哈佛時間管理的理論根據(jù)
哈佛時間管理的理論根據(jù)
人們?yōu)榱烁行У乩脮r間,就要進行時間管理。對于個人的時間管理已經(jīng)有了較為完備的管理法則,只要我們按照這個法則進行時間管理,就會非常有效。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的哈佛時間管理的理論根據(jù)，供大家分享。
哈佛時間管理的理論根據(jù)
什么是時間?
令人吃驚的是，有許多作者未針對這個問題加以思考，就坦然地述說時間。這種雖對時間本質(zhì)模糊不清，卻能寫出很多書的現(xiàn)實確實令人敬佩?；蛟S是這些人過于聰明，但管理者仍對時間存有種種疑問。
以樹木為例，枝葉生長的根本是根。不了解時間的本質(zhì)而探討時間，就好像無根的枝葉末梢，這種議論容易陷入錯誤的方向。目前，有很多此類的書泛濫于市面上。
為了有效地說明時間管理術(shù)，必須針對“什么是時間”，充分加以討論，缺乏思想與理論根據(jù)的時間術(shù)，可說是毫無意義的廢物罷了。
時間包含在人與事務(wù)中。以數(shù)學(xué)的論點看，即是一種函數(shù)關(guān)系。
時間的函數(shù)性〔f(a，β，……)=K〕
例如：表示圓的數(shù)學(xué)關(guān)系式〔f(x,y)=(x-a)2+(y-b)2-r2〕，雙曲線〔xy=s〕。
類似此類函數(shù)〔y=f(x)〕，x與y之間，有著密不可分的關(guān)系存在。
同樣地，時間和人、事物的密切關(guān)系，表現(xiàn)在時間的存在形式和數(shù)學(xué)函數(shù)中。例如，活用時間，即為左右生活充實度的密度函數(shù)。此密度函數(shù)為時間數(shù)學(xué)函數(shù)內(nèi)的那一種。
數(shù)學(xué)函數(shù)的特性，其關(guān)系式為曲線(函數(shù)必為曲線)。相對地，依嘗試而言，鐘表上表示的時間，一般的印象是直線形象。
但是，在活用時間的范圍內(nèi)，絕不可能是單純的直線關(guān)系。因為，活用時間具有伸縮性、生命性和密度性。這與活的事物(生物)相同，具有流動性、可能性和柔軟性的完備曲線。
鐘表時間，即表示時間以直線處理。依據(jù)這種方式，時間生存的側(cè)面、實際生存的側(cè)面和思考的對象，必然產(chǎn)生脫節(jié)的現(xiàn)象。持鐘表時間觀點的時間論，缺乏以人為中心的概念，并且干澀無味。
□ 時間的微分與積分
捕捉時間的方法有兩種：
一是注意時間微小的部分，即將極小時間的變化、差異、運動、現(xiàn)象加以認識，稱之為“時間微分”。“瞬間”是時間微分的象征，也就是無限小的時間內(nèi)，于零開始到一定時間內(nèi)所產(chǎn)生的事物。如：選手瞬間的爆發(fā)力，即在瞬間——眼睛幾乎看不到的微小時間內(nèi)發(fā)揮出來。兩個體育選手一決勝負的關(guān)鍵，常決定于瞬間的爆發(fā)力。瞬間，對于時間的性質(zhì)、特征和運動是最鮮明的表示方法。換句話說，時間的本質(zhì)，以時間的微分觀念最容易把握住。二是讓時間充分地延長和堆積，時間的變化、運動和構(gòu)造被稱為“時間積分”。
“積分”的概念，從長時間的尺度加以了解，如“一年”、“時代”、“世紀”，即是積分的時間。
時間經(jīng)過這個世界時，產(chǎn)生收斂現(xiàn)象、發(fā)散現(xiàn)象、循環(huán)現(xiàn)象和振動現(xiàn)象。收斂、發(fā)散、循環(huán)、振動，可思考為時間引起的作用。對這些運動特征加以認識，必須依靠時間積分方法。
時間的微分與積分，最重要的論點，為“河流”及“大海”。河水是從上游流向下游，保持一定的律動。水面上的波光粼粼，水流動的潺潺聲，能明確顯示時間的微分。
另一方面，海與河流不同，好舍己為人，以本身象征悠久的時間。從驚濤拍岸所產(chǎn)生白色的浪花，眺望海邊與水平線連接的那一端，感覺上時間是停止的，讓人有種回溯到一百年或三百年前的感觸，或者跨越時空到達未來的夢想。
時間的本質(zhì)，以“流程”而言，是屬于意識流程和生命流程、時代流程，每一流程都能以時間的運動加以捕捉。如果要正確地把握住流程的運動及本質(zhì)，就必須掌握時間的微分和積分規(guī)律。
時間的流程，由微分的時間和積分的時間構(gòu)成。例如：時代的流程，最終是用積分方法來下結(jié)論。但是，左右流程的時間及無限小時間，是由微分方法來決定。
