管理大師德魯克看時(shí)間管理
許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間,然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題。他們怕因小失大,造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤,也能很快彌補(bǔ)。事實(shí)上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,工作就進(jìn)行得快多了。
有效的管理者知道,時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量,都會(huì)受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里,最稀有的資源,就是時(shí)間。但人們卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。
要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形。事實(shí)上,許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄,每月定期拿出來(lái)檢討。至少,有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本,他們便能自行檢討了。
半年之后,他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂,浪費(fèi)在種種無(wú)謂的小事上。經(jīng)過(guò)練習(xí),他們?cè)跁r(shí)間的利用上必有進(jìn)步。但是管理時(shí)間必須持之以恒,才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去。
第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái),盡可能將這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步,可以試問(wèn)自己下列三個(gè)問(wèn)題。
1.首先要找出什么事根本不必做,這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間,無(wú)助于成果。
將時(shí)間記錄拿出來(lái),逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問(wèn):“這件事如果不做,會(huì)有什么后果?”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”,那么這件事便該立刻取消。
然而許多大忙人,天天在做一些他們覺(jué)得難以割舍的事,比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類,不知占去了他們多少時(shí)間。其實(shí),對(duì)付這類事情,只要審度一下對(duì)于組織有無(wú)貢獻(xiàn),對(duì)于他本人有無(wú)貢獻(xiàn),或是對(duì)于對(duì)方的組織有無(wú)貢獻(xiàn)。如果都沒(méi)有,只要謝絕就得了。
2.第二個(gè)該問(wèn)的問(wèn)題是:時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果?
我從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)一位管理者,在檢討過(guò)自己的時(shí)間記錄后,還不改變自己的習(xí)慣,將不必親自處理的事交給別人。
只要翻閱一下時(shí)間記錄,他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時(shí)間全用在不必要的事上了,而對(duì)于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過(guò)的事,他卻沒(méi)有時(shí)間來(lái)處理。其實(shí)他如果真想有所作為,只要將可由別人做的事交給別人就得了。
公務(wù)旅行就是個(gè)例子。帕金森教授在《帕金森定律》一書(shū)中指出:要迫使不勝任的上級(jí)主管退休,最好的辦法就是讓他不斷出差旅行。
3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪費(fèi)別人的時(shí)間。
這種現(xiàn)象并不明顯,但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來(lái):去問(wèn)問(wèn)你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠(chéng)懇地問(wèn)他的下屬:“請(qǐng)你想想看,我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情?”問(wèn)這樣的問(wèn)題,而且問(wèn)得對(duì)方敢說(shuō)真心話,才是有效管理者的特色。即使管理者處理的都是頗有成效的工作,其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi)。
許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間,然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題。他們怕因小失大,造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤,也能很快彌補(bǔ)。事實(shí)上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,工作就進(jìn)行得快多了。
有效的管理者知道,時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量,都會(huì)受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里,最稀有的資源,就是時(shí)間。要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形。事實(shí)上,許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄,每月定期拿出來(lái)檢討。至少,有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段。有了時(shí)間耗用的記錄樣本,他們便能自行檢討了。