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如何高效的管理時(shí)間有哪些

時(shí)間: 淑航658 分享

  對(duì)于時(shí)間的管理,怎樣才能做到高效呢?掌握這些 好方法,相信你也會(huì)得到新的收獲。下面是學(xué)習(xí)啦小編網(wǎng)絡(luò)整理的高效管理時(shí)間的方法以供大家學(xué)習(xí)參考。

  高效管理時(shí)間的方法

  一、優(yōu)先計(jì)劃管理

  (1) 把每天要做的事列一份清單

  (2) 確定優(yōu)先順序,從最重要的事情做起

  (3) 每天都這么做

  大家可以看到這三條建議的關(guān)鍵點(diǎn)在于根據(jù)事情的重要程度決定優(yōu)先順序。為什么要根據(jù)事情重要程度來(lái)決定優(yōu)先順序?舉一個(gè)例子:有一個(gè)非常大的桶具,桶旁邊放了一些大石塊、小石塊、水和沙子,怎么做能最大限度的把這些東西都放進(jìn)桶里?

  正確的順序是先放大石塊再放小石塊,再放沙子,最后放水,如果按照相反的順序,先把水倒進(jìn)去,再放沙子,再放小石塊,最后放大石塊,這個(gè)桶就裝不下這么多的東西。其實(shí),人的精力就像這個(gè)桶的容量一樣是有限的。大石塊就相當(dāng)于那些非常重要的事情,那些小石塊、沙子和水其實(shí)就相當(dāng)于瑣碎的小事。如果先去處理那些瑣碎的小事,到最后大的事情反而會(huì)被忽略到一邊。所以要按照事情的重要程度來(lái)確定優(yōu)先順序,這樣能夠節(jié)省你的精力和時(shí)間,重點(diǎn)專注于你要做的事情。
  二、目標(biāo)管理

  很多人都說(shuō),定目標(biāo)就一定有收獲,那么制定目標(biāo)究竟有哪些好處呢?

  (1) 通過(guò)制定目標(biāo),可以節(jié)省不少時(shí)間。

  (2) 目標(biāo)就像一個(gè)篩子,可以篩選出要做的事情,過(guò)濾掉無(wú)關(guān)的事情。如果這件事情和目標(biāo)有關(guān)系就去做,和目標(biāo)沒關(guān)系就不必做,這樣生活會(huì)井然有序,并且有目的。

  (3) 目標(biāo)就像風(fēng)向標(biāo)一樣,它能夠使你沿著既定方向前進(jìn),并喚起你最大的潛能,推動(dòng)你實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。成功人士都是那些目標(biāo)遠(yuǎn)大并且能夠付諸實(shí)施的人。有調(diào)查顯示,100%的人都認(rèn)為定目標(biāo)是有好處的,但只有20%的人清楚自己具體的目標(biāo),能清楚地描述出他想要

  做的事情。這20%的人中只有3%的人把目標(biāo)寫下來(lái),變成書面的東西。這個(gè)調(diào)查結(jié)果表明,這3%的人無(wú)論是從收入還是成就上都要比那97%的人高。大家都知道定目標(biāo)好,但是在制定目標(biāo)的時(shí)候還是存在很多的誤區(qū)。

  那么,到底應(yīng)該如何制定目標(biāo)呢?

  制定目標(biāo)要遵循一定的原則,否則目標(biāo)就會(huì)很空。制定目標(biāo)的原則有以下幾條:

  (1)目標(biāo)必須自己定。只有你自己參與,原動(dòng)力才會(huì)很大。因?yàn)橹挥心阕约呵宄?,你想要做什么,要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)。

  (2)目標(biāo)必須切合實(shí)際。如果定得太低,沒有挑戰(zhàn)性,不能激發(fā)潛能,就沒有任何意義;如果定得太高,往往會(huì)中途流產(chǎn)。有句話說(shuō)得好,目標(biāo)只要踮點(diǎn)腳尖就能夠得著,就是合理的;如果不用踮腳尖就夠到,那就沒有挑戰(zhàn)性;跳起來(lái)都?jí)虿坏?,那就不是目?biāo)。

  (3)目標(biāo)一定是書面的。要向3%的人學(xué)習(xí),目標(biāo)書面化可以理清思路,時(shí)常提醒要實(shí)現(xiàn)的事情,就不容易遺忘。

  (4)目標(biāo)必須是可衡量的。只有可衡量的目標(biāo),才能知道這個(gè)目標(biāo)到底實(shí)現(xiàn)了沒有,如果不是可衡量的目標(biāo),就很難成為行動(dòng)的指南。

  (5)目標(biāo)必須是有時(shí)限的。如果定了一個(gè)毫無(wú)時(shí)間限制的目標(biāo),那就不稱其為目標(biāo)了。只有有時(shí)限的目標(biāo),才可以擬制相應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃。