管理者的人生，以生存的時間流程加以捕捉。以此方式，管理者對于自己人生的微分與積分，享有共有而實際的存在。簡單地說，充實自己現(xiàn)存的瞬間，最后形成充實的一年、十年乃至一生。
□ 時間價值的計算
下面把“時間價值”與鐘表時間價值、活的時間價值，做一比較探究。時間價值，是一小時或一日的單位時間所產(chǎn)生的價值。然而，在某時間內(nèi)所獲得的價值總量(生產(chǎn)量、利益額)等，以下列公式表示。
價值量(v)=時間價值(q)×時間(t)
較聰敏的人，對時間價值，以物理學(xué)方式表示：
工作效率=力×距離÷時間(某時間內(nèi)的工作量)
從以上方程式中，可以明顯看出時間價值。
這些推論與事實相符。工作及人的一切活動，可從時間觀點捕捉。發(fā)生的價值v，等于時間價值q乘以時間t，能加以肯定。
被實現(xiàn)的價值，其投入的時間，以鐘表時間或活的時間場合計算，會有很大的差別。其中的
原因，由上述可以明確的了解分析。
對時間t的觀察，由鐘表時間和活的時間的差別，t可隨之改變，產(chǎn)生距離。
以一日工作八小時為例。如果以鐘表時間計算，即為八小時。以生存時間計算，則要考慮時間的伸縮性、厚度及密度等因素。比較的結(jié)果，八個小時工作時間會產(chǎn)生膨脹收縮的效果。
這種思考的困難，在于不易以常識衡量。例如：習(xí)慣于鐘表時間的公司職員，公司一日八小時的工作數(shù)，要產(chǎn)生一日十六小時或五十小時的工作數(shù)，會有強烈的抵觸感覺。
第二種較易接受的思考方式是，價值量v的差別，是由時間價值所產(chǎn)生的。
以剛才提到的情形來說，假設(shè)時間t為定值(八小時)。相對地，單位時間價值q，則是保持各種價值的變數(shù)。生活于鐘表時間的人，其q值是僵硬的，屬于安定停滯型。而生活于活的時間的人，實際的深度、延長、厚度一體化，形成時間價值qt值有無限大的可能性。
為何qt值在可能范圍內(nèi)極大化。鐘表時間的生活或活的時間的生存生活方式，其選擇方法，是根據(jù)qt值，由價值v的大小加以左右、決定。
另外，還有一個必須重視的問題，即為“效率”問題。
效率會帶給時間t、時間價值q很大的影響。工作效率化，將八小時的工作時數(shù)，以五小時完成，則節(jié)約了三個小時。如此，效率提高五分之三，也就是百分之六十的工作效率。
以上的說明很容易了解，但也可能產(chǎn)生誤解。因為效率的類型有兩種，上述只是其中一種。
效率，常以“外部效率”或“鐘表效率”稱呼。一般廣泛通用的效率屬于這種。信息化、技術(shù)革新、合理化、系統(tǒng)化、標準化，是由人的外部對環(huán)境加以改善，使鐘表效率提高，同時，也使鐘表時間產(chǎn)生的時間價值增大。
此外，有一種效率稱之為“內(nèi)部效率”。是從時間論上，采取不同的角度所采取的觀點。反不如鐘表效率。
實存效率，并非由人的外部產(chǎn)生，而是由內(nèi)部發(fā)生。生存構(gòu)造、實存深度、充實度、判斷力、集中力，能對時間產(chǎn)生作用，使實存效率提高，同時活的時間的時間價值也隨之增大。
時間效率提高，時間價值增大，這是時間開發(fā)的重要課題。因此，鐘表時間效率化、時間有效活用和時間的管理是相當(dāng)重要，但如缺乏活的時間的觀點與方法論的展示，則開發(fā)時間無法獲得充分的成功。因此，開發(fā)時間如果在鐘表時間、活的時間兩方面徘徊不前，反不如在活的時間上下功夫為好，而后推展實行。
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4.時間管理四象限法
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p#副標題#e#如何有效的管理自己的時間
1掌握時間管理的基本原則
時間管理的對象不是時間，而是每時每刻發(fā)生在我們身邊的事件，探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標。時間管理的關(guān)鍵是把每一件事情都能夠控制得很好，合理有效地利用可以支配的時間。時間在使用過程中，確實存在著一些基本原則。如果我們掌握并遵循這些原則，就會使時間很好地為我們所用;如果不了解、不遵循這些原則就可能將時間浪費。
(1)方便性原則
時間管理的目的是為了節(jié)約時間，有效利用時間，不管采用什么方法，使用什么工具，都應(yīng)該堅持把方便性作為第一原則，只有做到了方便，才能快捷、熟練、高效。如果采用的工具、方法過于復(fù)雜，或自己不熟練，只能浪費時間，得不償失。盡管我們進入了網(wǎng)絡(luò)時代，但就時間管理的工具來講，傳統(tǒng)的筆和紙仍然是方便、快捷的;就時間管理的方法來講，制定一個簡單的日程表仍然是靈活、高效的。
