且理解「心動不如行動」的重要性,也就是說不要拖不要等,馬上執(zhí)行。但是因為過于片面地理解所謂的執(zhí)行力,造成了有事就要馬上處理的誤區(qū)。
實際工作中,可能每個一段時間,不定長度的時間間隔,就會有新的事情要處理,對于每個人來說,事情基本都是重要而緊急的,這時的你到底是繼續(xù)完成現(xiàn)有的工作呢,還是馬上去承接新的工作?很多人選擇后者,然后就會出現(xiàn)忙了半天不知道完成了什么,甚至做了很多事情卻每件事都沒做好的尷尬情況。最后,形成了惡性循環(huán),并引發(fā)焦慮甚至抵觸情緒。那應(yīng)該怎么辦?
關(guān)于重要緊急的「四象限法則」很多人都知道,但是這個法則并不能讓一個有著一大堆這四類型事情以及各種突發(fā)事情的人,去有效安排工作順序并高效完成任務(wù)。因為過多的事情導(dǎo)致精力被分散,總是被打斷便難以做到專注于某件事情。而那些幾下子就能完成的事情,通常沒有什么含金量。接下來,我將跟你分享一下「番茄工作法」,這些方法也許能幫到你。
番茄工作法
關(guān)于「番茄工作法」,之所以叫提到番茄,其實是指「番茄鐘」。鮮艷的紅色外觀最能吸引人的注意力,也能起到一個提醒的作用,而鐘的功能便是計時?!阜压ぷ鞣ā沟谋举|(zhì)其實是時間管理,再附帶著精力管理。然而在開始執(zhí)行這個方法前,我們先普及一些生物學(xué)知識,那就是條件反射。
關(guān)于條件反射,是指在一定條件下,外界刺激與有機體反應(yīng)之間建立起來的暫時神經(jīng)聯(lián)系,這是可以通過后天練習(xí)形成的。我們在開始進(jìn)入專注前,就要有一個特定的動作來告訴大腦:“現(xiàn)在,我要進(jìn)入工作狀態(tài)了”。這個動作就像籃球運動員在罰球前用手擦鞋之類的動作。我們可以把「扭動番茄鐘」這個做法,視為觸發(fā)我們進(jìn)入工作狀態(tài)的條件反射的條件。你也可以選擇其他動作,但無論是任何動作,都必須要求你把它設(shè)定為觸發(fā)條件并堅持,才能有效形成條件反射。
簡單工具接下來,你需要準(zhǔn)備一支筆和幾張白紙。其中一張紙是「活動清單」,另一張是「今日待辦」,最后一張紙是「記錄」。「活動清單」上把所有能想到的事情不分順序不分重要性地寫下來,時間可以是3天之內(nèi)的,也可以是5天之內(nèi)的,甚至更長,后續(xù)也可以繼續(xù)補充。當(dāng)列完這個表后,你可以著手考慮當(dāng)日你認(rèn)為你所能并且需要完成的事情,然后按照四象限法則把事情按順序填入「今日代辦」中去。
設(shè)定與分配在我們開始使用這份「今日待辦」的列表前,我們需要為列表上的每一件事做一個時間分配,也就是我們開始自定義「番茄鐘」的長短。一個「番茄鐘」的長短因人而異,有人認(rèn)為20分鐘合適,有人認(rèn)為30分鐘合理。而每一件事所需要的番茄鐘,就需要我們自己來衡量。在這里要說明的一點是,當(dāng)設(shè)定好番茄鐘的時間長度后,就不適宜在短時間內(nèi)(一周內(nèi))進(jìn)行改動,不然不同的「番茄鐘」并不具備可比性,且無助于后期的改進(jìn)。
現(xiàn)在,請為每件事做好「番茄鐘」個數(shù)的分配。任何的標(biāo)記形式都可以。對于需要長期進(jìn)行的事情,也可以以天為單位計算并分配「番茄鐘」的個數(shù),然后做好記錄。