  (6)目標(biāo)是平衡和諧的。你制定的目標(biāo)可能有很多個(gè),包括生活上的、工作上的,這些目標(biāo)相互間不能沖突,否則就會(huì)使你無(wú)所適從。

  高效時(shí)間的管理秘訣

  1.積極利用情緒良好的時(shí)段,以提高工作效率。

  想做某一件事情,但是懶于動(dòng)手,這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài),相信每一個(gè)人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗(yàn)。有一些人說(shuō),遇到這種“沒勁”的場(chǎng)合,只要自己勉強(qiáng)干上三十分鐘到一個(gè)小時(shí),注意力就會(huì)慢慢地產(chǎn)生,效率也會(huì)逐漸地提高。不過(guò)采取這種做法,在到達(dá)“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時(shí)之間,工作效率會(huì)很差。因?yàn)槊銖?qiáng)工作,你在精神方面免不了會(huì)感覺到痛苦?;诖?,絕對(duì)不能稱之為良策。以你來(lái)說(shuō),遇到“不起勁”時(shí),就會(huì)立刻把手邊的工作置于一旁,再?gòu)?ldquo;非做不可的工作”之中,找出自己最喜歡的工作,立刻著手去做。因?yàn)槭亲约合矚g的工作,自然就會(huì)產(chǎn)生工作熱情,效率自然也會(huì)提高??偠灾婚_始就制造“有勁”的狀態(tài),然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此,你就不會(huì)感到它像先前一般,叫人很難做下去。

  2.為了提高效率,不妨在接近限期時(shí),仍然做別的工作。

  很多人都認(rèn)為,只要耗費(fèi)時(shí)間工作總能夠完成任務(wù),實(shí)際上不見得完全如此。時(shí)間太充足的話,勢(shì)必將在無(wú)關(guān)緊要之處多耗費(fèi)時(shí)間,做起事來(lái)拖拖拉拉,缺乏一份緊張感。對(duì)自己來(lái)說(shuō),除非接近限期,否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會(huì)來(lái)不及”時(shí),才著手做本份工作。處于這種情況時(shí),由于限期將至,效率會(huì)有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。

  3.感到效率直線下降時(shí),應(yīng)該“積極的休息”。

  上午工作的狀態(tài)一般來(lái)說(shuō)都不會(huì)太差,但是到了下午,由于疲勞的累積,工作效率將逐漸下降。遇到這種情況,適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長(zhǎng)期作戰(zhàn)”,不如以適當(dāng)?shù)男菹追昼?,使精神恢?fù)清爽后繼續(xù)投入工作,如此才能提高工作效率。

  4.發(fā)生麻煩時(shí),先讓精神放松一下,然后再開始工作。

  管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松,不僅僅是對(duì)疲勞有效。比如做錯(cuò)了事,被上司批評(píng),顧客抱怨發(fā)牢騷時(shí),將有很長(zhǎng)時(shí)間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時(shí),即使勉強(qiáng)地工作,效率也不會(huì)提高。這時(shí)不妨讓自己放松一下,想到遇到問(wèn)題首先是必須解決問(wèn)題,再以一種積極的心態(tài)投入工作。也可以投入單純的工作,如此內(nèi)心就會(huì)逐漸地風(fēng)平浪靜,新的干勁也會(huì)跟著產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯(cuò)。

  5.利用六分鐘為一單位的行動(dòng)記錄表,就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時(shí)間”。

  常常聽到周圍的人老是把“沒有時(shí)間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭(zhēng)取更多的時(shí)間,甚至削減自己的睡眠時(shí)間。以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看,縮短睡眠時(shí)間將在效率方面帶來(lái)負(fù)面的作用。與其這樣做,不如重估一下自己使用時(shí)間的方法,提醒各位管理者,不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆?dòng)記錄,即記下幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來(lái)說(shuō),全體職員都使用“時(shí)間分析單”(以每六分鐘為一單位,記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位,是因它為一小時(shí)的十分之一,即等于零點(diǎn)一小時(shí),合計(jì)起來(lái)比較簡(jiǎn)單方便。實(shí)際地做這種記錄的話,就可以獲得許多的信息,對(duì)于提高工作效率、有效地利用時(shí)間以及休息的計(jì)算方面都非常有幫助。?