(2)80/20法則
20世紀初期，意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會學(xué)家維弗利度·帕累托提出了“80/20法則”，即在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)(20%)，而不重要的因子則占多數(shù)(80%)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。將“80/20法則”用在時間管理上，就是20%的工作時間會帶來所有效益的80%。也就是說，處理最重要事務(wù)的20%的時間，將會帶來80%的成效;而如果將工作花費在瑣碎的多數(shù)問題上，就算花了80%的時間，也只能取得20%的成效。“出色”地完成無關(guān)緊要的工作是最浪費時間的。所以，科學(xué)時間管理，不僅需要停止浪費時間的行為，更要有清楚的任務(wù)規(guī)劃和管理意識。在控制時間總量的前提下，把高效的時間用到高效的工作中，進而把20%的時間持續(xù)擴大化。
(3)排出優(yōu)先順序原則
我們的工作可以按照兩個維度劃分：一個是工作的緊急程度，另一個是重要程度。對四種不同性質(zhì)的工作采用不同的策略。
緊急而且重要的工作：指處理危機性事件，完成有期限壓力的工作等。一般包括設(shè)備出故障，產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，與客戶洽談業(yè)務(wù)等。對這類事一般都不能馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。
重要但不緊急的工作：包括遠景規(guī)劃、創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)、鍛煉身體等。這類事務(wù)看起來一點都不急迫，可以從容地去做，但卻是要下苦功夫、花大量精力去做的事。
緊急但不重要的工作：包括接聽電話，處理不速之客來訪等。只有在優(yōu)先完成重要工作后，再來考慮這類事件。這類事務(wù)也需要趕快處理，但不宜花過多的時間。
不緊急也不重要的工作：包括可去可不去的應(yīng)酬、冗長而無主題的會議等。
四種不同性質(zhì)事件的表現(xiàn)形式及其影響和效果。
(4)計劃性原則
做事要先有計劃，事先對時間進行全面規(guī)劃，以提高時間的有效利用，通過計劃獲得清楚的想法，以便采取清晰的行動。計劃可以按時間，也可以按照項目。計劃中時間間隔的長短，取決于時間在該項目中價值的大小。如果時間很緊迫，就要有更短的時間間隔。一個準備參加高考的高三學(xué)生通常是按天做計劃的，一個正在考試的人是按分鐘做計劃的，一個百米比賽的人是按秒做計劃的。
有效管理時間的方法
克服時間碎片化
隨著智能手機、手提電腦等電子設(shè)備的普及，微信、微博、短信、郵件等成為人們隨時隨地進行溝通聯(lián)系的手段。工作時間里，我們收到越來越多的與工作無關(guān)的信息，手機不停地響使得我們難以全身心地投入重要的工作，甚至?xí)r不時地看微信和郵件，生怕錯過什么重要的信息。生活中，出門離不開手機，在家離不開屏幕，各種手持設(shè)備讓我們隨時隨地在回郵件，我們連睡覺都跟手機在一起。手機屏幕、電腦屏幕和電視屏幕，這三幕將我們的時間分割得越來越零碎，我們的注意力越來越難以集中。
2004年，美國加州大學(xué)歐文分校的信息學(xué)教授格洛里亞·馬克(Gloria Mark)帶著她的研究生在兩個美國的科技公司對那里的員工做了1000個小時的觀察。他們發(fā)現(xiàn)，辦公室里的員工平均每11分鐘就會被電話、電子郵件或同事打擾一次，而他們的注意力重新回到早先的任務(wù)上則需要25分鐘之久。
神經(jīng)科學(xué)家研究顯示，人們著迷于微信、微博，有種無法抑制的沖動去查看最新消息，這可能與大腦中的多巴胺有關(guān)。多巴胺是一種在大腦許多區(qū)域都會分泌的物質(zhì)，它促使人們?nèi)ふ覉髢敚屓藗?ldquo;想要”。有了互聯(lián)網(wǎng)，由多巴胺帶來的欲望能夠快速得到滿足。比如想要跟朋友說話，那就立即發(fā)一條微信給他，在半分鐘之內(nèi)就得到了回復(fù)，然后你就想要繼續(xù)回復(fù)。這形成一種“想要”和“滿足”的循環(huán)，每一次滿足都帶來更多的欲望。電子設(shè)備持續(xù)提供社交信息，而我們不知道新的信息在什么時候到達，也不知道新的信息是什么，這是造成設(shè)備令人成癮的最重要原因。