運轉(zhuǎn)與休息現(xiàn)在,你可以扭動番茄鐘,進(jìn)入工作狀態(tài),開始「今日待辦」工作清單最頂部的工作了。在這個番茄鐘的期間,需要100%只專注于完成這一件事而不允許進(jìn)行其他任何事情,包括看看郵件,看看手機甚至喝水等等任何可能影響你專注做事的事情。在這一個番茄鐘的時間里,你做且只能做一件事情。當(dāng)番茄鐘響起的一刻,你就要停下來,是必須停下來。
為什么番茄鐘響起必須要停下來?首先這是一個規(guī)矩,其次這個規(guī)矩是為了保證你高效運轉(zhuǎn)的大腦得到有效的休息,為下一個番茄鐘做好彈藥儲備。而更重要的是,在這個番茄鐘內(nèi)所吸收的知識或數(shù)據(jù),都會在得到有效休息之后,明顯地增強記憶和尋找出數(shù)據(jù)等事物之間的關(guān)聯(lián)。相關(guān)的根據(jù)可參考《人類的關(guān)聯(lián)記憶需要時間和睡眠》
中斷與應(yīng)對而在這個過程中,我們會遇到這兩種情況:
(1)被打斷但沒什么重要緊急的事情。
(2)被打斷因為有突發(fā)事件需要馬上處理。
前面提到番茄鐘鮮艷顏色的外表能夠起到一個提醒的作用,那么如果你的同事或上級看到你的番茄鐘正在運行時,就知道這個時候不應(yīng)該打斷你。而當(dāng)確實需要打斷,就是面臨情況(1)的時候,盡可能迅速回應(yīng)這件事能否推后完成,如果可以,在「今日待辦」下面的空白位置上的「計劃外緊急」把這件事列上,并答復(fù)同事該事件的處理時間。完成以上步驟即可繼續(xù)進(jìn)入番茄鐘。當(dāng)該事件需要馬上跟進(jìn),也就是進(jìn)入情況(2)時,就需要打斷目前的狀態(tài),而這個番茄鐘就宣告報廢,屬于無效番茄鐘。
無論是情況(1)還是情況(2),都需要你用你認(rèn)為合適的符號做好標(biāo)記。情況(1)的標(biāo)記表示你被中斷了多少次,情況(2)的標(biāo)記表示你被迫作廢了多少個番茄鐘。通過記錄下上述數(shù)據(jù),分析中斷的時間段一般是屬于上午還是下午或者某個時間段,為此你需要合理安排你的番茄鐘和休息時間。避免這兩種情況發(fā)生的最好辦法,就是把這種中斷的機會降低。做法就是讓你的同事的你進(jìn)入番茄鐘狀態(tài)時盡可能不打斷你,其判斷依據(jù)就是番茄鐘本身,而非緊急重要的事情,可以通過留紙條、微信或者郵件的方式知會。以上舉措的目的只有一個,就是讓你保持專注。
零碎與合并每當(dāng)我們開始工作之前,總有這樣或者那樣的事情,例如泡茶例如準(zhǔn)備文件等等。像前面所提到的「計劃外緊急」的事情也有不少。那這些零碎的事情應(yīng)該怎么處理,如何處理?把這些事情合并在一個到兩個番茄鐘內(nèi)完成即可。零碎的工作技術(shù)含量低,不需要花費什么精力卻要花費一定的必然的時間,因此把這些零碎的事情整合起來,合并處理,就不會讓我們在專注于重要的事情上時還惦記著哪些小事沒有完成。
調(diào)整與改善當(dāng)一天的工作完成后,你需要把上述數(shù)據(jù)記錄在那張「記錄」的紙上。為什么前面說到「番茄鐘」的長短不應(yīng)隨便調(diào)整,就是為了數(shù)據(jù)有可比性,并基于有效的記錄進(jìn)行正確的調(diào)整來改善結(jié)果。而這個番茄鐘的長度,我建議你至少堅持一個星期。這里所指的調(diào)整分三個方面。
(1)拆解。在我們記錄了一定數(shù)據(jù)后就會發(fā)現(xiàn)一個問題,一件事情需要花費很多個番茄鐘但依然未能完成,這是一個不正常的現(xiàn)象。對于這種不正常的現(xiàn)象,你就需要對這件事,或者說這個目標(biāo)進(jìn)行拆解。把一件事情拆解成多件小事情,把一個目標(biāo)拆解成多個小目標(biāo),然后再對應(yīng)分配番茄鐘。