  6.對(duì)于感到厭惡的工作,可準(zhǔn)備“成功報(bào)酬”給自己或家人,以激發(fā)干勁。

  人類對(duì)自己喜歡的工作,可以長(zhǎng)久的集中精力。反之,如果是自己厭惡的工作,僅僅數(shù)分鐘就會(huì)感到痛苦異常。有時(shí)實(shí)在提不起勁,甚至想半途而廢。但是,工作豈能說(shuō)不做就不做?大多數(shù)的人在責(zé)任感和緊迫感的驅(qū)使下,勉強(qiáng)的做下去。然而,在強(qiáng)迫之下做事,效率是絕對(duì)不可能提高的,只能應(yīng)付的拖延下去而已。于是,管理者就挖空心思,想起這個(gè)問(wèn)題“如何使苦差事在比較快樂(lè)的氣氛下進(jìn)行呢……”,但是,工作的內(nèi)容往往很少能夠改變,至于所謂的"快樂(lè)",只好由自己來(lái)制造。想來(lái)又想去,管理學(xué)家認(rèn)為單純而最有效的方法,莫過(guò)于準(zhǔn)備一份“成功報(bào)酬”,告訴自己做完工作,就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”,只要是任何對(duì)你有吸引力的東西都行。例如,寫完了這份報(bào)告書,就可以跟女朋友去逛街上館子,或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時(shí)間內(nèi)就能完成的事,就告訴自己,做完這項(xiàng)工作,立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷,那就是在學(xué)生時(shí)代,父母對(duì)你說(shuō)“這一次考試的成績(jī)很好的話,就買那件你想要的東西送給你。”為了得到夢(mèng)寐以求的東西,對(duì)于自己厭惡的科目,你會(huì)狠下功夫。管理學(xué)家所說(shuō)的”成功報(bào)酬”原理跟這件事相同。

  7.只要把日常的工作“格式化”,就可以防止工作的錯(cuò)誤與疏忽。

  為了使工作有效率的進(jìn)行,最好把各種工作“格式化”,即把來(lái)自經(jīng)驗(yàn)的訣竅“格式化”。如此,不管在何時(shí)何地,任何人都可以采取最好的方法,在沒有錯(cuò)誤的情況下開始工作。對(duì)于這種工作的格式化,有些公司已經(jīng)開始實(shí)施,不過(guò)對(duì)成為格式化對(duì)象者,幾乎都是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面,管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上,由于工作的訣竅不明了,而引起錯(cuò)誤及疏忽者,不僅限于專業(yè)工作,就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時(shí),委托別人替你聽電話,并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容,還是不能使你弄清楚對(duì)方之意的話,你就得去請(qǐng)教抄錄者。諸如此類,如果在一天里發(fā)生幾次的話,時(shí)間的損失就很驚人了。遇到這種情形,就算責(zé)備抄錄者也不能解決問(wèn)題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式,那就不可能發(fā)生錯(cuò)誤。在管理者的辦公室里,從專業(yè)的審查書類的寫法,到電話的應(yīng)答,郵件的處理等日常業(yè)務(wù),都規(guī)定處理的格式,而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司,都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際,有一件事必須特別注意,那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整,仍然會(huì)發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”,再經(jīng)過(guò)實(shí)際運(yùn)用后,不斷地添加內(nèi)容。經(jīng)過(guò)如此的過(guò)程,才能夠完成”活的格式”。對(duì)于所謂的”格式”,不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來(lái)說(shuō),不妨提出該書類必須走的路程、所需時(shí)間、受理窗口的號(hào)碼、公休日和何時(shí)最不擁擠等。這些乍看之下,似乎不重要的信息是否被加入,其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息,而白跑了一趟,以致大幅度地浪費(fèi)時(shí)間與精力。這種格式,恰如指示到達(dá)目的地的一幅地圖。看到這幅地圖的人,為了能夠利用最短距離,走到目的地,必須加入適當(dāng)?shù)男畔ⅰ?/p>

  簡(jiǎn)單高效的時(shí)間管理方法

  一:靈活的安排好日程,掌控自己的生活。要想簡(jiǎn)單高效的管理時(shí)間,不需要時(shí)刻牢記者自己的時(shí)間管理卡,而是靈活安排,活在當(dāng)下,而不是讓日程安排綁架你去做什么。

  二:每天晚上或是早起來(lái)決定接下來(lái)一天要做什么事情,弄清楚輕重緩急的優(yōu)先次序。輕重緩急對(duì)于我們完成的時(shí)間或是結(jié)果而言都很重要,所以要先弄清楚這一點(diǎn),分好優(yōu)先次序,可以高效利用時(shí)間。

  三:批量處理自己的工作和日常事務(wù)。生活和工作中有很多事情是可以一起做,甚至批量去做的,批量做的事情有打電話、發(fā)郵件、文書工作等。

  四:會(huì)合理運(yùn)用時(shí)間管理的簡(jiǎn)單工具。對(duì)于時(shí)間管理,太多的管理工具沒有什么好處,只會(huì)讓自己陷入選擇的困境,不妨只選擇簡(jiǎn)單的時(shí)間管理工具,比如日歷。

  五:刪減自己的任務(wù),將主要精力投入到產(chǎn)出比很高的事情上。我們的時(shí)間和精力有限,不可能將所有的事情都做完、做好,這個(gè)時(shí)候就需要進(jìn)行刪減工作,越少越精,也就越高效。

  六:充分利用碎片時(shí)間,將輕松簡(jiǎn)單的事情放在碎片時(shí)間來(lái)處理。比如自己制定的讀書計(jì)劃,可以在等車、排隊(duì)、坐車、上廁所等零碎的時(shí)間內(nèi)完成。


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