隨著社會競爭的不斷加劇，對于一個想要有所成就的知識型員工來說，如何高效工作、合理利用時間、把時間花在“刀刃”上，不僅是生活在信息社會所要面臨的技術(shù)性難題，也是必須具備的管理技能。而克服時間的碎片化是重中之重。以下是一些具體操作方法。
設(shè)置“安靜時間段”。結(jié)合自己的工作特點，每天設(shè)置一個或多個“安靜時間段”，這段時間里不拿手機，不上網(wǎng)，不看電視。集中精神從事重要的工作，看書，思考;或者專心致志地與家人、同事交流、溝通。我們不能高估自己的自控力，物理隔離永遠是最簡單、最有效方法。
集中時間處理信息。無論是手機中的微信、短信息，還是電腦中的郵件，很多是“不速之客”，用不著立刻、馬上去處理，可以空閑的時候再瀏覽、回復(fù)，不會有什么影響。不要成為信息俘虜，也別幻想自己可以做到一心二用。即使我們在短時間內(nèi)可以一邊看書一邊發(fā)微信，或是一邊接電話一邊處理手中的活兒，但差錯率非常高，常常需要返工。
批量處理事情。批量處理事情最適用于將那些需要時間不長的零碎工作放在一起做，分時間和空間兩種?，F(xiàn)在打電話給客戶，就把明天安排的客戶的電話都找出來，集中打電話溝通，這是時間上的批量處理。把同一區(qū)域或附近區(qū)域的客戶，盡量集中在同一時間段拜訪，可以為你節(jié)約不少時間，這是空間上的批量處理。
時間管理理論是個人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，合理有效地利用工作時間。簡而言之，時間管理的目標是掌握工作的重點，其本質(zhì)是管理個人，是自我的一種管理。方法是通過良好的計劃和授權(quán)來完成這些工作。
時間管理的方法有一個演變的過程。最早的時間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來記下工作的重點。 時間管理是企業(yè)的財富之源，“時間就是金錢”的觀念早已深人人心，而對于處在職場中的人來講，做好時間管理不僅意味著豐厚的經(jīng)濟利益，更能令自己的事業(yè)突飛猛進。保持焦點，一次只做一件事情，一個時期只有一個重點。聰明人要學(xué)會抓住重點，遠離瑣碎。
利用零碎的時間。利用零碎的時間是個好習(xí)慣，是世界上很多成功者的習(xí)慣。一天中，我們有很多個零碎時間，如等電梯、等公交，上下班的路上等。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每天利用路上的時間學(xué)習(xí)，一年至少可以多出600小時。在零碎的空閑時間，不妨想想自己將要拜訪的客戶，想想自己的開場白，對自己的下一步工作做一下安排。
創(chuàng)造高效時間區(qū)。我們可以創(chuàng)造高效時間區(qū)，即在有限的時間里完成更多的事情。比如，平常上班的時候，比大家都早到半個小時，或者晚走半個小時，在這一段沒有人打擾你的時間里靜心考慮一些事情。
建立高效率的環(huán)境。比如辦公桌上的物品，要根據(jù)自己的習(xí)慣擺放，如果你習(xí)慣用左手，那么你的電話應(yīng)該放在右邊，這樣你可以右手接電話，左手寫便條。每個人都要有物歸原位的習(xí)慣，這樣就不用花時間到處找東西，減少時間的浪費。
瘦身朋友圈。信息時代，物理距離不再是人們交流的障礙。因此，我們的朋友圈不斷增大，需要聯(lián)絡(luò)的朋友越來越多。有小學(xué)同學(xué)、中學(xué)同學(xué)、大學(xué)同學(xué)，有以前的同事、現(xiàn)在的同事、客戶、供應(yīng)商，有家人、鄰居、七大姑八大姨，有坐火車、乘飛機認識的，有吃飯、購物時邂逅的。生活和工作中沒有朋友不行，蓋洛普調(diào)查發(fā)現(xiàn)，保持持續(xù)高效的關(guān)鍵因素之一是在工作上至少有一個好朋友。建立一段健康的友誼，可以是補充精力的豐富源泉。但過多的朋友必然會分散我們的精力，人的精力是有限的，時間管理本質(zhì)上是精力管理。過多的朋友使得我們的身體、情感、思想和精神的能量被無情地濫用，如不能得到及時的恢復(fù)和補充，就會影響效率、激情和創(chuàng)造力，或者在很多地方只是蜻蜓點水，卻很少真正全身投入。
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