(2)回顧。會出現(xiàn)一種情況,就是當(dāng)我們在完成一件事的時候,番茄鐘還沒有結(jié)束。這個時候你應(yīng)該做的不是提前結(jié)束這個番茄鐘,或者去處理別的事情,又或者是進(jìn)行休息,這都會打破你此前努力堅持并形成的習(xí)慣。因此,在番茄鐘還結(jié)束之前,你可以對這個番茄鐘內(nèi)所完成的事情進(jìn)行一個回顧,強化你的記憶,或者重新梳理你的思路,等等。這些做法都能對你后續(xù)的工作以及記憶有很大的幫助。嘀嗒嘀嗒...番茄鐘響起,你就可以結(jié)束回顧了。同樣的,這種提前完成的情況,也需要你在事件旁邊做好記號。
(3)番茄鐘長短。在我們剛開始使用番茄鐘時,會發(fā)現(xiàn)番茄鐘的時長會設(shè)計得不合理,時而太長,時而太多。這一點,除了需要像(1)所說的合理拆解以外,你一開始所設(shè)定的時間不能過短,也不能過長,我建議是25分鐘。太長太短都不利于番茄工作法的實施并影響實施的效果,因此做好記錄后,你的有效番茄鐘有多少個,你完成一件事會被打斷多少次,你作廢的番茄鐘有多少個,你提前完成一件事的番茄鐘有多少個,根據(jù)以上數(shù)據(jù),你就要在下一個周期,也就是下一周或下兩周的工作中,增加或者縮短番茄鐘的長度,并重新分配番茄鐘的個數(shù)。
(4)工作量加減。當(dāng)你分析(3)所說的數(shù)據(jù)時,你還應(yīng)該關(guān)注一個數(shù)據(jù),那就是每天實際完成的事情的情況?!附袢沾k」中完成的事情,你會用筆把他劃掉,通過每劃掉一件事,你的成就感就會多一份,轉(zhuǎn)而成為你繼續(xù)完成下一件事的最佳動力。但是,當(dāng)安排的事情過多而不合理導(dǎo)致無法完成時,成就感就會變成挫敗感。當(dāng)安排的事情過少時,你就需要浪費時間在「活動清單」上重新提取任務(wù),但是這樣會打破你的節(jié)奏而無所適從。就像一個忙碌的人突然退休,茫然而不知所措。因此,當(dāng)你對比這些數(shù)據(jù)時,在制定「今日待辦」列表時,需要重新評估工作的分量和自身的能力,并設(shè)計合理的工作量和番茄鐘。
在完成上述的階段性調(diào)整后,你的工作量和番茄鐘會慢慢變得合理,然后你比以前更加高效,更加專注。
其他前面一直在說番茄鐘,并不是指非要買個番茄外表的計時器。所以具備倒計時功能的工具例如手機都能成為你的番茄鐘。像廚房用的扭蛋計時器也可以作為番茄鐘。這個形式上無需拘泥,要的只是功能。
以上是我在閱讀《番茄工作法》之后根據(jù)自己理解、經(jīng)驗和記憶,把番茄工作法的大體架構(gòu)寫了下來??隙ㄓ胁蛔阒?,但是大方向應(yīng)該是沒有問題的。在實際的工作中,在我沒有了解番茄工作法之前,我一直被諸多雜事困擾。雖然后我本身也追求極致的效率,但是那是依賴強大的硬件設(shè)備和我不知道疲倦的左右手瘋狂的操作,并未能從方法上找到突破口。盡管我也未能像《番茄工作法》里面的指導(dǎo)一樣完全落實,但是我已朝著它所指出的方向前進(jìn),并收到了一定的成效。
「專注」這個詞實在太老套了,它還是個動詞?,F(xiàn)在,我更愿意用「浸入」。我不認(rèn)為它是動詞,我認(rèn)為它是一種狀態(tài)。
文章很長,謝謝看完,希望能夠有所收獲。
作者:Drifter
公眾號:迷失的一代
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